Loading...
Monthly Reports 2015-08 (Aug) Page | 1       MONTHLY PROGRESS REPORT    Through  August 2015      Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     fs3|Hodges        Page | 2     TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report              Capital Projects       Gunn High School – Central Building Project      page 6    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 7    Palo Alto High School – Science Building Addition     page 8    Palo Alto High School – Indoor PE and Athletic Facilities    page 9     Palo Alto High School – Building 500 Renovation     page 10      Completed Capital Projects    Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  page 11  Gunn High School – New Gymnasium       page 12  Gunn High School – Existing Gymnasium Modernization    page 13  Gunn High School – E and K (L31 and MS) Buildings Renovation    page 14  Gunn High School – Traffic Signal Replacement (Phase I‐ Improvements)  page 15  Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 16  Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements    page 17  Palo Alto High School – New Classroom Building and Media Arts    page 18  Jordan Middle School        page 19  J.L. Stanford Middle School       page 20  J.L. Stanford Middle School – Landscape and Site Improvements    page 21  Terman Middle School        page 22  Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  page 23  Fairmeadow Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  page 24  Ohlone Elementary School        page 25  Property Acquisition – 525 San Antonio Rd       page 26  Jordan Middle School – Interim Classrooms      page 27  Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 28  J.L. Stanford Middle School – Interim Classrooms     page 29  Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 30  Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System page 31  Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 32  Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 33  Gunn High School – Aquatic Center       page 34  Middle School Pre‐Design        page 35  Technology          page 36    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 37  High School Master Plan        page 38  Hoover Elementary School        page 39          Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    CURRENT CAPITAL PROJECTS     Gunn High School – Central Building Project  DLM is working on construction documents for the project.  Submittal to DSA is scheduled to occur in December  2015. Work is also continuing on several make‐ready projects, including the MDF Relocation, Custodian shed and  trash/recycling center relocation. Staff also met with Performing Arts staff to begin developing a final plan for interim  housing during construction.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  Alten Construction continued to work on exterior and interior wall framing with sheathing and waterproofing  following. In wall rough in of electrical and plumbing piping is also following the wall framing.  Lath and plaster  work has begun in the southeast area, with the goal to be weather tight in October.  Site work in the plaza area  and adjacent to Haymarket Theater were held up due to pavers failing strength tests. This work will resume once  acceptable pavers are delivered to the site.    Palo Alto High School – Science Building Addition   The project schedule has been suspended to coincide with completion of construction of the new gymnasium, due  to space constraints and access to the site. Design work will resume after DLM submits the Gunn Central Building  project to DSA for review.    Palo Alto High School – Indoor PE and Athletic Facilities   A Notice to Proceed was issued on August 19, 2015 to Vance Brown. Vance Brown has begun mobilizing on site, and  asbestos abatement work has commenced in both gym buildings.  The wood floors in both gyms have been harvested  by HY Flooring, which is working with Paly Sports Boosters on memorial plaques made from the floor for fund raising.  Vance Brown has erected their fence, and is working on isolating utilities on site to maintain service to the  surrounding buildings.    Palo Alto High School – Building 500 Renovation (Library)  DLM is working on construction documents for the Library, and is on schedule to submit plans to DSA in October  2015. Staff has worked with the campus on interim housing for the Library occupants during construction. Meetings  with IT staff have also commenced to keep the MDF for the campus operational during construction.    COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  The new Math and English Building was occupied by staff and students on August 15, 2013.  World Language Building  classrooms were occupied in February, 2013.    Gunn High School – New Gymnasium  The new gymnasium was occupied on June 7, 2013 and PE classes were held in the new gym on August 15, 2013.   The tennis courts were completed August 27, 2013.    Gunn High School – Existing Gymnasium Modernization  The modernized Bow gym was occupied by the campus on November 4, 2013.      Gunn High School – E and K (L‐31 and MS) Buildings Renovation  Students occupied E and K buildings on August 13, 2014, and building E was occupied on September 15, 2014.    Page | 4   Gunn High School –Traffic Signal Replacement (Phase I ‐ Parking and Drop‐Off Improvements)  Columbia Electric installed the new traffic signal pole at Arastradero and Miranda Ave. and wiring has been  completed. Concrete sidewalk work was also done in late July. Final landscape improvements were completed in  August, and the first phase of this project is now complete.    Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  The concessions building, track re‐surfacing, new ornamental fence, signage and entry lighting were completed for  the 2013 football season.    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements  All Trusty Builders completed the installation of the new windows on August 9, 2013.    Palo Alto High School – New Math/Social Sciences Building and Media Arts Building  Move in and occupancy of both buildings occurred in July 2014.  Taisei has completed their work, and contract  closeout is complete, with DSA closeout in progress.    Jordan Middle School  Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    J.L. Stanford Middle School  Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    J.L. Stanford Middle School – Landscape and Sitework Improvements    Scapes completed the project on schedule in the fall 2013.    Terman Middle School  Students occupied the new instructional spaces and modernized buildings in fall 2013.  The cafetorium  modernization was completed in October 2013.    Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  All buildings were substantially complete and occupied on August 11, 2014.     Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization   Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    525 San Antonio Road – Site Acquisition  This site has been leased to Athena Academy.     Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Students occupied the new building on January 3, 2012.      Jordan Middle School ‐ Interim Classrooms  The portables were installed and moved into for fall 2011.  DSA closeout received November 19, 2012.    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air conditioning units and roofing in the summer 2011.    J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  Coulter Construction completed the work on the relocated portables in August 2011.         Page | 5   Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  Relocation of the portable was complete and occupied on August 8, 2011.    Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries in April 2011.      Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and the project was completed on March 9, 2011.    Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout received on July 18, 2011.    Gunn High School – Aquatic Center   This facility was available for use in July 2009, and has been closed out with DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  These projects for pre‐design work have been closed.    Technology  Equipment orders have arrived and were deployed to the various campuses for use during the 2014/15 school year.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education has put new development for Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.      High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the master plans for both high schools, and these projects have been closed.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  This project has been put on hold until a growth plan is established for the elementary schools.      Board Items in August  August 25  Consent 4 – Approval of Strong Schools Bond Change Orders    Action 16 ‐ Acceptance of a Grant Award in the Amount of $23,485,682.76 from the Peery Family Fund and Approval  of Agreements Related to the Paly Athletic Center    Discussion 17 ‐ Appropriation of Funds from State Bond Funding to the Palo Alto High School Bond Reserve       A B C C / A B - C C / B A - B Measure A Fund Gunn High School - High School Master Plan 172,390 166,328 138,714 80% 27,614 83.40% 6,062 Gunn High School 1 - Aquatic Center 4,862,530 4,862,530 4,862,530 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 2 - I.A Building 5,065,128 5,065,128 5,065,128 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 4 - New classroom Buildings 24,808,488 24,770,702 24,770,702 100% 0 100.00% 37,786 Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 2,170,405 1,606,714 41% 563,691 74.03% 1,769,595 Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 12,450,946 12,450,948 12,440,998 100% 9,950 99.92% -2 Gunn High School 7- A/C 2,092,366 2,092,366 2,092,366 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 8 - MS & L-31 Buildings 1,629,173 1,600,183 1,596,699 98% 3,484 99.78% 28,990 Gunn High School 9 - Central building 21,084,277 1,261,084 352,093 2% 908,991 27.92% 19,823,193 Gunn High School - Reserved 7,193,735 0 0 0% 0 0.00% 7,193,735 Palo Alto High Schools - High School Master Plan 172,999 167,759 161,616 93% 6,143 96.34% 5,240 Palo Alto High School 1 - Stadium Field 4,758,036 4,758,037 4,758,037 100% 0 100.00% -1 Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 2,609,680 2,609,680 2,609,680 100% 0 100.00% 0 Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 36,938,515 36,869,744 36,811,512 100% 58,232 99.84% 68,771 Palo Alto High School 4 - New Theater 29,370,049 27,968,933 12,062,115 41% 15,906,818 43.13% 1,401,116 Palo Alto High School 5 - Haymarket and Tower Admin. Building 1,260,933 1,260,933 1,260,933 100% 0 100.00% 0 Palo Alto High School 6- Science Addition 5,532,204 957,613 623,924 11% 333,689 65.15% 4,574,591 Paly 7- indoor phusical ed and athletic facilities (Two Funds) 17,671,555 223,546 180,675 1% 42,871 80.82% 17,448,009 Paly 8 Library 10,394,140 147,525 128,008 1% 19,517 86.77% 10,246,615 Palo Alto High School - Reserved 0 0 0 0% 0 0.00% 0 Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 17,826 17,826 17,826 100% 0 100.00% 0 Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 488,033 488,033 488,033 100% 0 100.00% 0 Jordan Middle School 2- Improvements 19,109,345 18,947,063 18,947,063 99% 0 100.00% 162,282 J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,408 18,408 18,408 100% 0 100.00% 0 J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 422,500 422,500 422,500 100% 0 100.00% 0 J.L.S Middle School 2- Improvements 15,670,126 15,538,518 15,441,257 99% 97,261 99.37% 131,608 Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,423 18,423 18,423 100% 0 100.00% 0 Terman Middle School 1- Improvements 13,051,487 12,993,862 12,953,786 99% 40,076 99.69% 57,625 PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 98,480 92,290 64% 6,190 93.71% 46,520 Addison Elementary School 1-Phase I 21,267 21,267 21,267 100% 0 100.00% 0 Duveneck Elementary School 1-Phase I 9,277,534 9,174,373 9,167,775 99% 6,598 99.93% 103,161 Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 280,113 280,113 1%0 100.00% 21,898,431 Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 7,656,720 7,591,128 7,567,148 99% 23,980 99.68% 65,592 Hoover Elementary School 1-Phase I 57,165 57,165 57,165 100% 0 100.00%0 Ohlone Elementary School 1- Phase I 10,556,390 10,525,747 10,481,389 99% 44,358 99.58% 30,643 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements 1,879,695 1,879,695 1,879,695 100% 0 100.00% 0 Elementary Schools - Reserved 38,405,967 0 0 0% 0 0.00% 38,405,967 PAUSD - Program Management 12,657,031 11,011,280 10,280,293 81% 730,987 93.36% 1,645,751 PAUSD - Technology 10,485,054 9,734,488 9,714,639 93% 19,849 99.80% 750,566 PAUSD - Technology -Reserved 3,422,312 0 0 0% 0 0.00% 3,422,312 PAUSD - Reserved 0 0 0 0% 0 0.00% 0 525 San Antonio -Property Acquisition 8,500,000 8,500,000 8,500,000 100% 0 100.00% 0 Transfer out to Planned Maintenance Fund* 17,758,557 17,758,557 17,758,557 100% 0 100.00% 0 Bond Issuance Cost 2,530,220 2,530,220 2,530,220 100% 0 100.00% 0 Measure A Fund Total 386,340,525 257,016,366 238,166,067 18,850,299 129,324,159 * Planned Maintenance Fund Total 4,083,911 2,389,298 1,485,023 36% 904,275 1,694,613 *$17,758,557 transfer from Measure A fund to Planned Maintenance fund was done during FY 2013-14 .The budget for Planned maintenance fund will be increased about $2 M every year in 9 years. Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting System Expenditures Budget BalanceCommittedBudgetSchool Name - Project Name Percent of Budget Expended Palo Alto Unified School District Strong Schools Bond 6/30/2015 as of 7/7/2015 Percent of Expended Contract Balance Page | 6   Gunn High School  Central Building Project  A. PROJECT STATUS    DLM is working on construction documents for the project.   Submittal to DSA is scheduled to occur in December 2015.  Work is also continuing on several make‐ready projects,  including the MDF Relocation, Custodian shed and  trash/recycling center relocation. Staff also met with  Performing Arts staff to begin developing a final plan for  interim housing during construction.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:   DLM will submit construction documents to DSA in December 2015.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $19,374,242  Other Funding $0  Total $19,374,242    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,237,823  Construction & Equipment $15,936,419  Soft Costs Contingency $200,000  Total $19,374,242    Percent of Budget Expended 1.67%      Current Phase:Construction Documents   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) February 25, 2014  BOE Approval March 11, 2014    Schematic Design (2) June 3, 2014  BOE Approval June 17, 2014  BOE Approval of Program Change December 9, 2014    Submit to DSA December 15, 2015*    Authorize to Bid (2) August 23, 2016*  BOE Approval September 13, 2016*     Approval by DSA August 1, 2016*    Bid Opening October 1, 2016*    Award of Contract (1) October 11, 2016*    Notice to Proceed November 1, 2016*    Substantial Completion March 15, 2018*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS  Alten Construction continued to work on exterior and  interior wall framing with sheathing and waterproofing  following. In wall rough in of electrical and plumbing piping  is also following the wall framing.  Lath and plaster work has  begun in the southeast area, with the goal to be weather  tight in October.  Site work in the plaza area and adjacent to  Haymarket Theater were held up due to pavers failing  strength tests. This work will resume once acceptable  pavers are delivered to the site.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:   Construction is proceeding within budget, with anticipated completion scheduled for April 14, 2016, with  occupancy planned for August 2016.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $29,370,049  Other Funding $0  Total $29,370,049    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $4,377,871  Construction & Equipment $24,845,000  Soft Costs Contingency $147,178  Total $29,370,049    Percent of Budget Expended 41.07%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $2,184,400   Remaining Contingency Balance $1,578,091   Percent of Changes 2.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (3) June 14, 2011  BOE Approval December 13, 2011  BOE Approval January 17, 2012    Submit to DSA March 28, 2013    Approval by DSA January 16, 2014    Authorize to Bid (2) January 14, 2014  BOE Approval January 28, 2014    Bid Opening May 13, 2014    Award of Contract (1) June 3, 2014    Notice to Proceed June 23, 2014    Substantial Completion March 7, 2016*    Planned Occupancy August 1, 2016*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Palo Alto High School  Science Building Addition    A. PROJECT STATUS   The project schedule has been suspended to coincide with  completion of construction of the new gymnasium, due to  space constraints and access to the site. Design work will  resume after DLM submits the Gunn Central Building  project to DSA for review.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Design development will resume in winter of 2015/16.  Construction will not begin until after completion  of the Gymnasium project.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,532,204  Other Funding $0  Total $5,532,204    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $60,309  Contracts & Services $842,825  Construction & Equipment $4,628,294  Soft Costs Contingency $776  Total $5,532,204    Percent of Budget Expended 11.28%      Current Phase: On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) March 12, 2013  BOE Approval March 19, 2013    Conceptual Design (2) March 12, 2013  BOE Approval March 19, 2013    Schematic Design (2) September 10, 2013  BOE Approval October 8, 2013    Submit to DSA On Hold    Authorize to Bid (2)   BOE Approval     Approval by DSA     Bid Opening     Award of Contract (1)    Notice to Proceed     Substantial Completion     Planned Occupancy     * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Palo Alto High School  Indoor PE and Athletic Facilities     A. PROJECT STATUS   A Notice to Proceed was issued on August 19, 2015  to Vance Brown. Vance Brown has begun mobilizing  on site, and asbestos abatement work has  commenced in both gym buildings.  The wood floors  in both gyms have been harvested by HY Flooring,  which is working with Paly Sports Boosters on  memorial plaques made from the floor for fund  raising. Vance Brown has erected their fence, and is  working on isolating utilities on site to maintain  service to the surrounding buildings.        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Notice to Proceed was issued on August 19, 2016, after grant funding was in place.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,671,555  Other Funding (Deseret Trust Co.) $23,443,720  Total $41,671,555    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,991,039  Construction & Equipment $38,500,516  Soft Costs Contingency $180,000  Total $41,671,555    Percent of Budget Expended * 1.02%  (Above % of budget expended is against bond funds of  $17,671,555)    Current Phase:Construction    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) March 12, 2013  BOE Approval March 19, 2013    Schematic Design (2) September 10, 2013  BOE Approval October 8, 2013    Submit to DSA December 4, 2013  Re‐Submit to DSA January 27, 2014    Approval by DSA September 22, 2014    Lease Leaseback Agreement (1) May 26, 2015  Award of LLB Contract (1) June 23, 2015    Notice to Proceed August 1, 2015*    Substantial Completion March 15, 2017*    Planned Occupancy April 1, 2017*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Palo Alto High School   Building 500 Renovation (Library)    A. PROJECT STATUS   DLM is working on construction documents for the Library, and is on schedule to submit plans to DSA in October  2015. Staff has worked with the campus on interim housing for the Library occupants during construction.  Meetings with IT staff have also commenced to keep the MDF for the campus operational during construction.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.8    D. PROJECT OVERVIEW:   DLM will submit construction documents to DSA in October 2015.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,350,000  Other Funding $0  Total $9,350,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,886,000  Construction & Equipment $7,344,000  Soft Costs Contingency $120,000  Total $9,350,000    Percent of Budget Expended 1.23%      Current Phase:Construction Documents   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) September 23, 2014  BOE Approval October 14, 2014    Schematic Design (2) March 24, 2015  BOE Approval April 21, 2015    Submit to DSA October 31, 2015*    Authorize to Bid (1) April 19, 2016*    Approval by DSA May 1, 2016*    Award of Contract (1) June 15, 2016*    Notice to Proceed May 26, 2016*    Substantial Completion July 1, 2017*    Planned Occupancy August 15, 2017*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11     Gunn High School   New Classroom Buildings A & B   A. PROJECT STATUS  The new Math and English Building was occupied by staff and  students on August 15, 2013.  World Language Building classrooms  have been in use since February, 2013.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:   The World Languages building move‐in occurred on February 8, 2013, and was occupied with staff and  students on February 11, 2013.  The Math & English building move‐in occurred on July 15, 2013, and was  occupied with staff and students on August 15, 2013.  The project was completed within budget.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $24,808,488  Other Funding $0  Total $24,808,488    Budget  Salaries and Benefits $24,948  Supplies $308,194  Contracts & Services $3,789,909  Construction & Equipment $20,685,160  Soft Costs Contingency $277  Total $24,808,488    Percent of Budget Expended 99.85%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $ 1,763,200   Remaining Contingency Balance $ 99,232   Percent of Changes 9.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $226,713    Current Phase: Occupancy – August 15, 2013    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 22, 2011    Notice to Proceed August 24, 2011    Substantial Completion July 15, 2013    Planned Occupancy August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12     Gunn High School   New Gymnasium   A. PROJECT STATUS  The new gymnasium was occupied on June 7, 2013 and PE classes were held in the new gym on August 15, 2013.   The tennis courts surfacing and striping was installed and completed August 27, 2013.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The new gym was occupied on June 7, 2013.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $ 12,450,946  Other Funding $0  Total $12,450,946    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $19,706  Contracts & Services $2,461,402  Construction & Equipment $9,936,883  Soft Costs Contingency $32,955  Total $12,450,946    Percent of Budget Expended 99.92%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $834,700   Remaining Contingency Balance $7,909   Percent of Changes 9.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $463,854  Current Phase: Occupancy – June 7, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed August 1, 2011    Substantial Completion May 1, 2013    Planned Occupancy June 7, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13     Gunn High School   Existing Gymnasium Modernization  A. PROJECT STATUS  The modernized Bow gym was occupied by the campus on  November 4, 2013.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The project was completed on‐schedule and within budget. Occupancy by the school occurred on  November 12, 2013.      Funding and Budget  This project is funded by the New Gymnasium project  budget.  See that project budget for status.    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $99,800   Remaining Contingency Balance $51,455   Percent of Changes 4.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:Close‐out / Occupancy – November 12, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) February 12, 2013  BOE Approval February 26, 2013    Approval by DSA January 23, 2013    Bid Opening April 2, 2013    Award of Contract (1) April 9, 2013    Notice to Proceed May 31, 2013    Substantial Completion October 28, 2013    Planned Occupancy November 12, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14     Gunn High School   E and K (MS and L‐31) Buildings Renovation   A. PROJECT STATUS  Students occupied E and K buildings on August 13,  2014, and the flex room in building E was occupied on  September 15, 2014.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   Construction was completed on schedule and within budget.  Occupancy took place on August 13, 2014.          Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,629,173  Other Funding $0  Total $1,629,173    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $428,000  Construction & Equipment $1,198,886  Soft Costs Contingency $2,287  Total $1,629,173    Percent of Budget Expended 98.01%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $122,800   Remaining Contingency Balance $114,946   Percent of Changes 1.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $491,666  Current Phase:      Close‐out/Occupancy – August 15, 2014   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) June 11, 2013  BOE Approval June 18, 2013    Submit to DSA November 25, 2013    Authorize to Bid (2) March 25, 2014  BOE Approval April 22, 2014    Approval by DSA March 27, 2014    Bid Opening April 29, 2014    Award of Contract (1) May 20, 2014    Notice to Proceed May 27, 2014    Substantial Completion August 11, 2014    Planned Occupancy August 15, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   Gunn High School  Traffic Signal Replacement  Phase I – Parking and Drop‐off Improvements   A. PROJECT STATUS  Columbia Electric installed the new traffic signal  pole at Arastradero and Miranda Ave. and wiring  has been completed. Concrete sidewalk work was  also done in late July. Final landscape  improvements were completed in August, and  the first phase of this project is now complete.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The Miranda Ave. parking and drop‐off was phase one of a multi‐phase project for various parking and  drop off improvements. Future phases will be coordinated with the Central Building project, which will  develop a new drop off area and entry plaza in the main parking lot.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $919,858  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $100,302  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 40.78%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $121,380   Remaining Contingency Balance $77,492   Percent of Changes 3.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:Closeout    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 19, 2012  BOE Approval June 26, 2012    Schematic Design (2) December 18, 2012  BOE Approval January 15, 2013    Authorize to Bid (2) June 11, 2013  BOE Approval June18, 2013    Submit to DSA July 17, 2013     Approval by DSA October 2, 2013    Bid Opening November 12, 2013    Award of Contract (1) November 19, 2013    Notice to Proceed December 4, 2013    Substantial Completion August 15, 2014      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   Palo Alto High School   Athletic Stadium Improvements   A. PROJECT STATUS  The concessions building, track re‐surfacing, new ornamental  fence, signage and entry lighting were completed for the Fall 2013  football season.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The ornamental fence was completed on schedule in August 2013.  The concessions building was  occupied September 10, 2012.  The bleacher replacement work was completed on schedule in June 2013.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,758,036  Other Funding $0  Total $4,758,036    Budget  Salaries and Benefits $882  Supplies $2,746  Contracts & Services $818,716  Construction & Equipment $3,935,692  Soft Costs Contingency $0  Total $4,758,036    Percent of Budget Expended 100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $310,200   Remaining Contingency Balance $364,338   Percent of Changes ‐1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $331,964    Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 1, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Submit to DSA April 4, 2011    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA July 26, 2011     Bid Opening December 1, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 4, 2012    Substantial Completion ‐ Concession  August 31, 2012  Planned Occupancy ‐ Concessions September 10, 2012  Bleachers March 31, 2013  Fence Completion August 1, 2013  * Anticipated Dates – Subject to Change  ()Denotesnumberof Boardof EducationReadings Page | 17   Palo Alto High School  Haymarket and Tower Building Improvements     A. PROJECT STATUS   All Trusty Builders completed the installation of the new  windows on August 9, 2013, on schedule and within  budget.      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,260,933  Other Funding $0  Total $1,260,933    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $62,844  Contracts & Services $179,000  Construction & Equipment $1,019,092  Soft Costs Contingency $0  Total $1,260,933    Percent of Budget Expended 100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $39,200   Remaining Contingency Balance $33,930   Percent of Changes 1.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $239,067  Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 9, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA May 25, 2012    Authorize to Bid (2) April 24, 2012  BOE Approval May 6, 2012    Approval by DSA August 24, 2012    Bid Opening January 17, 2013    Award of Contract (1) January 29, 2013    Notice to Proceed February 21, 2013    Substantial Completion August 9, 2013      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Palo Alto High School   Classroom Building and Media Arts   A. PROJECT STATUS   Move in and occupancy of both buildings occurred in July  2014.  Taisei has completed their work, and contract  closeout is complete.                               B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Furniture installation and occupancy of the Media Arts and Math/Social Sciences buildings completed.   Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $36,938,515  Other Funding $0  Total $36,938,515    Budget  Salaries and Benefits $18,448  Supplies $1,325,333  Contracts & Services $6,261,915  Construction & Equipment $29,236,995  Soft Costs Contingency $95,826  Total $38,415,001    Percent of Budget Expended 99.66%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $2,515,000   Remaining Contingency Balance $34,288   Percent of Changes * 9.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  * Does not include $570,000 settlement agreement with  Taisei for release of any and all claims    Project Savings Realized = $1,476,486  Current Phase:Close‐out/ Occupancy –August 1, 2014    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA April 28, 2011    Bid Opening June 30, 2011    Award of Contract (1) July 12, 2011    Notice to Proceed August 4, 2011    Substantial Completion April 15, 2014    Planned Occupancy August 1, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Jordan Middle School   Classroom Wing, Cafetorium and   Campus Improvements  A. PROJECT STATUS  Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project was completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $19,109,345  Other Funding $0  Total $19,109,345      Budget  Salaries and Benefits $6,111  Supplies $86,265  Contracts & Services $3,723,370  Construction & Equipment $15,224,812  Soft Costs Contingency $68,787  Total $19,109,345    Percent of Budget Expended 99.15%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,398,700   Remaining Contingency Balance $202,769   Percent of Changes 8.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $782,219  Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010     Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA October 5, 2011    Bid Opening December 8, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 1, 2013    Planned Occupancy August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   J.L. Stanford Middle School Classroom Wing and Campus Improvements  A. PROJECT STATUS   Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $15,670,127  Other Funding $0  Total $15,670,127    Budget  Salaries and Benefits $8,879  Supplies $144,790  Contracts & Services $3,545,843  Construction & Equipment $11,970,665  Soft Costs Contingency $0  Total $15,670,127    Percent of Budget Expended 98.54%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,057,800   Remaining Contingency Balance $911,677   Percent of Changes 1.4%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $1,514,522  Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012    Bid Opening May 3, 2012    Award of Contract (1) May 8, 2012    Notice to Proceed May 30, 2012    Substantial Completion August 7, 2013    Planned Occupancy August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   J.L. Stanford Middle School   Landscape and Site Improvements    A. PROJECT STATUS   Scapes completed the project on schedule in the fall 2013.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.      Funding and Budget  This project is funded by the J.L. Stanford Middle School  project budget.  See that project budget for status.    Percent of Budget Expended 100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,057,800   Remaining Contingency Balance $902,445   Percent of Changes 2.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 16, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012    Bid Opening May 3, 2013    Award of Contract (1) May 8, 2013    Notice to Proceed May 23, 2013    Substantial Completion August 16, 2013    Completion August 16, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Terman Middle School   Library Addition and Campus Improvements  A. PROJECT STATUS  Students occupied the new instructional spaces and  modernized buildings for the start of school in fall 2013.  The  cafetorium modernization was completed in October 2013.        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule in August 2013, except for the Cafetorium, which was completed in  November 2013.  The project has been completed within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,051,487  Other Funding $0  Total $13,051,487      Budget  Salaries and Benefits $4,153  Supplies $75,747  Contracts & Services $2,720,590  Construction & Equipment $10,246,249  Soft Costs Contingency $4,748  Total $13,051,487    Percent of Budget Expended 99.25%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $929,900   Remaining Contingency Balance $12,909   Percent of Changes 9.4%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Project Savings Realized = $261,484  Current Phase: Close‐out / Occupancy – November 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA September 1, 2011    Bid Opening December 6, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion October 31, 2013    Planned Occupancy November 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Duveneck Elementary School   New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS   The fence around the sod for the field area to establish  growth was removed on September 19, 2014.  All buildings  were substantially complete and occupied on August 11,  2014.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project has been completed within budget, and was occupied on August 5, 2014.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,277,534  Other Funding $0  Total $9,277,534    Budget  Salaries and Benefits $20,313  Supplies $0  Contracts & Services $2,098,650  Construction & Equipment $7,154,178  Soft Costs Contingency $4,393  Total $9,277,534    Percent of Budget Expended 98.82%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $703 ,772   Remaining Contingency Balance $304,029   Percent of Changes 5.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Realized Project Savings = $500,824  Current Phase: Close‐out/Occupancy –August 5, 2014   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010  BOE Approval January 11, 2011    Schematic Design (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Submit to DSA February 27, 2012     Approval by DSA December 10, 2012    Authorize to Bid (2) December 18 2012  BOE Approval January 15, 2013    Bid Opening February 28, 2013    Award of Contract (1) March 12, 2013    Notice to Proceed March 25, 2013    Substantial Completion July 31, 2014    Planned Occupancy August 5, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Fairmeadow Elementary School   New Classroom Building and Modernization   A. PROJECT STATUS  Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,656,720  Other Funding $0  Total $7,656,720    Budget  Salaries and Benefits $32,377  Supplies $98,962  Contracts & Services $1,992,932  Construction & Equipment $5,531,329  Soft Costs Contingency $1,120  Total $7,656,720    Percent of Budget Expended 98.83%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $642 ,300   Remaining Contingency Balance $186,122   Percent of Changes 7.1%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Realized Project Savings = $139,830  Current Phase:Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA April 18, 2011     Authorize to Bid (2) October 11, 2011  BOE Approval October 25, 2011    Approval by DSA November 14, 2011    Bid Opening December 5, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 3, 2012    Substantial Completion August 5, 2013    Planned Occupancy August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS   Move‐in to the new building and other existing classrooms  occurred in December 2011.  Students occupied the new  building on January 3, 2012.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Occupancy occurred on January 3, 2012.  Project completed on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $10,556,389  Other Funding $0  Total $10,556,389      Budget  Salaries and Benefits $7,461  Supplies $49,049  Contracts & Services $2,180,418  Construction & Equipment $8,319,461  Soft Costs Contingency $62,598  Total $10,556,389    Percent of Budget Expended 99.29%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $748,400   Remaining Contingency Balance $459,113   Percent of Changes 3.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Realized Project Savings = $41,481  Current Phase: Occupancy – January 3, 2012   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 19, 2010    Substantial Completion November 18, 2011    Planned Occupancy January 3, 2012    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Site Acquisition  525 San Antonio Rd   A. PROJECT STATUS  This site has been leased to Athena Academy.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The site has been leased to Athena Academy.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,500,000  Other Funding $0  Total $8,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $8,500,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $8,500,000    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: N/A    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Jordan Middle Schools ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS  The portables were installed and moved into for fall 2011.  DSA closeout received November 19, 2012.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed ahead of schedule and under budget.   Move in occurred on September 30, 2011.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $379,811  Other Funding $208,222  Total $488,033      Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $180,286  Construction & Equipment $306,983  Soft Costs Contingency $764  Total $488,033    Percent of Budget Expended 100%      Current Phase: Move‐in    Schedule:  Approval by DSA June 16, 2011    Authorize to Bid (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Bid Opening July 14, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed July 27, 2011    Substantial Completion September 20, 2011    Occupancy September 30, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air  conditioning units and cool roof coating in the summer 2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Project has been closed‐out.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,092,366  Other Funding $0  Total $2,092,366    Budget  Salaries and Benefits $1,919  Supplies $0  Contracts & Services $454,610  Construction & Equipment $1,612,946  Soft Costs Contingency $22,891  Total $2,092,366    Percent of Budget Expended 100%  Current Phase: Completed    Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA February 10, 2011    Authorize to Bid (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Bid Opening March 28, 2011    Award of Contract (1) April 8, 2011    Notice to Proceed April 11, 2011    Substantial Completion August 8, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS  Coulter Construction completed the work on the  relocated portables in August 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed on schedule and is currently in close‐out.              This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14    Current Phase: Occupancy ‐ August 11, 2011   Schedule:  Approval by DSA April 19, 2011  Jordan Project June 16, 2011     Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 1, 2011    Award of Contract (1) June 13, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 8, 2011    Planned Occupancy August 15, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS   Relocation of the portable was complete and occupied on August 8, 2011.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed ahead of schedule on August 8, 2011.                     This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14  Current Phase: Occupancy ‐ August 8, 2011   Schedule:  Architect Contract (2) February 15, 2011  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA March 3, 2011     Approval by DSA March 3, 2011    Authorize to Bid (2) May 11, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 14, 2011    Award of Contract (1) June 14, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 1, 2011    Planned Occupancy August 8, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 31   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System Installation  A. PROJECT STATUS  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist  systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries in April 2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,879,695  Other Funding $0  Total $1,879,695    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $275,488  Construction & Equipment $1,604,207  Soft Costs Contingency $0  Total $1,879,695    Percent of Budget Expended 100%    Current Phase: Complete ‐ May 15, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) November 9, 2010  BOE Approval November 23, 2010    Bid Opening February 25, 2011    Award of Contract (1) March 8, 2011    Notice to Proceed March 9, 2011    Completion May 15, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 32   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS  The fields were available for play on February 1, 2011, and  final change order negotiations completed on March 9,  2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,609,680  Other Funding $1,007,255  Total $3,616,935    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,506  Contracts & Services $698,293  Construction & Equipment $2,916,682  Soft Costs Contingency $454  Total $3,616,935     Percent of Budget Expended 100.0%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $269,300   Remaining Contingency Balance $230,579   Percent of Changes 1.5%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy – February 1, 2011   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 33   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS  This facility was available for instruction in January 2010. DSA  closeout received on July 18, 2011.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:   The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,065,128  Other Funding $0  Total $5,065,128    Budget  Salaries and Benefits $1,061  Supplies $88,985  Contracts & Services $984,783  Construction & Equipment $3,990,300  Soft Costs Contingency $0  Total $5,065,128    Percent of Budget Expended 100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $349,000   Remaining Contingency Balance $141,967   Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy – January 4, 2010   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 34   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS  This facility was available for use in July  2009.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,862,530  Other Funding $0  Total $4,862,530    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $647,169  Construction & Equipment $4,215,360  Soft Costs Contingency $0  Total $4,862,530    Percent of Budget Expended 100%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $389,887   Remaining Contingency Balance $195,148   Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy – June 15, 2009   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 35   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS  AEDIS presented recommended concept plans for each campus  to the Board of Education for approval on September 8, which  became the program documents for the new projects at each  campus.  These projects for pre‐design work have been closed,  and funds will be transferred to the program contingency on  June 14, 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been completed. Board approval received on September 8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $54,658  Other Funding $0  Total $54,658      Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $54,658  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $54,658    Percent of Budget Expended 100%    Current Phase: Complete    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 36   Technology Improvements   A. PROJECT STATUS   Equipment orders have arrived and were deployed to the various campuses for  use during the 2014/15 school year.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Equipment has been installed for the 2014/15 school year.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $10,485,054  Other Funding $0  Total $10,485,054    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $6,850,644  Contracts & Services $539,269  Construction & Equipment $3,095,142  Soft Costs Contingency $0  Total $10,485,054    Percent of Budget Expended 92.2%    Current Phase: N/A    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 37   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS  The Board of Education has put new development for  Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.  The board voted to terminate the  lease with Stratford School in June 2011. Discussions with  the Board on future plans for growth at the elementary  schools are ongoing.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS  The Board of Education (BOE) approved the master  plans for both high schools, and these projects have  been closed, with funds transferred to the  respective campus reserve funds.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Master planning effort complete.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $285,387  Other Funding $0  Total $285,387    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $285,387  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $285,387    Percent of Budget Expended 86.2%  Current Phase: Complete    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS  This project has been put on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Project is currently on hold.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $57,165  Other Funding $0  Total $57,165    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $57,165  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $57,165    Percent of Budget Expended 100%  Current Phase: On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010      Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A  Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings