Loading...
Monthly Reports 2015-01 (Jan) Page | 1           MONTHLY PROGRESS REPORT    Through  January 2015      Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     fs3|Hodges     Page | 2     TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report            Capital Projects     Gunn High School – Traffic Signal Replacement (Phase I‐ Improvements)  page 6    Gunn High School – Central Building Project      page 7    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 8    Palo Alto High School – Science Building Addition     page 9    Palo Alto High School – Indoor PE and Athletic Facilities    page 10     Palo Alto High School – Building 500 Renovation     page 11      Completed Capital Projects    Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  page 12  Gunn High School – New Gymnasium       page 13  Gunn High School – Existing Gymnasium Modernization    page 14  Gunn High School – E and K (L31 and MS) Buildings Renovation    page 15  Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 16  Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements    page 17  Palo Alto High School – New Classroom Building and Media Arts    page 18  Jordan Middle School        page 19  J.L. Stanford Middle School       page 20  J.L. Stanford Middle School – Landscape and Site Improvements    page 21  Terman Middle School        page 22  Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  page 23  Fairmeadow Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  page 24  Ohlone Elementary School        page 25  Property Acquisition – 525 San Antonio Rd       page 26  Jordan Middle School – Interim Classrooms      page 27  Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 28  J.L. Stanford Middle School – Interim Classrooms     page 29  Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 30  Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System page 31  Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 32  Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 33  Gunn High School – Aquatic Center       page 34  Middle School Pre‐Design        page 35  Technology          page 36    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 37  High School Master Plan        page 38  Hoover Elementary School        page 39  Elementary Classroom Improvements      page 40      Page | 3         EXECUTIVE SUMMARY    Gunn High School –Traffic Signal Replacement (Phase I ‐ Parking and Drop‐Off Improvements)  The Board awarded a contract to Columbia Electric for the traffic signal replacement project at Arastradero and  Miranda Ave.   The Notice of Award was issued to the contractor in December. Staff is coordinating the delivery of  the traffic signal pole from Grade‐tech to the site, which is pending resolution of their final change order.      Gunn High School – Central Building Project  A program change to the schematic design approval was approved by the Board of Education during the January 13,  2015 meeting. DLM has resumed design development drawings. The project will also fund some smaller summer  projects at Gunn to prepare for the commencement of this project, such as relocation of the trash/recycling center  and the custodial shed.     Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  Alten Construction completed waterproofing and backfill of the basement walls, and have begun structural steel  erection for the stage area and the southeaster portion of the building. Alten also excavated poured footings in the  southwestern portion of the building. Steel erection will continue in the stage and house areas of the Theater in  February.    Palo Alto High School – Science Building Addition   The project schedule has been suspended to coincide with completion of construction of the new gymnasium, due  to space constraints and access to the site. Design work will resume in the spring of 2015.    Palo Alto High School – Indoor PE and Athletic Facilities   Jeremiah Tolbert Architects has completed the bid set for pricing and has issued the drawings and specifications to  Vance Brown. Work on lease‐leaseback agreements and design services agreements has continued through January,  and staff hopes to have final negotiations complete in February. Vance Brown will begin soliciting trade contract bids  in March, in anticipation of seeking Board approval of the lease‐leaseback agreement and funding on April 21, 2015.    Palo Alto High School – Building 500 Renovation (Library)  DLM finalized schematic design plans and provided them to staff for budget review and will present their plans to  the FSC on February 17, 2015.  DLM and staff have met to review cost of the project, and have made adjustments to  the project materials and systems proposed to bring the project closer to the budget. DLM anticipates returning to  the BOE on March 24, 2015 for schematic design approval.    COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  The new Math and English Building was occupied by staff and students on August 15, 2013.  World Language Building  classrooms were occupied in February, 2013.    Gunn High School – New Gymnasium  The new gymnasium was occupied on June 7, 2013 and PE classes were held in the new gym on August 15, 2013.   The tennis courts were completed August 27, 2013.    Gunn High School – Existing Gymnasium Modernization  The modernized Bow gym was occupied by the campus on November 4, 2013.    Page | 4   Gunn High School – E and K (L‐31 and MS) Buildings Renovation  Students occupied E and K buildings on August 13, 2014, and the flex room in building E was occupied on September  15, 2014.    Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  The concessions building, track re‐surfacing, new ornamental fence, signage and entry lighting were completed for  the 2013 football season.    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements  All Trusty Builders completed the installation of the new windows on August 9, 2013.    Palo Alto High School – New Math/Social Sciences Building and Media Arts Building  Move in and occupancy of both buildings occurred in July 2014.  Taisei has completed their work, and contract  closeout is complete, with DSA closeout in progress.    Jordan Middle School  Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    J.L. Stanford Middle School  Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    J.L. Stanford Middle School – Landscape and Sitework Improvements    Scapes completed the project on schedule in the fall 2013.    Terman Middle School  Students occupied the new instructional spaces and modernized buildings in fall 2013.  The cafetorium  modernization was completed in October 2013.    Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  All buildings were substantially complete and occupied on August 11, 2014.     Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization   Students occupied all new and modernized buildings in fall 2013.    525 San Antonio Road – Site Acquisition  This site has been leased to Athena Academy.     Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Move‐in to the new building and other existing classrooms occurred in December 2011.  Students occupied the new  building on January 3, 2012.      Jordan Middle School ‐ Interim Classrooms  The portables were installed and moved into for fall 2011.  DSA closeout received November 19, 2012.    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air conditioning units and cool roof coating in the summer  2011.    J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  Coulter Construction completed the work on the relocated portables in August 2011.        Page | 5   Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  Relocation of the portable was complete and occupied on August 8, 2011.    Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries in April 2011.      Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and final change order negotiations completed on March 9,  2011.    Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout received on July 18, 2011.    Gunn High School – Aquatic Center   This facility was available for use in July 2009, and has been closed out with DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  These projects for pre‐design work have been closed.    Technology  Equipment orders have arrived and were deployed to the various campuses for use during the 2014/15 school year.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education has put new development for Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.      High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the master plans for both high schools, and these projects have been closed.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  This project has been put on hold until a growth plan is established for the elementary schools.      Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo  The project has been placed on hold pending further discussions with the BOE about elementary growth planning.     Board Items in January  January 13, 2015  Action 13 ‐ Approval of Program Change and Revised Schematic Design for the Central Building Project at Gunn High  School           A B C C / A B - C C / B A - B Measure A Fund Gunn High School - High School Master Plan 172,390 166,328 138,714 80% 27,614 83.40% 6,062 Gunn High School 1 - Aquatic Center 4,865,425 4,862,530 4,862,530 100% 0 100.00% 2,895 Gunn High School 2 - I.A Building 5,082,402 5,065,128 5,065,128 100% 0 100.00% 17,274 Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100% 0 100.00% 0 Gunn High School 4 - New classroom Buildings 25,035,201 24,770,703 24,758,488 99% 12,215 99.95% 264,498 Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 1,992,712 1,545,562 39% 447,150 77.56% 1,947,288 Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 12,914,800 12,460,603 12,322,776 95% 137,827 98.89% 454,197 Gunn High School 7- A/C 2,600,000 2,092,366 2,092,366 80% 0 100.00% 507,634 Gunn High School 8 - MS & L-31 Buildings 2,120,839 1,717,412 1,579,174 74% 138,238 91.95% 403,427 Gunn High School 9 - Central building 19,374,242 1,256,965 319,942 2% 937,023 25.45% 18,117,277 Gunn High School - Reserved 0 0 0 0% 0 0.00% 0 Palo Alto High Schools - High School Master Plan 172,999 167,759 161,616 93% 6,143 96.34% 5,240 Palo Alto High School 1 - Stadium Field 5,090,000 4,758,037 4,758,037 93% 0 100.00% 331,963 Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 2,609,680 2,609,680 2,609,680 100% 0 100.00% 0 Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 38,415,003 36,859,761 36,597,161 95% 262,600 99.29% 1,555,242 Palo Alto High School 4 - New Theater 29,370,049 27,796,385 6,189,870 21% 21,606,515 22.27% 1,573,664 Palo Alto High School 5 - Haymarket and Tower Admin. Building 1,499,999 1,260,933 1,260,933 84% 0 100.00% 239,066 Palo Alto High School 6- Science Addition 5,532,204 957,613 613,769 11% 343,844 64.09% 4,574,591 Paly 7- indoor phusical ed and athletic facilities 350,000 181,210 176,809 51% 4,401 97.57% 168,790 Paly 8 Library 9,350,000 147,525 39,025 0% 108,500 26.45% 9,202,475 Palo Alto High School - Reserved 9,124,443 0 0 0% 0 0.00% 9,124,443 Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 18,890 17,826 17,826 94% 0 100.00% 1,064 Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 600,342 488,033 488,033 81% 0 100.00% 112,309 Jordan Middle School 2- Improvements 19,891,564 19,147,213 18,767,474 94% 379,739 98.02% 744,351 J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,408 18,408 98% 0 100.00% 391 J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 422,500 422,500 95% 0 100.00% 24,344 J.L.S Middle School 2- Improvements 17,184,699 15,503,857 15,420,127 90% 83,730 99.46% 1,680,842 Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,423 18,423 98% 0 100.00% 376 Terman Middle School 1- Improvements 13,312,971 13,003,487 12,934,890 97% 68,597 99.47% 309,484 PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 98,480 92,290 64% 6,190 93.71% 46,520 Addison Elementary School 1-Phase I 21,267 21,267 21,267 100% 0 100.00% 0 Duveneck Elementary School 1-Phase I 9,778,358 9,562,590 8,892,534 91% 670,056 92.99% 215,768 Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 280,113 280,113 1%0 100.00% 21,898,431 Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 7,796,550 7,570,572 7,494,999 96% 75,573 99.00% 225,978 Hoover Elementary School 1-Phase I 70,550 57,165 57,165 81% 0 100.00%13,385 Ohlone Elementary School 1- Phase I 10,597,870 10,481,389 10,481,389 99% 0 100.00% 116,481 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements 2,004,889 1,879,695 1,879,695 94% 0 100.00% 125,194 Elementary Schools - Reserved 37,585,253 0 0 0% 0 0.00% 37,585,253 PAUSD - Program Management 12,657,031 10,958,164 9,733,124 77% 1,225,040 88.82% 1,698,867 PAUSD - Technology 10,485,054 9,672,952 9,669,912 92% 3,040 99.97% 812,102 PAUSD - Technology -Reserved 3,422,312 0 0 0% 0 0.00% 3,422,312 PAUSD - Reserved 6,043,535 0 0 0% 0 0.00% 6,043,535 525 San Antonio -Property Acquisition 8,500,000 8,500,000 8,500,000 100% 0 100.00% 0 Transfer out to Planned Maintenance Fund* 17,758,557 17,758,557 17,758,557 100% 0 100.00% 0 Bond Issuance Cost 2,530,220 2,530,220 2,530,220 100% 0 100.00% 0 Measure A Fund Total 380,693,351 257,120,337 230,576,302 26,544,035 123,573,014 * Planned Maintenance Fund Total 4,083,911 1,234,491 1,071,693 26% 162,798 2,849,420 *$17,758,557 transfer from Measure A fund to Planned Maintenance fund was done during FY 2013-14 .The budget for Planned maintenance fund will be increased about $2 M every year in 9 years. Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting System Palo Alto Unified School District Strong Schools Bond 1/31/2015 Percent of Expended Contract BalanceExpenditures Budget BalanceCommittedBudgetSchool Name - Project Name Percent of Budget Expended Page | 6   Gunn High School  Traffic Signal Replacement  Phase I – Parking and Drop‐off Improvements   A. PROJECT STATUS  The Board awarded a contract to Columbia Electric for the  traffic signal replacement project at Arastradero and  Miranda Ave.   The Notice of Award was issued to the  contractor in December. Staff is coordinating the delivery  of the traffic signal pole from Grade‐tech to the site, which  is pending resolution of their final change order.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The Miranda Ave. parking and drop‐off was phase one of a multi‐phase project for various parking and  drop off improvements. Future phases will be coordinated with the Central Building project, which will  develop a new drop off area and entry plaza in the main parking lot.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $919,858  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $100,302  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 39.23%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $121,380   Remaining Contingency Balance $121,380   Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:Signal Work ‐ Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 19, 2012  BOE Approval June 26, 2012    Schematic Design (2) December 18, 2012  BOE Approval January 15, 2013    Authorize to Bid (2) June 11, 2013  BOE Approval June18, 2013    Submit to DSA July 17, 2013     Approval by DSA October 2, 2013    Bid Opening November 12, 2013    Award of Contract (1) November 19, 2013    Notice to Proceed December 4, 2013    Substantial Completion August 15, 2014      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Gunn High School  Central Building Project  A. PROJECT STATUS    A program change to the schematic design approval was  approved by the Board of Education during the January  13, 2015 meeting. DLM has resumed design  development drawings. The project will also fund some  smaller summer projects at Gunn to prepare for the  commencement of this project, such as relocation of the  trash/recycling center and the custodial shed.           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:   DLM is proceeding with design development drawings.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $19,374,242  Other Funding $0  Total $19,374,242    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,237,823  Construction & Equipment $15,936,419  Soft Costs Contingency $200,000  Total $19,374,242    Percent of Budget Expended 1.65%      Current Phase:Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) February 25, 2014  BOE Approval March 11, 2014    Schematic Design (2) June 3, 2014  BOE Approval June 17, 2014  BOE Approval of Program Change December 9, 2014    Submit to DSA December 15, 2015*    Authorize to Bid (2) August 23, 2016*  BOE Approval September 13, 2016*     Approval by DSA August 1, 2016*    Bid Opening October 1, 2016*    Award of Contract (1) October 11, 2016*    Notice to Proceed November 1, 2016*    Substantial Completion March 15, 2018*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS  Alten Construction completed waterproofing and  backfill of the basement walls, and have begun  structural steel erection for the stage area and the  southeaster portion of the building. Alten also  excavated poured footings in the southwestern  portion of the building. Steel erection will continue in  the stage and house areas of the Theater in February.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:   Construction is proceeding within budget, with anticipated completion scheduled for March 1, 2016.           Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $29,370,049  Other Funding $0  Total $29,370,049    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $4,377,871  Construction & Equipment $24,845,000  Soft Costs Contingency $147,178  Total $29,370,049    Percent of Budget Expended 21.08%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $2,184,400   Remaining Contingency Balance $2,144,870   Percent of Changes 0.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (3) June 14, 2011  BOE Approval December 13, 2011  BOE Approval January 17, 2012    Submit to DSA March 28, 2013    Approval by DSA January 16, 2014    Authorize to Bid (2) January 14, 2014  BOE Approval January 28, 2014    Bid Opening May 13, 2014    Award of Contract (1) June 3, 2014    Notice to Proceed June 23, 2014    Substantial Completion March 1, 2016*    Planned Occupancy June 1, 2016*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Palo Alto High School  Science Building Addition    A. PROJECT STATUS   The project schedule has been suspended to coincide with  completion of construction of the new gymnasium, due to  space constraints and access to the site. Design work will  resume in the spring of 2015.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Design development will resume in spring of 2015.  Construction will not begin until after completion of  the Gymnasium project.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,532,204  Other Funding $0  Total $5,532,204    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $60,309  Contracts & Services $842,825  Construction & Equipment $4,628,294  Soft Costs Contingency $776  Total $5,532,204    Percent of Budget Expended 11.09%      Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) March 12, 2013  BOE Approval March 19, 2013    Conceptual Design (2) March 12, 2013  BOE Approval March 19, 2013    Schematic Design (2) September 10, 2013  BOE Approval October 8, 2013    Submit to DSA June 15, 2015*    Authorize to Bid (2) February 2, 2016*  BOE Approval February 19, 2016*    Approval by DSA March 15, 2016*    Bid Opening May 30, 2016*    Award of Contract (1) June 15, 2016*    Notice to Proceed July 1, 2016*    Substantial Completion August 1, 2017*    Planned Occupancy August 15, 2017*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Palo Alto High School  Indoor PE and Athletic Facilities     A. PROJECT STATUS   Jeremiah Tolbert Architects has completed the bid set  for pricing and has issued the drawings and  specifications to Vance Brown. Work on lease‐leaseback  agreements and design services agreements has  continued through January, and staff hopes to have final  negotiations complete in February. Vance Brown will  begin soliciting trade contract bids in March, in  anticipation of seeking Board approval of the lease‐ leaseback agreement and funding on April 21, 2015.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Vance Brown will solicit bids in March 2015, with presentation to the Board of Education scheduled for  April 21, 2015.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $350,000  Other Funding $0  Total $350,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $225,000  Construction & Equipment $125,000  Soft Costs Contingency $0  Total $350,000    Percent of Budget Expended 50.52%      Current Phase:Bidding    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) March 12, 2013  BOE Approval March 19, 2013    Schematic Design (2) September 10, 2013  BOE Approval October 8, 2013    Submit to DSA December 4, 2013  Re‐Submit to DSA January 27, 2014    Approval by DSA September 22, 2014    Lease Leaseback Agreement (1) April 21, 2015*    Award of LLB Contract (1) May 12, 2015*    Notice to Proceed June 1, 2015*    Substantial Completion December 1, 2016*    Planned Occupancy January 1, 2017*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Palo Alto High School   Building 500 Renovation (Library)    A. PROJECT STATUS   DLM finalized schematic design plans and provided them  to staff for budget review and will present their plans to  the FSC on February 17, 2015.  DLM and staff have met to  review cost of the project, and have made adjustments to  the project materials and systems proposed to bring the  project closer to the budget. DLM anticipates returning to  the BOE on March 24, 2015 for schematic design approval.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.8    D. PROJECT OVERVIEW:   Schematic design presentation to the Board of Education scheduled for March 24, 2015.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,350,000  Other Funding $0  Total $9,350,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,886,000  Construction & Equipment $7,344,000  Soft Costs Contingency $120,000  Total $9,350,000    Percent of Budget Expended 0.42%      Current Phase:Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) September 23, 2014  BOE Approval October 14, 2014    Schematic Design (2) March 10, 2015*  BOE Approval March 24, 2015*    Submit to DSA July 20, 2015*    Authorize to Bid (2) March 8, 2016*  BOE Approval March 22, 2016*    Approval by DSA February 27, 2016*    Award of Contract (1) May 1, 2016*    Notice to Proceed May26, 2016*    Substantial Completion July 1, 2017*    Planned Occupancy August 15, 2017*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Gunn High School   New Classroom Buildings A & B   A. PROJECT STATUS    The new Math and English Building was occupied by staff and  students on August 15, 2013.  World Language Building classrooms  have been in use since February, 2013.                         B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:   The World Languages building move‐in occurred on February 8, 2013, and was occupied with staff and  students on February 11, 2013.  The Math & English building move‐in occurred on July 15, 2013, and was  occupied with staff and students on August 15, 2013.  The project was completed within budget.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $25,035,201  Other Funding $0  Total $25,035,201    Budget  Salaries and Benefits $24,948  Supplies $308,194  Contracts & Services $3,789,909  Construction & Equipment $20,911,873  Soft Costs Contingency $277  Total $25,035,201    Percent of Budget Expended 98.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $ 1,763,200   Remaining Contingency Balance $ 126,231   Percent of Changes 9.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy – August 15, 2013    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 22, 2011    Notice to Proceed August 24, 2011    Substantial Completion July 15, 2013    Planned Occupancy August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   Gunn High School   New Gymnasium   A. PROJECT STATUS    The new gymnasium was occupied on June 7, 2013 and PE  classes were held in the new gym on August 15, 2013.  The  tennis courts surfacing and striping was installed and completed  August 27, 2013.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The new gym was occupied on June 7, 2013.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,914,800  Other Funding $0  Total $12,914,800    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $19,706  Contracts & Services $2,461,402  Construction & Equipment $10,400,737  Soft Costs Contingency $32,955  Total $12,914,800    Percent of Budget Expended 95.42%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $834,700   Remaining Contingency Balance $7,909   Percent of Changes 9.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy – June 7, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed August 1, 2011    Substantial Completion May 1, 2013    Planned Occupancy June 7, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   Gunn High School   Existing Gymnasium Modernization  A. PROJECT STATUS    The modernized Bow gym was occupied by the campus on  November 4, 2013.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The project was completed on‐schedule and within budget. Occupancy by the school occurred on  November 12, 2013.      Funding and Budget  This project is funded by the New Gymnasium project  budget.  See that project budget for status.    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $99,800   Remaining Contingency Balance $51,455   Percent of Changes 4.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:Close‐out / Occupancy – November 12, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) February 12, 2013  BOE Approval February 26, 2013    Approval by DSA January 23, 2013    Bid Opening April 2, 2013    Award of Contract (1) April 9, 2013    Notice to Proceed May 31, 2013    Substantial Completion October 28, 2013    Planned Occupancy November 12, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   Gunn High School   E and K (MS and L‐31) Buildings Renovation   A. PROJECT STATUS    Students occupied E and K buildings on August 13,  2014, and the flex room in building E was occupied  on September 15, 2014.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   Construction was completed on schedule and within budget.  Occupancy took place on August 13, 2014.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,120,839  Other Funding $0  Total $2,120,839    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $428,000  Construction & Equipment $1,690,552  Soft Costs Contingency $2,287  Total $2,120,839    Percent of Budget Expended 74.46%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $122,800   Remaining Contingency Balance $114,946   Percent of Changes 1.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:      Close‐out/Occupancy – August 15, 2014   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) June 11, 2013  BOE Approval June 18, 2013    Submit to DSA November 25, 2013    Authorize to Bid (2) March 25, 2014  BOE Approval April 22, 2014    Approval by DSA March 27, 2014    Bid Opening April 29, 2014    Award of Contract (1) May 20, 2014    Notice to Proceed May 27, 2014    Substantial Completion August 11, 2014    Planned Occupancy August 15, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   Palo Alto High School   Athletic Stadium Improvements   A. PROJECT STATUS    The concessions building, track re‐surfacing, new ornamental  fence, signage and entry lighting were completed for the Fall  2013 football season.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The ornamental fence was completed on schedule in August 2013.  The concessions building was  occupied September 10, 2012.  The bleacher replacement work was completed on schedule in June 2013.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,090,000  Other Funding $0  Total $5,090,000    Budget  Salaries and Benefits $882  Supplies $2,746  Contracts & Services $818,716  Construction & Equipment $4,267,656  Soft Costs Contingency $0  Total $5,090,000    Percent of Budget Expended 93.5%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $310,200   Remaining Contingency Balance $225,587   Percent of Changes 2.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 1, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Submit to DSA April 4, 2011    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA July 26, 2011     Bid Opening December 1, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 4, 2012    Substantial Completion ‐ Concession  August 31, 2012  Planned Occupancy ‐ Concessions September 10, 2012  Bleachers March 31, 2013  Fence Completion August 1, 2013  * Anticipated Dates – Subject to Change  ()Denotesnumberof Boardof EducationReadings Page | 17   Palo Alto High School  Haymarket and Tower Building Improvements     A. PROJECT STATUS     All Trusty Builders completed the installation of the new  windows on August 9, 2013, on schedule and within  budget.      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,500,000  Other Funding $0  Total $1,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $62,844  Contracts & Services $179,000  Construction & Equipment $1,258,159  Soft Costs Contingency $0  Total $1,500,000    Percent of Budget Expended 84.1%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $39,200   Remaining Contingency Balance $33,930   Percent of Changes 1.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 9, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA May 25, 2012    Authorize to Bid (2) April 24, 2012  BOE Approval May 6, 2012    Approval by DSA August 24, 2012    Bid Opening January 17, 2013    Award of Contract (1) January 29, 2013    Notice to Proceed February 21, 2013    Substantial Completion August 9, 2013      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Palo Alto High School   Classroom Building and Media Arts   A. PROJECT STATUS     Move in and occupancy of both buildings occurred in July  2014.  Taisei has completed their work, and contract  closeout is complete.                             B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Furniture installation and occupancy of the Media Arts and Math/Social Sciences buildings completed.   Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $38,415,001  Other Funding $0  Total $38,415,001    Budget  Salaries and Benefits $18,448  Supplies $1,325,333  Contracts & Services $7,261,915  Construction & Equipment $29,713,481  Soft Costs Contingency $95,826  Total $38,415,001    Percent of Budget Expended 95.27%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $2,515,000   Remaining Contingency Balance $85,252   Percent of Changes 9.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:Close‐out/ Occupancy –August 1, 2014    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA April 28, 2011    Bid Opening June 30, 2011    Award of Contract (1) July 12, 2011    Notice to Proceed August 4, 2011    Substantial Completion April 15, 2014    Planned Occupancy August 1, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Jordan Middle School   Classroom Wing, Cafetorium and   Campus Improvements  A. PROJECT STATUS    Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project was completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $19,891,564  Other Funding $0  Total $19,891,564    Budget  Salaries and Benefits $6,111  Supplies $86,265  Contracts & Services $3,723,370  Construction & Equipment $16,007,031  Soft Costs Contingency $68,787  Total $19,891,564    Percent of Budget Expended 94.35%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,398,700   Remaining Contingency Balance $847,769   Percent of Changes 4.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010     Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA October 5, 2011    Bid Opening December 8, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 1, 2013    Planned Occupancy August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   J.L. Stanford Middle School Classroom Wing and Campus Improvements  A. PROJECT STATUS     Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $8,879  Supplies $144,790  Contracts & Services $3,545,843  Construction & Equipment $13,485,187  Soft Costs Contingency $0  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 89.73%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,057,800   Remaining Contingency Balance $902,445   Percent of Changes 2.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012    Bid Opening May 3, 2012    Award of Contract (1) May 8, 2012    Notice to Proceed May 30, 2012    Substantial Completion August 7, 2013    Planned Occupancy August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   J.L. Stanford Middle School   Landscape and Site Improvements    A. PROJECT STATUS     Scapes completed the project on schedule in the fall 2013.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.    Funding and Budget  This project is funded by the J.L. Stanford Middle School  project budget.  See that project budget for status.    Percent of Budget Expended 89.73%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,057,800   Remaining Contingency Balance $902,445   Percent of Changes 2.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out / Occupancy – August 16, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012    Bid Opening May 3, 2013    Award of Contract (1) May 8, 2013    Notice to Proceed May 23, 2013    Substantial Completion August 16, 2013    Completion August 16, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Terman Middle School   Library Addition and Campus Improvements  A. PROJECT STATUS    Students occupied the new instructional spaces and  modernized buildings for the start of school in fall 2013.  The  cafetorium modernization was completed in October 2013.        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule in August 2013, except for the Cafetorium, which was completed in  November 2013.  The project has been completed within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,312,971  Other Funding $0  Total $13,312,971    Budget  Salaries and Benefits $4,153  Supplies $75,747  Contracts & Services $2,720,590  Construction & Equipment $10,507,733  Soft Costs Contingency $4,748  Total $13,312,971    Percent of Budget Expended 97.16%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $929,900   Remaining Contingency Balance $12,909   Percent of Changes 9.4%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out / Occupancy – November 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA September 1, 2011    Bid Opening December 6, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion October 31, 2013    Planned Occupancy November 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Duveneck Elementary School   New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS     The fence around the sod for the field area to establish  growth was removed on September 19, 2014.  All buildings  were substantially complete and occupied on August 11,  2014.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project has been completed within budget, and was occupied on August 5, 2014.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,778,358  Other Funding $0  Total $9,778,358    Budget  Salaries and Benefits $20,313  Supplies $0  Contracts & Services $2,098,650  Construction & Equipment $7,655,002  Soft Costs Contingency $4,393  Total $9,778,358    Percent of Budget Expended 90.94%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $703 ,772   Remaining Contingency Balance $304,029   Percent of Changes 5.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out/Occupancy –August 5, 2014   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010  BOE Approval January 11, 2011    Schematic Design (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Submit to DSA February 27, 2012     Approval by DSA December 10, 2012    Authorize to Bid (2) December 18 2012  BOE Approval January 15, 2013    Bid Opening February 28, 2013    Award of Contract (1) March 12, 2013    Notice to Proceed March 25, 2013    Substantial Completion July 31, 2014    Planned Occupancy August 5, 2014    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Fairmeadow Elementary School   New Classroom Building and Modernization   A. PROJECT STATUS    Students occupied all new and modernized buildings for  the start of school in fall 2013.      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project completed on schedule and within budget.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,796,550  Other Funding $0  Total $7,796,550    Budget  Salaries and Benefits $32,377  Supplies $98,962  Contracts & Services $1,992,932  Construction & Equipment $5,671,159  Soft Costs Contingency $1,120  Total $7,796,550    Percent of Budget Expended 96.13%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $642 ,300   Remaining Contingency Balance $186,122   Percent of Changes 7.1%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase:Close‐out / Occupancy – August 15, 2013   Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA April 18, 2011     Authorize to Bid (2) October 11, 2011  BOE Approval October 25, 2011    Approval by DSA November 14, 2011    Bid Opening December 5, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 3, 2012    Substantial Completion August 5, 2013    Planned Occupancy August 15, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS     Move‐in to the new building and other existing classrooms  occurred in December 2011.  Students occupied the new  building on January 3, 2012.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Occupancy occurred on January 3, 2012.  Project completed on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $10,597,870  Other Funding $0  Total $10,597,870    Budget  Salaries and Benefits $7,461  Supplies $49,049  Contracts & Services $2,180,418  Construction & Equipment $8,360,942  Soft Costs Contingency $62,598  Total $10,597,870    Percent of Budget Expended 98.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $748,400   Remaining Contingency Balance $459,113   Percent of Changes 3.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy – January 3, 2012   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 19, 2010    Substantial Completion November 18, 2011    Planned Occupancy January 3, 2012    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Site Acquisition  525 San Antonio Rd   A. PROJECT STATUS    This site has been leased to Athena Academy.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The site has been leased to Athena Academy.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,500,000  Other Funding $0  Total $8,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $8,500,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $8,500,000    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: N/A    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Jordan Middle Schools ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    The portables were installed and moved into for fall 2011.  DSA closeout received November 19, 2012.                               B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed ahead of schedule and under budget.   Move in occurred on September 30, 2011.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $392,120  Other Funding $208,222  Total $600,342    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $180,286  Construction & Equipment $419,292  Soft Costs Contingency $764  Total $600,342    Percent of Budget Expended 81.29%*    *Budget previously expended     Current Phase: Move‐in    Schedule:  Approval by DSA June 16, 2011    Authorize to Bid (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Bid Opening July 14, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed July 27, 2011    Substantial Completion September 20, 2011    Occupancy September 30, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services Inc. completed the installation of air  conditioning units and cool roof coating in the summer 2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Project has been closed‐out.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $1,919  Supplies $0  Contracts & Services $454,610  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $22,891  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 80.5%  Current Phase: Completed    Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA February 10, 2011    Authorize to Bid (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Bid Opening March 28, 2011    Award of Contract (1) April 8, 2011    Notice to Proceed April 11, 2011    Substantial Completion August 8, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction completed the work on the  relocated portables in August 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed on schedule and is currently in close‐out.            This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14    Current Phase: Occupancy ‐ August 11, 2011   Schedule:  Approval by DSA April 19, 2011  Jordan Project June 16, 2011     Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 1, 2011    Award of Contract (1) June 13, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 8, 2011    Planned Occupancy August 15, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS     Relocation of the portable was complete and occupied on August 8, 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed ahead of schedule on August 8, 2011.               This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14  Current Phase: Occupancy ‐ August 8, 2011   Schedule:  Architect Contract (2) February 15, 2011  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA March 3, 2011     Approval by DSA March 3, 2011    Authorize to Bid (2) May 11, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 14, 2011    Award of Contract (1) June 14, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 1, 2011    Planned Occupancy August 8, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 31   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System  Installation  A. PROJECT STATUS    Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist  systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries in April 2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $275,488  Construction & Equipment $1,729,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.76%    Current Phase: Complete ‐ May 15, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) November 9, 2010  BOE Approval November 23, 2010    Bid Opening February 25, 2011    Award of Contract (1) March 8, 2011    Notice to Proceed March 9, 2011    Completion May 15, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 32   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS    The fields were available for play on February 1, 2011, and final  change order negotiations completed on March 9, 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,609,680  Other Funding $1,007,255  Total $3,616,935    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,506  Contracts & Services $698,293  Construction & Equipment $2,916,682  Soft Costs Contingency $454  Total $3,616,935     Percent of Budget Expended 100.0%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $269,300   Remaining Contingency Balance $230,579   Percent of Changes 1.5%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy – February 1, 2011   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 33   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    This facility was available for instruction in January 2010. DSA  closeout received on July 18, 2011.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:   The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,082,402  Other Funding $0  Total $5,082,402    Budget  Salaries and Benefits $1,061  Supplies $88,985  Contracts & Services $1,002,057  Construction & Equipment $3,990,300  Soft Costs Contingency $0  Total $5,082,402    Percent of Budget Expended 99.7%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $349,000   Remaining Contingency Balance $141,967   Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy – January 4, 2010   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 34   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS  This facility was available for use in July  2009.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,865,423  Other Funding $0  Total $4,865,423    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $647,169  Construction & Equipment $4,218,253  Soft Costs Contingency $0  Total $4,865,423    Percent of Budget Expended 99.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $389,887   Remaining Contingency Balance $195,148   Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy – June 15, 2009   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 35   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education for approval on September 8, which became the  program documents for the new projects at each campus.  These  projects for pre‐design work have been closed, and funds will be  transferred to the program contingency on June 14, 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been completed. Board approval received on September 8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $56,488  Other Funding $0  Total $56,488    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $56,488  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $56,488    Percent of Budget Expended 97.8%    Current Phase: Complete    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 36   Technology Improvements   A. PROJECT STATUS     Equipment orders have arrived and were deployed to the various campuses for  use during the 2014/15 school year.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Equipment has been installed for the 2014/15 school year.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $10,485,054  Other Funding $0  Total $10,485,054    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $6,850,644  Contracts & Services $539,269  Construction & Equipment $3,095,142  Soft Costs Contingency $0  Total $10,485,054    Percent of Budget Expended 92.2%    Current Phase: N/A    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 37   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education has put new development for Garland on  hold until a growth plan is established for the elementary schools.   The board voted to terminate the lease with Stratford School in  June 2011. Discussions with the Board on future plans for growth at  the elementary schools are ongoing.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 38   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the master plans  for both high schools, and these projects have been closed,  with funds transferred to the respective campus reserve  funds.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Master planning effort complete.              Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $285,387  Other Funding $0  Total $285,387    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $285,387  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $285,387    Percent of Budget Expended 86.2%  Current Phase: Complete    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 39     Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    This project has been put on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Project is currently on hold.              Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $70,550  Other Funding $0  Total $70,550    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $70,550  Construction & Equipment $60  Soft Costs Contingency $0  Total $70,550    Percent of Budget Expended 81.0%  Current Phase: On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010      Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A  Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 40     Elementary Classroom Improvements  A. PROJECT STATUS    The project has been placed on hold pending further  discussions with the BOE about elementary growth  planning.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been placed on hold.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $275,488  Construction & Equipment $1,729,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.9%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010  BOE Approval December 7, 2010    Submit to DSA December 23, 2010     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings