Loading...
Monthly Reports 2016-04 (Apr) Page | 1         MONTHLY PROGRESS REPORT    Through  April 2016      Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     fs3|Hodges         Page | 2     TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report              Capital Projects       Gunn High School – Central Building Project      page 6    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 7    Palo Alto High School – Science Building Addition     page 8    Palo Alto High School – Indoor PE and Athletic Facilities    page 9     Palo Alto High School – Building 500 Renovation     page 10      Completed Capital Projects    Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building    page 11  Gunn High School – New Gymnasium       page 12  Gunn High School – Existing Gymnasium Modernization    page 13  Gunn High School – E and K (L31 and MS) Buildings Renovation     page 14  Gunn High School – Traffic Signal Replacement (Phase I‐ Improvements)    page 15  Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 16  Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements   page 17  Palo Alto High School – New Classroom Building and Media Arts     page 18  Jordan Middle School        page 19  J.L. Stanford Middle School       page 20  J.L. Stanford Middle School – Landscape and Site Improvements     page 21  Terman Middle School        page 22  Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization    page 23  Fairmeadow Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization   page 24  Ohlone Elementary School        page 25  Property Acquisition – 525 San Antonio Rd       page 26  Jordan Middle School – Interim Classrooms      page 27  Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 28  J.L. Stanford Middle School – Interim Classrooms     page 29  Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 30  Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System  page 31  Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 32  Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 33  Gunn High School – Aquatic Center       page 34  Middle School Pre‐Design        page 35  Technology          page 36    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 37  High School Master Plan        page 38  Hoover Elementary School        page 39     Page | 3     EXECUTIVE SUMMARY    CURRENT CAPITAL PROJECTS     Gunn High School – Central Building Project  DLM submitted construction documents to DSA on February 15th after authorization by the Board. Staff completed  constructability review in April and will forward comments to DLM. DLM has completed their cost estimate, and staff  is confirming that the project is still within budget. The MDF Relocation make‐ready project is in DSA backcheck.  Staff has received bids for the Custodian shed and trash/recycling center relocation work that will begin in early  June. Gelfand Partners are waiting for comments back from DSA for the portable renovation and relocation work for  interim housing.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  Alten Construction has completed the majority of work in the theater, and is finalizing work on the AV system,  orchestra pit and landscaping. Punch lists have been generated for interior and exterior work, and Alten is working  on completing these corrections. The notice of completion has been filed for May 5, and Alten should be complete  with their corrections by the end of May. Staff is ordering additional audio‐visual equipment, drapes and  production lighting for installation over the summer break, in time for occupancy in August 2016.    Palo Alto High School – Science Building Addition   The project schedule has been suspended to coincide with completion of construction of the new gymnasium, due  to space constraints and access to the site. Design work has resumed this past month, with DLM restarting the design  development process. Staff will engage the science department staff in May to validate the original design work, to  avoid any changes as DLM moves into construction documents.    Palo Alto High School – Indoor PE and Athletic Facilities   Vance Brown started steel erection on April 18, and completed about two thirds of the building. They have also  placed steel decking on the ground and roof levels, and continue welding steel connections. The basement walls  are now completely poured, waterproofed and backfilled around the building, and the last slab on grade pour will  occur in the northwest corner next week. The rest of the steel will be erected once the last slab on grade pour is  done in mid‐May.    Palo Alto High School – Building 500 Renovation (Library)  DLM submitted construction documents to DSA for review on December 19, and they are still waiting for comments  back. DLM has submitted an estimate for the project, which is slightly over budget. Staff is reviewing the costs and  design with DLM to look at cost savings of approximately 5%. This project is now scheduled to be bid for construction  to begin next summer.    COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  The new Math and English Building was occupied by staff and students on August 15, 2013.  World Language Building  classrooms were occupied in February, 2013.    Gunn High School – New Gymnasium  The new gymnasium was occupied on June 7, 2013 and PE classes were held in the new gym on August 15, 2013.   The tennis courts were completed August 27, 2013.    Gunn High School – Existing Gymnasium Modernization  The modernized Bow gym was occupied by the campus on November 4, 2013.  Page | 4     Gunn High School – E and K (L‐31 and MS) Buildings Renovation  Students occupied E and K buildings on August 13, 2014, and building E was occupied on September 15, 2014.    Gunn High School –Traffic Signal Replacement (Phase I ‐ Parking and Drop‐Off Improvements)  Columbia  Electric  installed  the  new  traffic  signal  pole  at  Arastradero  and  Miranda  Ave.  and  wiring  has  been  completed. Concrete sidewalk work was also done in late July. Final landscape improvements were completed in  August, and the first phase of this project is now complete.    Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  The concessions building, track re‐surfacing, new ornamental fence, signage and entry lighting were completed for  the 2013 football season.    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements  All Trusty Builders completed the installation of the new windows on August 9, 2013.    Palo Alto High School – New Math/Social Sciences Building and Media Arts Building  Move in and occupancy of both buildings occurred in July 2014.  Taisei has completed their work, and contract  closeout is complete, with DSA closeout in progress.    Jordan Middle School  Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    J.L. Stanford Middle School  Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    J.L. Stanford Middle School – Landscape and Sitework Improvements    Scapes completed the project on schedule in the fall 2013.    Terman Middle School  Students  occupied  the  new  instructional  spaces  and  modernized  buildings  in  fall  2013.    The  cafetorium  modernization was completed in October 2013.    Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  All buildings were substantially complete and occupied on August 11, 2014.     Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization   Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    525 San Antonio Road – Site Acquisition  This site has been leased to Athena Academy.     Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Students occupied the new building on January 3, 2012.      Jordan Middle School ‐ Interim Classrooms  The portables were installed and moved into for fall 2011.  DSA closeout received November 19, 2012.      Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air conditioning units and roofing in the summer 2011.  Page | 5     J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  Coulter Construction completed the work on the relocated portables in August 2011.      Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  Relocation of the portable was complete and occupied on August 8, 2011.    Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  Installation  of  SmartBoards  and  Lightspeed  sound  assist  systems  were  completed  for  all  elementary  school  classrooms and libraries in April 2011.      Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and the project was completed on March 9, 2011.    Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout received on July 18, 2011.    Gunn High School – Aquatic Center   This facility was available for use in July 2009, and has been closed out with DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  These projects for pre‐design work have been closed.    Technology  Equipment orders have arrived and were deployed to the various campuses for use during the 2014/15 school year.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education has put new development for Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.      High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the master plans for both high schools, and these projects have been closed.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  This project has been put on hold until a growth plan is established for the elementary schools.          Board Items in April  April 19  Consent Item 6: Approval of Strong Schools Bond Change Orders  Consent Item 12: Authorization to Seek Bid for Summer Maintenance Projects  Action Item 19: Resolution Authorizing the Issuance and Sale of the Next Series of Strong Schools Bonds     A B C C / A B - C C / B A - B Measure A Fund Gunn High School - High School Master Plan 172,390 166,328 147,706 86% 18,622 88.80% 6,062 Gunn High School 1 - Aquatic Center 4,862,530 4,862,530 4,862,530 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 2 - I.A Building 5,065,128 5,065,128 5,065,128 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 4 - New classroom Buildings 24,808,489 24,773,686 24,773,686 100% 0 100.00% 34,803 Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,939,998 2,136,290 1,837,712 47% 298,578 86.02% 1,803,708 Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 12,450,948 12,450,948 12,440,998 100% 9,950 99.92% 0 Gunn High School 7- A/C 2,092,366 2,092,366 2,092,366 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 8 - MS & L-31 Buildings 1,629,176 1,600,418 1,599,266 98% 1,152 99.93% 28,758 Gunn High School 9 - Central building 21,084,277 1,853,553 1,182,982 6% 670,571 63.82% 19,230,724 Gunn High School - Reserved 7,193,735 0 0 0% 0 0.00% 7,193,735 Palo Alto High Schools - High School Master Plan 172,999 167,759 161,616 93% 6,143 96.34% 5,240 Palo Alto High School 1 - Stadium Field 4,758,037 4,758,037 4,758,037 100% 0 100.00% 0 Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 2,609,680 2,609,680 2,609,680 100% 0 100.00% 0 Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 36,938,516 36,813,434 36,808,334 100% 5,100 99.99% 125,082 Palo Alto High School 4 - New Theater 29,370,049 28,061,577 25,488,071 87% 2,573,506 90.83% 1,308,472 Palo Alto High School 5 - Haymarket and Tower Admin. Building 1,260,933 1,260,933 1,260,933 100% 0 100.00% 0 Palo Alto High School 6- Science Addition 5,532,205 929,613 623,924 11% 305,689 67.12% 4,602,592 Paly 7- Paly Athletic Center (Two Funds) 17,671,555 16,735,265 14,104,057 80% 2,631,208 84.28% 936,290 Paly 8 Library 10,394,140 999,424 597,461 6% 401,963 59.78% 9,394,716 Palo Alto High School - Reserved 3,000,000 0 0 0% 0 0.00% 3,000,000 Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 17,826 17,826 17,826 100% 0 100.00% 0 Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 488,033 488,033 488,033 100% 0 100.00% 0 Jordan Middle School 2- Improvements 19,109,345 18,947,062 18,947,062 99% 0 100.00% 162,283 J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,408 18,408 18,408 100% 0 100.00% 0 J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 422,500 422,500 422,500 100% 0 100.00% 0 J.L.S Middle School 2- Improvements 15,670,128 15,535,784 15,535,784 99% 0 100.00% 134,344 Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,423 18,423 18,423 100% 0 100.00% 0 Terman Middle School 1- Improvements 13,051,488 13,003,128 13,003,128 100% 0 100.00% 48,360 PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 308,000 98,480 92,290 30% 6,190 93.71% 209,520 Addison Elementary School 1-Phase I 21,267 21,267 21,267 100% 0 100.00% 0 Duveneck Elementary School 1-Phase I 9,277,534 9,230,464 9,230,464 99% 0 100.00% 47,070 Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 280,113 280,113 1%0 100.00% 21,898,431 Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 7,656,720 7,590,192 7,584,172 99% 6,020 99.92% 66,528 Hoover Elementary School 1-Phase I 57,165 57,165 57,165 100% 0 100.00%0 Ohlone Elementary School 1- Phase I 10,556,389 10,528,254 10,528,254 100% 0 100.00% 28,135 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements 1,879,695 1,879,695 1,879,695 100% 0 100.00% 0 Elementary Schools - Reserved 38,242,967 0 0 0% 0 0.00% 38,242,967 PAUSD - Program Management 14,507,468 11,968,749 11,302,914 78% 665,835 94.44% 2,538,719 PAUSD - Technology 10,485,056 9,786,362 9,766,513 93% 19,849 99.80% 698,694 PAUSD - Technology -Reserved 3,422,312 0 0 0% 0 0.00% 3,422,312 PAUSD - Reserved 0 0 0 #DIV/0! 0 0.00% 0 525 San Antonio -Property Acquisition 8,500,000 8,500,000 8,500,000 100% 0 100.00% 0 Transfer out to Planned Maintenance Fund* 17,758,557 17,758,557 17,758,557 100% 0 100.00% 0 Bond Issuance Cost 2,530,220 2,530,220 2,530,220 100% 0 100.00% 0 Measure A Fund Total 391,190,973 276,023,427 268,403,051 7,620,376 115,167,546 * Planned Maintenance Fund Total 6,544,973 4,021,767 3,598,827 55% 422,940 2,523,206 *$17,758,557 transfer from Measure A fund to Planned Maintenance fund was done during FY 2013-14 .The budget for Planned maintenance fund will be increased about $2 M every year in 9 years. Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting System BudgetSchool Name - Project Name Percent of Budget Expended Palo Alto Unified School District Strong Schools Bond 4/30/2016 Percent of Expended Contract BalanceExpenditures Budget BalanceCommitted Page | 6   Gunn High School  Central Building Project  A. PROJECT STATUS    DLM submitted construction documents to DSA  on  February  15 th after authorization by the  Board. Staff completed constructability review  in  April  and  will  forward  comments  to  DLM.  DLM  has  completed  their  cost  estimate,  and  staff is confirming that the project is still within  budget.  The  MDF  Relocation  make‐ready  project is in DSA backcheck. Staff has received  bids for the Custodian shed and trash/recycling  center relocation work that will begin in early  June.  Gelfand  Partners  are  waiting  for  comments  back  from  DSA  for  the  portable  renovation and relocation work for interim  housing.    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:   DLM submitted construction documents to DSA on February 15th, 2016.    Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $21,087,277  Other Funding  $0  Total  $21,087,277    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $3,237,823  Construction & Equipment  $17,649,454  Soft Costs Contingency  $200,000  Total  $19,374,242    Percent of Budget Expended  5.61%      Current Phase: DSA Review    Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Conceptual Design (2)  February 25, 2014  BOE Approval  March 11, 2014    Schematic Design (2)  June 3, 2014  BOE Approval  June 17, 2014  BOE Approval of Program Change  December 9, 2014    Submit to DSA  February 15, 2016    Authorize to Bid (2)  August 23, 2016*  BOE Approval  September 13, 2016*     Approval by DSA  August 1, 2016*    Bid Opening  October 1, 2016*    Award of Contract (1)  October 11, 2016*    Notice to Proceed  November 1, 2016*    Substantial Completion  March 15, 2018*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS  Alten Construction has completed the majority of work in the theater, and is  finalizing work on the AV system, orchestra pit and landscaping. Punch lists  have been generated for interior and exterior work, and Alten is working on  completing these corrections. The notice of completion has been filed for  May 5, and Alten should be complete with their corrections by the end of  May. Staff is ordering additional audio‐visual equipment, drapes and  production lighting for installation over the summer break, in time for  occupancy in August 2016.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:   Construction was substantially complete in April, and Notice of Completion was filed on May 5, 2016.  Occupancy is scheduled to occur in August 2016 for the beginning of the fall semester.      Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $29,370,049  Other Funding  $0  Total  $29,370,049    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $4,377,871  Construction & Equipment  $24,845,000  Soft Costs Contingency  $147,178  Total  $29,370,049    Percent of Budget Expended  86.78%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $2,184,400   Remaining Contingency Balance  $1,246,915  Percent of Changes  4.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:  Close Out    Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Conceptual Design (2)  June 1, 2010  BOE Approval  June 22, 2010    Schematic Design (3)  June 14, 2011  BOE Approval  December 13, 2011  BOE Approval  January 17, 2012    Submit to DSA  March 28, 2013    Approval by DSA  January 16, 2014    Authorize to Bid (2)  January 14, 2014  BOE Approval  January 28, 2014    Bid Opening  May 13, 2014    Award of Contract (1)  June 3, 2014    Notice to Proceed  June 23, 2014    Substantial Completion  April 25, 2016*    Planned Occupancy August 1, 2016*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Palo Alto High School  Science Building Addition    A. PROJECT STATUS   The project schedule has been suspended to coincide with  completion of construction of the new gymnasium, due to  space constraints and access to the site. Design work has  resumed this past month, with DLM restarting the design  development  process.  Staff  will  engage  the  science  department staff in May to validate the original design  work, to avoid any changes as DLM moves into  construction documents.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Construction will not begin until after completion of the Gymnasium project.       Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $5,532,204  Other Funding  $0  Total  $5,532,204    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $60,309  Contracts & Services  $842,825  Construction & Equipment  $4,628,294  Soft Costs Contingency  $776  Total  $5,532,204    Percent of Budget Expended  11.3%      Current Phase:  Design Development    Schedule:  Architect Contract (2)  March 12, 2013  BOE Approval  March 19, 2013    Conceptual Design (2)  March 12, 2013  BOE Approval  March 19, 2013    Schematic Design (2) September 10, 2013  BOE Approval  October 8, 2013    Submit to DSA  TBD    Authorize to Bid (2)  TBD  BOE Approval      Approval by DSA  TBD    Bid Opening  TBD    Award of Contract (1)   TBD    Notice to Proceed  TBD    Substantial Completion  TBD    Planned Occupancy  TBD    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Palo Alto High School  Indoor PE and Athletic Facilities     A. PROJECT STATUS   Vance Brown started steel erection on April 18, and  completed about two thirds of the building. They have  also placed steel decking on the ground and roof levels,  and continue welding steel connections. The basement  walls are now completely poured, waterproofed and  backfilled around the building, and the last slab on grade  pour will occur in the northwest corner next week. The  rest of the steel will be erected once the last slab on  grade pour is done in mid‐May.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Basement wall construction nearly complete, with steel erection commencing in April.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $17,671,555  Other Funding (Deseret Trust Co.)  $23,443,720  Total  $41,671,555    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $2,991,039  Construction & Equipment  $38,500,516  Soft Costs Contingency  $180,000  Total  $41,671,555    Percent of Budget Expended *  79.81%  (Above % of budget expended is against bond funds of  $17,671,555)    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $1,822,167   Remaining Contingency Balance  $1,642,802   Percent of Changes  0.49%  (Change Orders + Construction Change Directives.  Original Contract)    Current Phase: Construction    Schedule:  Architect Contract (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  March 12, 2013  BOE Approval  March 19, 2013    Schematic Design (2)  September 10, 2013  BOE Approval  October 8, 2013    Submit to DSA  December 4, 2013  Re‐Submit to DSA  January 27, 2014    Approval by DSA  September 22, 2014    Lease Leaseback Agreement (1)  May 26, 2015  Award of LLB Contract (1)  June 23, 2015    Notice to Proceed  August 1, 2015    Substantial Completion  March 15, 2017*    Planned Occupancy  April 1, 2017*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Palo Alto High School   Building 500 Renovation (Library)    A. PROJECT STATUS   DLM submitted construction documents to DSA  for review on December 19, and they are still  waiting for comments back. DLM has submitted  an estimate for the project, which is slightly over  budget. Staff is reviewing the costs and design  with DLM to look at cost savings of approximately  5%. This project is now scheduled to be bid for  construction to begin next summer.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.8    D. PROJECT OVERVIEW:   DLM submitted construction documents to DSA in December 2015, but project bidding will be suspended  1 year to coincide with completion of Gym.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $9,350,000  Other Funding  $0  Total  $9,350,000    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $1,886,000  Construction & Equipment  $7,344,000  Soft Costs Contingency  $120,000  Total  $9,350,000    Percent of Budget Expended  5.75%      Current Phase: DSA Review    Schedule:  Architect Contract (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  September 23, 2014  BOE Approval  October 14, 2014    Schematic Design (2)  March 24, 2015  BOE Approval  April 21, 2015    Submit to DSA  December 15, 2015    Authorize to Bid (1)  April 19, 2017*    Approval by DSA  May 1, 2017*    Award of Contract (1)  June 15, 2017*    Notice to Proceed  May 26, 2017*    Substantial Completion  July 1, 2018*    Planned Occupancy August 15, 2018*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Gunn High School   New Classroom Buildings A & B   A. PROJECT STATUS  The  new  Math  and  English  Building  was  occupied  by  staff  and  students on August 15, 2013.  World Language Building classrooms  have been in use since February, 2013.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:   The World Languages building move‐in occurred on February 8, 2013, and was occupied with staff and  students on February 11, 2013.  The Math & English building move‐in occurred on July 15, 2013, and was  occupied with staff and students on August 15, 2013.  The project was completed within budget.      Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $24,808,488  Other Funding  $0  Total  $24,808,488    Budget  Salaries and Benefits  $24,948  Supplies  $308,194  Contracts & Services  $3,789,909  Construction & Equipment  $20,685,160  Soft Costs Contingency  $277  Total  $24,808,488    Percent of Budget Expended  99.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $ 1,763,200   Remaining Contingency Balance  $ 99,232   Percent of Changes  9.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $226,713    Current Phase:  Occupancy – August 15, 2013    Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Conceptual Design (2)  September 8, 2009  BOE Approval  September 22, 2009    Schematic Design (2)  January 12, 2010  BOE Approval  January 26, 2010    Submit to DSA  August 4, 2010     Authorize to Bid (2)  March 8, 2011  BOE Approval  March 22, 2011    Approval by DSA  May 27, 2011    Bid Opening  July 13, 2011    Award of Contract (1)  July 22, 2011    Notice to Proceed  August 24, 2011    Substantial Completion  July 15, 2013    Planned Occupancy  August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Gunn High School   New Gymnasium   A. PROJECT STATUS  The new gymnasium was occupied on June 7, 2013 and PE classes were held in the new gym on August 15, 2013.   The tennis courts surfacing and striping was installed and completed August 27, 2013.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The new gym was occupied on June 7, 2013.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $ 12,450,946  Other Funding  $0  Total  $12,450,946    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $19,706  Contracts & Services  $2,461,402  Construction & Equipment  $9,936,883  Soft Costs Contingency  $32,955  Total  $12,450,946    Percent of Budget Expended  99.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $834,700   Remaining Contingency Balance  $7,909   Percent of Changes  9.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $463,854  Current Phase:  Occupancy – June 7, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Conceptual Design (2)  September 8, 2009  BOE Approval  September 22, 2009    Schematic Design (2)  January 12, 2010  BOE Approval  January 26, 2010    Submit to DSA  August 4, 2010    Authorize to Bid (2)  March 8, 2011  BOE Approval  March 22, 2011    Approval by DSA  May 27, 2011    Bid Opening  July 13, 2011    Award of Contract (1)  July 20, 2011    Notice to Proceed  August 1, 2011    Substantial Completion  May 1, 2013    Planned Occupancy  June 7, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   Gunn High School   Existing Gymnasium Modernization  A. PROJECT STATUS  The  modernized  Bow  gym  was  occupied  by  the  campus  on  November 4, 2013.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The project was completed on‐schedule and within budget. Occupancy by the school occurred on  November 12, 2013.        Funding and Budget  This project is funded by the New Gymnasium project  budget.  See that project budget for status.    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $99,800   Remaining Contingency Balance  $51,455   Percent of Changes  4.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out / Occupancy – November 12, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Conceptual Design (2)  September 8, 2009  BOE Approval  September 22, 2009    Schematic Design (2)  January 12, 2010  BOE Approval  January 26, 2010    Submit to DSA  August 4, 2010    Authorize to Bid (2)  February 12, 2013  BOE Approval  February 26, 2013    Approval by DSA  January 23, 2013    Bid Opening  April 2, 2013    Award of Contract (1)  April 9, 2013    Notice to Proceed  May 31, 2013    Substantial Completion  October 28, 2013    Planned Occupancy  November 12, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   Gunn High School   E and K (MS and L‐31) Buildings Renovation   A. PROJECT STATUS  Students occupied E and K buildings on August 13,  2014, and the flex room in building E was occupied on  September 15, 2014.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   Construction was completed on schedule and within budget.  Occupancy took place on August 13, 2014.             Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $1,629,173  Other Funding  $0  Total  $1,629,173    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $428,000  Construction & Equipment  $1,198,886  Soft Costs Contingency  $2,287  Total  $1,629,173    Percent of Budget Expended  98.2%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $122,800   Remaining Contingency Balance  $114,946   Percent of Changes  1.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $491,666  Current Phase:       Close‐out/Occupancy – August 15, 2014   Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Conceptual Design (2)  September 8, 2009  BOE Approval  September 22, 2009    Schematic Design (2)  June 11, 2013  BOE Approval  June 18, 2013    Submit to DSA  November 25, 2013    Authorize to Bid (2)  March 25, 2014  BOE Approval  April 22, 2014    Approval by DSA  March 27, 2014    Bid Opening  April 29, 2014    Award of Contract (1)  May 20, 2014    Notice to Proceed  May 27, 2014    Substantial Completion  August 11, 2014    Planned Occupancy  August 15, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   Gunn High School  Traffic Signal Replacement  Phase I – Parking and Drop‐off Improvements   A. PROJECT STATUS  Columbia Electric installed the new traffic signal  pole at Arastradero and Miranda Ave. and wiring  has been completed. Concrete sidewalk work was  also done in late July.  Final  landscape  improvements  were  completed  in  August,  and  the first phase of this project is now complete.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The Miranda Ave. parking and drop‐off was phase one of a multi‐phase project for various parking and  drop off improvements. Future phases will be coordinated with the Central Building project, which will  develop a new drop off area and entry plaza in the main parking lot.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $3,940,000  Other Funding  $0  Total  $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $919,858  Construction & Equipment  $2,919,840  Soft Costs Contingency  $100,302  Total  $3,940,000    Percent of Budget Expended  44.2%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $121,380   Remaining Contingency Balance  $77,492   Percent of Changes  3.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Closeout    Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Conceptual Design (2)  June 19, 2012  BOE Approval  June 26, 2012    Schematic Design (2)  December 18, 2012  BOE Approval  January 15, 2013    Authorize to Bid (2)  June 11, 2013  BOE Approval  June18, 2013    Submit to DSA  July 17, 2013     Approval by DSA  October 2, 2013    Bid Opening  November 12, 2013    Award of Contract (1)  November 19, 2013    Notice to Proceed  December 4, 2013    Substantial Completion  August 15, 2014      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   Palo Alto High School   Athletic Stadium Improvements   A. PROJECT STATUS  The  concessions  building,  track  re‐surfacing,  new  ornamental  fence, signage and entry lighting were completed for the Fall 2013  football season.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The ornamental fence was completed on schedule in August 2013.  The concessions building was  occupied September 10, 2012.  The bleacher replacement work was completed on schedule in June 2013.         Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $4,758,036  Other Funding  $0  Total  $4,758,036    Budget  Salaries and Benefits  $882  Supplies  $2,746  Contracts & Services  $818,716  Construction & Equipment  $3,935,692  Soft Costs Contingency  $0  Total  $4,758,036    Percent of Budget Expended  100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $310,200   Remaining Contingency Balance  $364,338   Percent of Changes  ‐1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $331,964    Current Phase:  Close‐out / Occupancy – August 1, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  January 26, 2010  BOE Approval  February 9, 2010    Conceptual Design (2)  June 1, 2010  BOE Approval  June 22, 2010    Schematic Design (2)  February 22, 2011  BOE Approval  March 8, 2011    Submit to DSA  April 4, 2011    Authorize to Bid (2)  June 28, 2011  BOE Approval  July 19, 2011    Approval by DSA  July 26, 2011     Bid Opening  December 1, 2011    Award of Contract (1)  December 13, 2011    Notice to Proceed  January 4, 2012    Substantial Completion ‐ Concession  August 31, 2012  Planned Occupancy ‐ Concessions  September 10, 2012  Bleachers  March 31, 2013  Fence Completion  August 1, 2013  * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 17   Palo Alto High School  Haymarket and Tower Building Improvements     A. PROJECT STATUS   All Trusty Builders completed the installation of the new  windows  on  August  9,  2013,  on  schedule  and  within  budget.      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $1,260,933  Other Funding  $0  Total  $1,260,933    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $62,844  Contracts & Services  $179,000  Construction & Equipment  $1,019,092  Soft Costs Contingency  $0  Total  $1,260,933    Percent of Budget Expended  100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $39,200   Remaining Contingency Balance  $33,930   Percent of Changes  1.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $239,067  Current Phase:  Close‐out / Occupancy – August 9, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  May 25, 2012    Authorize to Bid (2)  April 24, 2012  BOE Approval  May 6, 2012    Approval by DSA  August 24, 2012    Bid Opening  January 17, 2013    Award of Contract (1)  January 29, 2013    Notice to Proceed  February 21, 2013    Substantial Completion  August 9, 2013      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Palo Alto High School   Classroom Building and Media Arts   A. PROJECT STATUS   Move in and occupancy of both buildings occurred in July  2014.    Taisei  has  completed  their  work,  and  contract  closeout is complete.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Furniture installation and occupancy of the Media Arts and Math/Social Sciences buildings completed.      Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $36,938,515  Other Funding  $0  Total  $36,938,515    Budget  Salaries and Benefits  $18,448  Supplies  $1,325,333  Contracts & Services  $6,261,915  Construction & Equipment  $29,236,995  Soft Costs Contingency  $95,826  Total  $38,415,001    Percent of Budget Expended  99.6%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $2,515,000   Remaining Contingency Balance  $34,288   Percent of Changes * 9.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  * Does not include $570,000 settlement agreement with  Taisei for release of any and all claims    Project Savings Realized = $1,476,486  Current Phase: Close‐out/ Occupancy –August 1, 2014    Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Conceptual Design (2)  September 8, 2009  BOE Approval  September 22, 2009    Schematic Design (2)  January 12, 2010  BOE Approval  January 26, 2010    Submit to DSA  August 4, 2010    Authorize to Bid (2)  March 8, 2011  BOE Approval  March 22, 2011    Approval by DSA  April 28, 2011    Bid Opening  June 30, 2011    Award of Contract (1)  July 12, 2011    Notice to Proceed  August 4, 2011    Substantial Completion  April 15, 2014    Planned Occupancy August 1, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Jordan Middle School   Classroom Wing, Cafetorium and   Campus Improvements  A. PROJECT STATUS  Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project was completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $19,109,345  Other Funding  $0  Total  $19,109,345      Budget  Salaries and Benefits  $6,111  Supplies  $86,265  Contracts & Services  $3,723,370  Construction & Equipment  $15,224,812  Soft Costs Contingency  $68,787  Total  $19,109,345    Percent of Budget Expended  99.2%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $1,398,700   Remaining Contingency Balance  $202,769   Percent of Changes  8.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $782,219  Current Phase:  Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  October 28, 2008  BOE Approval  October 30, 2008    Conceptual Design (2)  June 23, 2009  BOE Approval  September 8, 2009    Schematic Design (2)  March 23, 2010  BOE Approval  April 27, 2010    Submit to DSA  December 21, 2010     Authorize to Bid (2)  June 28, 2011  BOE Approval  July 19, 2011    Approval by DSA  October 5, 2011    Bid Opening  December 8, 2011    Award of Contract (1)  December 13, 2011    Notice to Proceed  December 27, 2011    Substantial Completion  August 1, 2013    Planned Occupancy  August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   J.L. Stanford Middle School Classroom Wing and Campus Improvements  A. PROJECT STATUS   Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.       Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $15,670,127  Other Funding  $0  Total  $15,670,127    Budget  Salaries and Benefits  $8,879  Supplies  $144,790  Contracts & Services  $3,545,843  Construction & Equipment  $11,970,665  Soft Costs Contingency  $0  Total  $15,670,127    Percent of Budget Expended  99.1%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $1,057,800   Remaining Contingency Balance  $911,677   Percent of Changes  1.4%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $1,514,522  Current Phase:  Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  October 28, 2008  BOE Approval  October 30, 2008    Conceptual Design (2)  June 23, 2009  BOE Approval  September 8, 2009    Schematic Design (3)  June 1, 2010  BOE Approval  June 22, 2010  BOE Approval (Sitework)  September 28, 2010    Submit to DSA  May 6, 2011     Authorize to Bid (2)  November 29, 2011  BOE Approval  December 13, 2011    Approval by DSA  January 24, 2012    Bid Opening  May 3, 2012    Award of Contract (1)  May 8, 2012    Notice to Proceed  May 30, 2012    Substantial Completion  August 7, 2013    Planned Occupancy  August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   J.L. Stanford Middle School   Landscape and Site Improvements    A. PROJECT STATUS   Scapes completed the project on schedule in the fall 2013.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.       Funding and Budget  This project is funded by the J.L. Stanford Middle School  project budget.  See that project budget for status.    Percent of Budget Expended  100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $1,057,800   Remaining Contingency Balance  $902,445   Percent of Changes  2.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:  Close‐out / Occupancy – August 16, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  October 28, 2008  BOE Approval  October 30, 2008    Conceptual Design (2)  June 23, 2009  BOE Approval  September 8, 2009    Schematic Design (3)  June 1, 2010  BOE Approval  June 22, 2010  BOE Approval (Sitework)  September 28, 2010    Submit to DSA  May 6, 2011     Authorize to Bid (2)  November 29, 2011  BOE Approval  December 13, 2011    Approval by DSA  January 24, 2012    Bid Opening  May 3, 2013    Award of Contract (1)  May 8, 2013    Notice to Proceed  May 23, 2013    Substantial Completion  August 16, 2013    Completion  August 16, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Terman Middle School   Library Addition and Campus Improvements  A. PROJECT STATUS  Students  occupied  the  new  instructional  spaces  and  modernized buildings for the start of school in fall 2013.  The  cafetorium modernization was completed in October 2013.        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule in August 2013, except for the Cafetorium, which was completed in  November 2013.  The project has been completed within budget.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $13,051,487  Other Funding  $0  Total  $13,051,487      Budget  Salaries and Benefits  $4,153  Supplies  $75,747  Contracts & Services  $2,720,590  Construction & Equipment  $10,246,249  Soft Costs Contingency  $4,748  Total  $13,051,487    Percent of Budget Expended  99.6%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $929,900   Remaining Contingency Balance  $12,909   Percent of Changes  9.4%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $261,484  Current Phase:  Close‐out / Occupancy – November 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  October 28, 2008  BOE Approval  October 30, 2008    Conceptual Design (2)  June 23, 2009  BOE Approval  September 8, 2009    Schematic Design (2)  May 11, 2010  BOE Approval  May 25, 2010    Submit to DSA  December 21, 2010    Authorize to Bid (2)  June 28, 2011  BOE Approval  July 19, 2011    Approval by DSA  September 1, 2011    Bid Opening  December 6, 2011    Award of Contract (1)  December 13, 2011    Notice to Proceed  December 27, 2011    Substantial Completion  October 31, 2013    Planned Occupancy  November 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Duveneck Elementary School   New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS   The fence around the sod for the field area to establish  growth was removed on September 19, 2014.  All buildings  were substantially complete and occupied on August 11,  2014.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project has been completed within budget, and was occupied on August 5, 2014.        Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $9,277,534  Other Funding  $0  Total  $9,277,534    Budget  Salaries and Benefits  $20,313  Supplies  $0  Contracts & Services  $2,098,650  Construction & Equipment  $7,154,178  Soft Costs Contingency  $4,393  Total  $9,277,534    Percent of Budget Expended  99.5%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $703 ,772   Remaining Contingency Balance  $304,029   Percent of Changes  5.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Realized Project Savings = $500,824  Current Phase:  Close‐out/Occupancy –August 5, 2014   Schedule:  Architect Contract (2)  April 27, 2010  BOE Approval  May 11, 2010    Conceptual Design (2)  December 14, 2010  BOE Approval  January 11, 2011    Schematic Design (2)  June 14, 2011  BOE Approval  June 28, 2011    Submit to DSA  February 27, 2012     Approval by DSA  December 10, 2012    Authorize to Bid (2)  December 18 2012  BOE Approval  January 15, 2013    Bid Opening  February 28, 2013    Award of Contract (1)  March 12, 2013    Notice to Proceed  March 25, 2013    Substantial Completion  July 31, 2014    Planned Occupancy August 5, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Fairmeadow Elementary School   New Classroom Building and Modernization   A. PROJECT STATUS  Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $7,656,720  Other Funding  $0  Total  $7,656,720    Budget  Salaries and Benefits  $32,377  Supplies  $98,962  Contracts & Services  $1,992,932  Construction & Equipment  $5,531,329  Soft Costs Contingency  $1,120  Total  $7,656,720    Percent of Budget Expended  99.1%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $642 ,300   Remaining Contingency Balance  $186,122   Percent of Changes  7.1%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Realized Project Savings = $139,830  Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2)  October 13, 2009  BOE Approval  October 27, 2009    Conceptual Design (2)  March 23, 2010  BOE Approval  April 6, 2010    Schematic Design (2)  September 14, 2010  BOE Approval  September 28, 2010    Submit to DSA  April 18, 2011     Authorize to Bid (2)  October 11, 2011  BOE Approval  October 25, 2011    Approval by DSA  November 14, 2011    Bid Opening  December 5, 2011    Award of Contract (1)  December 13, 2011    Notice to Proceed  January 3, 2012    Substantial Completion  August 5, 2013    Planned Occupancy  August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS   Move‐in to the new building and other existing classrooms  occurred in December 2011.  Students occupied the new  building on January 3, 2012.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Occupancy occurred on January 3, 2012.  Project completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $10,556,389  Other Funding  $0  Total  $10,556,389      Budget  Salaries and Benefits  $7,461  Supplies  $49,049  Contracts & Services  $2,180,418  Construction & Equipment  $8,319,461  Soft Costs Contingency  $62,598  Total  $10,556,389    Percent of Budget Expended  99.7%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $748,400   Remaining Contingency Balance  $459,113   Percent of Changes  3.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Realized Project Savings = $41,481  Current Phase:  Occupancy – January 3, 2012   Schedule:  Architect Contract (2)  September 30, 2008  BOE Approval  October 14, 2008    Conceptual Design (2)  March 3, 2009  BOE Approval  March 17, 2009    Schematic Design (2)  June 2, 2009  BOE Approval  June 23, 2009    Submit to DSA  November 24, 2009    Authorize to Bid (2)  April 27, 2010  BOE Approval  May 11, 2010    Approval by DSA  May 18, 2010    Bid Opening  July 13, 2010    Award of Contract (1)  August 3, 2010    Notice to Proceed  August 19, 2010    Substantial Completion  November 18, 2011    Planned Occupancy  January 3, 2012    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Site Acquisition  525 San Antonio Rd   A. PROJECT STATUS  This site has been leased to Athena Academy.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The site has been leased to Athena Academy.       Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $8,500,000  Other Funding  $0  Total  $8,500,000    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $8,500,000  Construction & Equipment  $0  Soft Costs Contingency  $0  Total  $8,500,000    Percent of Budget Expended  100%  Current Phase:  N/A    Schedule:  Architect Contract (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  N/A     Approval by DSA  N/A    Authorize to Bid (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Bid Opening  N/A    Award of Contract (1)  N/A    Notice to Proceed  N/A    Substantial Completion  N/A    Planned Occupancy  N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Jordan Middle Schools ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS  The portables were installed and moved into for fall 2011.  DSA closeout received November 19, 2012.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed ahead of schedule and under budget.   Move in occurred on September 30, 2011.       Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $379,811  Other Funding  $208,222  Total  $488,033      Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $180,286  Construction & Equipment  $306,983  Soft Costs Contingency  $764  Total  $488,033    Percent of Budget Expended  100%      Current Phase:  Move‐in    Schedule:  Approval by DSA  June 16, 2011    Authorize to Bid (2)  June 14, 2011  BOE Approval  June 28, 2011    Bid Opening  July 14, 2011    Award of Contract (1)  July 20, 2011    Notice to Proceed  July 27, 2011    Substantial Completion  September 20, 2011    Occupancy  September 30, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS  Best  Contracting  Services  Inc.  completed  the  installation  of  air  conditioning units and cool roof coating in the summer 2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Project has been closed‐out.    Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $2,092,366  Other Funding  $0  Total  $2,092,366    Budget  Salaries and Benefits  $1,919  Supplies  $0  Contracts & Services  $454,610  Construction & Equipment  $1,612,946  Soft Costs Contingency  $22,891  Total  $2,092,366    Percent of Budget Expended  100%  Current Phase:  Completed    Schedule:  Architect Contract (2)  March 27, 2010  BOE Approval  April 6, 2010    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  October 20, 2010    Approval by DSA  February 10, 2011    Authorize to Bid (2)  February 22, 2011  BOE Approval  March 8, 2011    Bid Opening  March 28, 2011    Award of Contract (1)  April 8, 2011    Notice to Proceed  April 11, 2011    Substantial Completion  August 8, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   J.L. Stanford Middle School    Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS  Coulter  Construction  completed  the  work  on  the  relocated portables in August 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed on schedule and is currently in close‐out.              This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14    Current Phase:  Occupancy ‐ August 11, 2011   Schedule:  Approval by DSA  April 19, 2011  Jordan Project  June 16, 2011     Authorize to Bid (2)  May 10, 2011  BOE Approval  May 24, 2011    Bid Opening  June 1, 2011    Award of Contract (1)  June 13, 2011    Notice to Proceed  June 20, 2011    Substantial Completion  August 8, 2011    Planned Occupancy  August 15, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS   Relocation of the portable was complete and occupied on August 8, 2011.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed ahead of schedule on August 8, 2011.                      This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14  Current Phase:  Occupancy ‐ August 8, 2011   Schedule:  Architect Contract (2)  February 15, 2011  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  March 3, 2011     Approval by DSA  March 3, 2011    Authorize to Bid (2)  May 11, 2011  BOE Approval  May 24, 2011    Bid Opening  June 14, 2011    Award of Contract (1)  June 14, 2011    Notice to Proceed  June 20, 2011    Substantial Completion  August 1, 2011    Planned Occupancy August 8, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 31   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System Installation  A. PROJECT STATUS  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist  systems  were  completed  for  all  elementary  school  classrooms and libraries in April 2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.       Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $1,879,695  Other Funding  $0  Total  $1,879,695    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $275,488  Construction & Equipment  $1,604,207  Soft Costs Contingency  $0  Total  $1,879,695    Percent of Budget Expended  100%    Current Phase:  Complete ‐ May 15, 2011    Schedule:  Architect Contract (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  N/A     Approval by DSA  N/A    Authorize to Bid (2)  November 9, 2010  BOE Approval  November 23, 2010    Bid Opening  February 25, 2011    Award of Contract (1)  March 8, 2011    Notice to Proceed  March 9, 2011    Completion  May 15, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 32   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS  The fields were available for play on February 1, 2011, and  final change order negotiations completed on March 9,  2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $2,609,680  Other Funding  $1,007,255  Total  $3,616,935    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $1,506  Contracts & Services  $698,293  Construction & Equipment  $2,916,682  Soft Costs Contingency  $454  Total  $3,616,935     Percent of Budget Expended  100.0%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $269,300   Remaining Contingency Balance  $230,579   Percent of Changes  1.5%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:  Occupancy – February 1, 2011   Schedule:  Architect Contract (2)  September 30, 2008  BOE Approval  October 14, 2008    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  November 18, 2008  BOE Approval  December 09, 2008    Submit to DSA  March 19, 2009     Approval by DSA  September 30, 2009    Authorize to Bid (2)  February 24, 2009  BOE Approval  March 17, 2009    Bid Opening  March 16, 2010    Award of Contract (1)  April 7, 2010    Notice to Proceed  June 1, 2010    Substantial Completion  January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 33   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS  This facility was available for instruction in January 2010. DSA  closeout received on July 18, 2011.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:   The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $5,065,128  Other Funding  $0  Total  $5,065,128    Budget  Salaries and Benefits  $1,061  Supplies  $88,985  Contracts & Services  $984,783  Construction & Equipment  $3,990,300  Soft Costs Contingency  $0  Total  $5,065,128    Percent of Budget Expended  100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $349,000   Remaining Contingency Balance  $141,967   Percent of Changes  41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:  Occupancy – January 4, 2010   Schedule:  Architect Contract (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  June 17, 2008     Approval by DSA  December 24, 2008    Authorize to Bid (2)  October 14, 2008  BOE Approval  October 28, 2008    Bid Opening  December 16, 2008    Award of Contract (1)  December 24, 2008    Notice to Proceed  January 6, 2009    Substantial Completion  November 25, 2009    Planned Occupancy  January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 34   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS  This facility was available for use in July  2009.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed within budget. Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $4,862,530  Other Funding  $0  Total  $4,862,530    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $647,169  Construction & Equipment  $4,215,360  Soft Costs Contingency  $0  Total  $4,862,530    Percent of Budget Expended  100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance  $389,887   Remaining Contingency Balance  $195,148   Percent of Changes  49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase:  Occupancy – June 15, 2009   Schedule:  Architect Contract (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  December 11, 2007     Approval by DSA  April 24, 2008    Authorize to Bid (2)  April 8, 2008  BOE Approval  April 22, 2008    Bid Opening  May 28, 2008    Award of Contract (1)  June 4, 2008    Notice to Proceed  December 6, 2008    Substantial Completion  June 15, 2009    Planned Occupancy  June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 35   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS  AEDIS presented recommended concept plans for each campus  to the Board of Education for approval on September 8, which  became the program documents for the new projects at each  campus.  These projects for pre‐design work have been closed,  and funds will be transferred to the program contingency on  June 14, 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been completed. Board approval received on September 8, 2009. Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $54,658  Other Funding  $0  Total  $54,658      Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $54,658  Construction & Equipment  $0  Soft Costs Contingency  $0  Total  $54,658    Percent of Budget Expended  100%    Current Phase:  Complete    Schedule:  Architect Contract (2)  October 28, 2008  BOE Approval  October 30, 2008    Conceptual Design (2)  June 23, 2009  BOE Approval  September 8, 2009    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  N/A     Approval by DSA  N/A    Authorize to Bid (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Bid Opening  N/A    Award of Contract (1)  N/A    Notice to Proceed  N/A    Substantial Completion  N/A    Planned Occupancy  N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 36   Technology Improvements   A. PROJECT STATUS   Equipment orders have arrived and were deployed to the various campuses for  use during the 2014/15 school year.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Equipment has been installed for the 2014/15 school year.       Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $10,485,054  Other Funding  $0  Total  $10,485,054    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies & Computers  $6,850,644  Contracts & Services  $539,269  Construction & Equipment  $3,095,142  Soft Costs Contingency  $0  Total  $10,485,054    Percent of Budget Expended  92.2%    Current Phase:  N/A    Schedule:  Architect Contract (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Conceptual Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  N/A     Approval by DSA  N/A    Authorize to Bid (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Bid Opening  N/A    Award of Contract (1)  N/A    Notice to Proceed  N/A    Substantial Completion  N/A    Planned Occupancy  N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 37   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS  The Board of Education has put new development for  Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.  The board voted to terminate the  lease with Stratford School in June 2011. Discussions with  the Board on future plans for growth at the elementary  schools are ongoing.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been placed on hold. Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $22,178,544  Other Funding  $0  Total  $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $3,915,789  Construction & Equipment  $17,400,000  Soft Costs Contingency  $862,755  Total  $22,178,544    Percent of Budget Expended  1.3%  Current Phase:  On Hold    Schedule:  Architect Contract (2)  October 28, 2008  BOE Approval  October 30, 2008    Conceptual Design (2)  February 10, 2009  BOE Approval  February 24, 2009    Schematic Design (2)  June 2, 2009  BOE Approval  June 23, 2009    Submit to DSA  N/A     Approval by DSA  N/A    Authorize to Bid (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Bid Opening  N/A    Award of Contract (1)  N/A    Notice to Proceed  N/A    Substantial Completion  N/A    Planned Occupancy  N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 38   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS  The Board of Education (BOE) approved the master  plans for both high schools, and these projects have  been  closed,  with  funds  transferred  to  the  respective campus reserve funds.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Master planning effort complete.                 Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $285,387  Other Funding  $0  Total  $285,387    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $285,387  Construction & Equipment  $0  Soft Costs Contingency  $0  Total  $285,387    Percent of Budget Expended  86.2%  Current Phase:  Complete    Schedule:  Architect Contract (2)  March 31, 2009  BOE Approval  April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2)  September 8, 2009  BOE Approval  September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2)  February 9, 2010  BOE Approval  February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2)  March 23, 2010  BOE Approval  April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2)  April 27, 2010   BOE Approval  May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2)  September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2)  October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2)  October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 39   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS  This project has been put on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Project is currently on hold.      Funding  State Funds  $0  Strong Schools Bond Funds  $57,165  Other Funding  $0  Total  $57,165    Budget  Salaries and Benefits  $0  Supplies  $0  Contracts & Services  $57,165  Construction & Equipment  $0  Soft Costs Contingency  $0  Total  $57,165    Percent of Budget Expended  100%  Current Phase:  On Hold    Schedule:  Architect Contract (2)  April 27, 2010  BOE Approval  May 11, 2010    Conceptual Design (2)  November 9, 2010      Schematic Design (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Submit to DSA  N/A     Approval by DSA  N/A    Authorize to Bid (2)  N/A  BOE Approval  N/A    Bid Opening  N/A    Award of Contract (1)  N/A    Notice to Proceed  N/A    Substantial Completion  N/A  Planned Occupancy  N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings