Loading...
Monthly Reports 2013-05 (May) Page | 1   MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  May 2013      Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     fs3Hodges  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report            Capital Projects     Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  page 6    Gunn High School – Phase I ‐ Parking and Drop‐off Sitework Improvement  page 7    Gunn High School – New Gymnasium       page 8    Gunn High School – Existing Gymnasium Modernization    page 9    Gunn High School – L31 and MS Buildings Renovation    page 10    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 11    Palo Alto High School – New Classroom Building and Media Arts    page 12    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 13    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements    page 14    Palo Alto High School – Science Building Addition     Page 15    Jordan Middle School        page 16    J.L. Stanford Middle School       page 17    J.L. Stanford Middle School – Landscape and Site Improvements    page 18    Terman Middle School        page 19     Fairmeadow Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  page 20    Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  page 21    Technology          page 22    Completed Capital Projects    Ohlone Elementary School        page 23  Property Acquisition – 525 San Antonio Rd       page 24  Jordan Middle School – Interim Classrooms      page 25  Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 26  J.L. Stanford Middle School – Interim Classrooms     page 27  Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 28  Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System page 29  Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 30  Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 31  Gunn High School – Aquatic Center       page 32  Middle School Pre‐Design        page 33    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 34  High School Master Plan        page 35  Hoover Elementary School        page 36  Elementary Classroom Improvements      page 37  Appendix  Exhibit A – Bond Project List    Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  BRCO Constructors are working on interior finishes of the new Math and English building.  Move‐in is scheduled for  July 15, 2013.  At the World Language Building, classrooms have been in use since February, 2013.    Gunn High School – Phase I ‐ Parking and Drop‐off Sitework Improvement  DLM continued updating the design with refinements provided from the City of Palo Alto and the County of Santa  Clara for off‐site work at Miranda Ave intersection.  Construction may commence after the completion of the  classroom building project and the portables on this side of campus are vacated.    Gunn High School – New Gymnasium  S.J. Amoroso (SJA) continued to work to wrap up construction and is anticipated to turn over the building for  school use in June 2013.  Occupancy anticipated in early June, 2013.    Gunn High School – Existing Gymnasium Modernization  Romkon Inc. was awarded a contract to perform the modernization work on the existing gym.  Romkon is  scheduled to commence demolition in June, 2013, when school dismissed for summer break.     Gunn High School – L‐31 and MS Buildings Renovation  DLM is scheduled to present schematic plans to the BOE on June 11, 2013 for approval.  Minor improvements are  planned to occur this summer for the programs located in the MS building including interior access to a restroom  and interior offices.    Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  Taisei (TCC) continued to work on punchlist corrections, including the installation of emergency lighting.  Also, as  part of the overall project, the track resurfacing to start in early June, 2013 and the ornamental fence panels were  installed.    Palo Alto High School – New Classroom Building and Media Arts Building  TCC continued interior and exterior work of at the new Math/Social Sciences building.  At the Media Arts building,  the contractor continued exterior work and installation of interior drywall.      Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  DSA review on the March 29, 2013 plans continues.  This project will be bid after completion of the new Classroom  and Media Arts buildings.    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements   All Trusty Builders are scheduled to commence demolition of the existing windows in June, 2013, after school  dismisses for summer break.  This project is moving on schedule.    Palo Alto High School – Science Building Addtion   DLM presented an exterior option to the FSC on May 15, 2013.  After discussion with the FSC it was determined  that DLM would continue to refine the exterior design and return for discussion in early June 2013.       Jordan Middle School  SJA are scheduled to commence work on the modernization of F, H, J and K wings once school dismisses for  summer break.  Modernization work continued in G‐wing, the science building and M wing, the new art  classrooms.  Occupancy of these buildings is anticipated in early August 2013.        Page | 4   J.L. Stanford Middle School  Sausal Corporation continued work on the new two‐story classroom building with interior finishes.  Modernization  work in the science building, gymnasium and administration building commenced on June 3, 2013.  Work will  continue through the summer with occupancy anticipated in August 2013.    J.L. Stanford Middle School – Landscape and Sitework Improvements  Scapes, Inc. was awarded a contract on May 8, 2013 and is anticipated to start demolition June 3, 2013, once  school dismisses for summer break.  The project is anticipated to be complete in August 2013.    Terman Middle School  Hagensen Pacific continued work at the new Library for move‐in anticipated on June 25, 2013.  Summer  modernization work scheduled to commence in B, G, H and J wings once school dismisses for summer break.   Project completion anticipated in August 2013.    Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Best Contracting Services (BCS) continued installation of casework, lighting and finishes in the new classroom  building.  Modernization work in buildings A and D, and sitework are scheduled to commence on June 3, 2013.  The  new building occupancy and project completion is anticipated in August 2013.     Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  Alpha Bay Builders continued to prepare the building pads for buildings 1, 2 and 3.  The concrete pour for building  2 was completed and modernization work to commence on June 3, 2013 with casework and plumbing upgrades in  buildings A and D.      Technology  Installation of exterior wireless antennas and repeaters for Palo Alto High School has commenced.  Each campus  will be scheduled to receive exterior wireless antennas and repeaters after the high schools are complete.      COMPLETED CAPITAL PROJECTS   525 San Antonio Road – Site Acquisition  This site has been leased to Athena Academy.     Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Move‐in to the new building and other existing classrooms occurred in December 2011.  Students occupied the  new building on January 3, 2012.      Jordan Middle School ‐ Interim Classrooms  The portables were installed and moved into for fall 2011.  DSA closeout received November 19, 2012.    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air conditioning units and cool roof coating in the  summer 2011.    J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  Coulter Construction completed the work on the relocated portables in August 2011.      Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  Relocation of the portable was complete and occupied on August 8, 2011.        Page | 5   Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries in April 2011.      Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and final change order negotiations completed on March 9,  2011.    Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout received on July 18, 2011.    Gunn High School – Aquatic Center   This facility was available for use in July 2009, and has been closed out with DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education for approval on  September 8, which became the program documents for the new projects at each campus.  These projects for pre‐ design work have been closed, and funds were transferred to the program contingency on June 14, 2011.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education has put new development for Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.  The board voted to terminate the lease with Stratford School in June 2011. Discussions with  the Board on future plans for growth at the elementary schools are ongoing.    High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the master plans for both high schools, and these projects have been  closed, with funds transferred to the respective campus reserve funds.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  This project has been put on hold until a growth plan is established for the elementary schools.      Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo  The project has been placed on hold pending further discussions with the BOE about elementary growth planning.        Board Actions in May  May 7, 2013  Consent 4 – Appropriation of Strong School Bond Funds    Action 19 – Award of the Contract for Construction of the J.L. Stanford Middle School Landscape and Site  Improvements Project    May 28, 2013  Consent 6 – Approval of Strong Schools Bond Change Orders    Action 26 – Authorization to Award a Contract for Resurfacing of the Palo Alto High School Stadium Track       ABCC / AB - CC / BA - BGunn High School - High School Master Plan 172,390 166,328 124,545 72.2%41,783 74.88%6,062Gunn High School 1 - Aquatic Center 4,865,425 4,862,530 4,862,530 99.9%0 100.00%2,895Gunn High School 2 - I.A Building5,082,402 5,060,578 5,059,213 99.5%1,365 99.97%21,824Gunn High School 3 - AD2- close out5,7775,7775,777 100.0%0 100.00%0Gunn High School 4 - New classroom Buildings25,035,201 24,357,554 20,149,027 80.5%4,208,527 82.72% 677,647Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements3,940,000 460,991 165,018 4.2%295,973 35.80% 3,479,009Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium12,914,800 11,294,013 9,933,747 76.9%1,360,266 87.96% 1,620,787Gunn High School 7- A/C2,600,000 2,103,866 2,102,366 80.9%1,500 99.93% 496,134Gunn High School 8 - MS & L-31 Buildings2,120,83900 0.0%0 0.00% 2,120,839Gunn High School - Reserved19,374,24200 0.0%0 0.00% 19,374,242Palo Alto High Schools - High School Master Plan172,999 167,759 150,276 86.9%17,483 89.58%5,240Palo Alto High School 1 - Stadium Field5,090,000 4,867,823 4,331,443 85.1%536,380 88.98% 222,177Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund)2,609,680 2,609,680 2,609,680 100.0%0 100.00%0Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building37,140,001 33,796,002 25,664,968 69.1%8,131,034 75.94% 3,343,999Palo Alto High School 4 - New Theater24,395,049 1,696,062 1,157,832 4.7%538,230 68.27% 22,698,987Palo Alto High School 5 - Haymarket and Tower Admin. Building1,499,999 1,160,015 457,574 30.5%702,441 39.45% 339,984Palo Alto High School 6- Science Addition5,532,204 191,0480 0.0%191,048 0.00% 5,341,156Palo Alto High School - Reserved25,074,44300 0.0%0 0.00% 25,074,443Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design18,890 18,89017,826 94.4%1,064 94.37%0Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms600,342 464,456 461,330 76.8%3,126 99.33% 135,886Jordan Middle School 2- Improvements19,891,564 18,951,052 14,640,231 73.6%4,310,821 77.25% 940,512J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design18,799 18,79918,408 97.9%391 97.92%0J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 400,612 398,788 89.2%1,824 99.54%46,232 J.L.S Middle School 2- Improvements17,184,699 15,421,770 9,829,659 57.2%5,592,111 63.74% 1,762,929Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design18,799 18,79918,423 98.0%376 98.00%0Terman Middle School 1- Improvements13,312,971 12,864,353 10,564,393 79.4%2,299,960 82.12% 448,618PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan145,000 98,48089,820 61.9%8,660 91.21%46,520Addison Elementary School 1-Phase I21,267 21,26721,267 100.0%0 100.00%0Duveneck Elementary School 1-Phase I11,088,759 10,513,038 1,959,514 17.7%8,553,524 18.64% 575,721Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,113 1.3%1,166 99.59% 21,897,265Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,543,750 9,125,281 5,605,255 58.7%3,520,026 61.43% 418,469Hoover Elementary School 1-Phase I70,550 70,55057,165 81.0%13,385 81.03%0Ohlone Elementary School 1- Phase I 10,597,870 10,577,255 10,459,277 98.7%117,978 98.88%20,615Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements2,004,889 1,881,619 1,881,619 93.9%0 100.00% 123,270Elementary Schools - Reserved34,527,65200 0.0%0 0.00% 34,527,652PAUSD - Program Management8,481,934 6,700,641 6,140,629 72.4%560,012 91.64% 1,781,293PAUSD - Technology 9,361,656 8,107,428 8,055,863 86.1%51,565 99.36% 1,254,228PAUSD - Technology -Reserved4,545,71000 0.0%0 0.00% 4,545,710PAUSD - Reserved6,055,69700 0.0%0 0.00% 6,055,697525 San Antonio -Property Acquisition8,500,000 8,500,000 8,500,000 100.0%0 100.00%0Bond Issuance Cost2,168,731 2,168,731 2,168,731 100.0%0 100.00%0Total358,410,368 199,004,325 157,942,30641,062,019159,406,043Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting SystemExpenditures Budget BalanceCommittedBudgetSchool Name - Project NamePercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond5/31/2013Percent of ExpendedContract Balance Page | 6   Gunn High School   New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    BRCO Constructors are working on interior finishes of the new Math and  English building.  Move‐in is scheduled for July 15, 2013.  At the World  Language Building, classrooms have been in use since February, 2013.                           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:   The World Languages building move‐in occurred on February 8, 2013, and was occupied with staff and  students on February 11, 2013.  The Math & English building occupancy is on schedule. The project is  currently within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $25,035,201  Other Funding $0  Total $25,035,201    Budget  Salaries and Benefits $13,253  Supplies $0  Contracts & Services $4,466,982  Construction & Equipment $20,482,302  Soft Costs Contingency $72,664  Total $25,035,201    Percent of Budget Expended 80.5%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $ 1,763,200   Remaining Contingency Balance $ 1,579,878   Percent of Changes 10.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 22, 2011    Notice to Proceed August 24, 2011    Substantial Completion July 15, 2013*    Planned Occupancy August 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Gunn High School  Phase I – Parking and Drop‐off Sitework Improvement   A. PROJECT STATUS    DLM continued updating the design with refinements provided  from the City of Palo Alto and the County of Santa Clara for off‐ site work at Miranda Ave intersection.  Construction may  commence after the completion of the classroom building project  and the portables on this side of campus are vacated.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:   Phase I, Miranda Ave. parking and drop‐off BOE authorization to bid anticipated June 18, 2013.  Plans will  be submitted to DSA in July 2013.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 4.2%  Current Phase:Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 19, 2012  BOE Approval June 26, 2012    Schematic Design (2) December 18, 2012  BOE Approval January 15, 2013    Authorize to Bid (2) June 11, 2013  BOE Approval June18, 2013    Submit to DSA July 3, 2013*     Approval by DSA August 1, 2013*    Bid Opening September 30, 2013*    Award of Contract (1) October 9, 2013*    Notice to Proceed October 19, 2013*    Substantial Completion February 28, 2014*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School   New Gymnasium   A. PROJECT STATUS    S.J. Amoroso (SJA) continued to work to wrap up construction and is  anticipated to turn over the building for school use in June 2013.   Occupancy anticipated in early June, 2013.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The project move‐in has been pushed back, with occupancy of the gym received on June 7, 2013.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,914,800  Other Funding $0  Total $12,914,800    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,001  Contracts & Services $2,677,293  Construction & Equipment $10,158,210  Soft Costs Contingency $78,296  Total $12,914,800    Percent of Budget Expended 76.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $834,700   Remaining Contingency Balance $554,484   Percent of Changes 3.4%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed August 1, 2011    Substantial Completion May 1, 2013    Planned Occupancy June 7, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Gunn High School   Existing Gymnasium Modernization  A. PROJECT STATUS    Romkon Inc. was awarded a contract to perform the modernization work on the existing gym.  Romkon is  scheduled to commence demolition in June, 2013, when school dismissed for summer break.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule, with occupancy anticipated in September 2013.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $998,000  Other Funding $0  Total $998,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $0  Construction & Equipment $998,000  Soft Costs Contingency $0  Total $998,000    Percent of Budget Expended 0.0%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $99,800   Remaining Contingency Balance $99,800   Percent of Changes 0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Bid & Award   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) February 12, 2013  BOE Approval February 26, 2013    Approval by DSA January 23, 2013    Bid Opening April 2, 2013    Award of Contract (1) April 9, 2013    Notice to Proceed May 31, 2013    Substantial Completion September 6, 2013    Planned Occupancy September 28, 2013    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Gunn High School   MS and L‐31 Buildings Renovation  A. PROJECT STATUS    DLM is scheduled to present schematic plans to the BOE on June 11, 2013 for approval.  Minor improvements  are planned to occur this summer for the programs located in the MS building including interior access to a  restroom and interior offices.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   BOE schematic design approval scheduled for in June 2013.  Design development will continue for site  review in Fall 2013.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,120,839  Other Funding $0  Total $2,120,839    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $426,700  Construction & Equipment $1,670,000  Soft Costs Contingency $24,139  Total $2,120,839    Percent of Budget Expended 0.0%    Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) June 11, 2013  BOE Approval June 18, 2013    Submit to DSA November 20, 2013*    Authorize to Bid (2) April 8, 2013*  BOE Approval April 22, 2013*    Approval by DSA May 2, 2013*    Bid Opening June 1, 2013*    Award of Contract (1) June 16, 2013*    Notice to Proceed June 30, 2013*    Substantial Completion December 22, 2013*    Planned Occupancy January 2, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Palo Alto High School   Athletic Stadium Improvements   A. PROJECT STATUS    Taisei (TCC) continued to work on punchlist corrections, including the  installation of emergency lighting.  Also, as part of the overall project,  the track resurfacing to start in early June, 2013 and the ornamental  fence panels were installed.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:   This concessions building was occupied September 10, 2012.  The bleacher replacement work is on  schedule.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,090,000  Other Funding $0  Total $5,090,000    Budget  Salaries and Benefits $882  Supplies $0  Contracts & Services $842,156  Construction & Equipment $4,221,162  Soft Costs Contingency $25,800  Total $5,090,000    Percent of Budget Expended 85.1%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $310,200   Remaining Contingency Balance $265,290   Percent of Changes 14.5%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Submit to DSA April 4, 2011    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA July 26, 2011     Bid Opening December 1, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 4, 2012    Substantial Completion ‐ Concession  August 31, 2012  Planned Occupancy ‐ Concessions September 10, 2012    Bleachers March 31, 2013*  * Anticipated Dates – Subject to Change  ( )Denotes number ofBoardofEducation Readings Page | 12   Palo Alto High School   Classroom Building and Media Arts   A. PROJECT STATUS     TCC continued interior and exterior work of at the new Math/Social  Sciences building.  At the Media Arts building, the contractor continued  exterior work and installation of interior drywall.                           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   The project move‐in has been pushed back, with occupancy of the Media Arts and Math/Social Sciences  buildings anticipated in January, 2014.  The project is currently within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $37,140,000  Other Funding $0  Total $37,140,000    Budget  Salaries and Benefits $14,721  Supplies $26,519  Contracts & Services $7,066,446  Construction & Equipment $29,713,481  Soft Costs Contingency $318,834  Total $37,140,000    Percent of Budget Expended 69.1%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $2,515,000   Remaining Contingency Balance $1,234,957   Percent of Changes 49.1%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA April 28, 2011    Bid Opening June 30, 2011    Award of Contract (1) July 12, 2011    Notice to Proceed August 4, 2011    Substantial Completion September 20, 2013*    Planned Occupancy January, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS    DSA review on the March 29, 2013 plans continues.  This project will be bid  after completion of the new Classroom and Media Arts buildings.                                             B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:   Project is proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $24,395,049  Other Funding $0  Total $24,395,049    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $4,481,640  Construction & Equipment $19,745,000  Soft Costs Contingency $168,409  Total $24,395,049    Percent of Budget Expended 4.7%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (3) June 14, 2011  BOE Approval December 13, 2011  BOE Approval January 17, 2012    Submit to DSA March 28, 2013*    Approval by DSA October 22, 2013*    Authorize to Bid (2) October 24, 2013*  BOE Approval November 14, 2013*    Bid Opening December 22, 2013*    Award of Contract (1) January 8, 2013*    Notice to Proceed January 18, 2013*    Substantial Completion July 13, 2015*    Planned Occupancy August 17, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   Palo Alto High School  Haymarket and Tower Building Improvements     A. PROJECT STATUS     All Trusty Builders are scheduled to commence demolition of the existing windows in June, 2013, after school  dismisses for summer break.  This project is moving on schedule.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:    All Trusty Builders anticipated to commence work once school dismisses for summer break.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,500,000  Other Funding $0  Total $1,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $400  Contracts & Services $179,000  Construction & Equipment $1,289,600  Soft Costs Contingency $31,000  Total $1,500,000    Percent of Budget Expended 30.5%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $39,200   Remaining Contingency Balance $33,930   Percent of Changes 1.2%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA May 25, 2012    Authorize to Bid (2) April 24, 2012  BOE Approval May 6, 2012    Approval by DSA August 24, 2012    Bid Opening January 17, 2013    Award of Contract (1) January 29, 2013    Notice to Proceed February 21, 2013    Substantial Completion August 9, 2013*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   Palo Alto High School  Science Building Addition    A. PROJECT STATUS     DLM presented an exterior option to the FSC on May 15, 2013.  After discussion with the FSC it was  determined that DLM would continue to refine the exterior design and return for discussion in early June  2013.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   DLM to present exterior designs to FSC in June, 2013.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,532,204  Other Funding $0  Total $5,532,204    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $993,052  Construction & Equipment $4,489,500  Soft Costs Contingency $49,652  Total $5,532,204    Percent of Budget Expended 0.0%      Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 12, 2013  BOE Approval March 19, 2013    Conceptual Design (2) March 12, 2013  BOE Approval March 19, 2013    Schematic Design (2) September 10, 2013*  BOE Approval September 24, 2013*    Submit to DSA January 7, 2013*    Authorize to Bid (2)   BOE Approval TBD    Approval by DSA TBD    Bid Opening TBD    Award of Contract (1) TBD    Notice to Proceed TBD    Substantial Completion TBD      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   Jordan Middle School   A. PROJECT STATUS    SJA are scheduled to commence work on the modernization of F, H, J and K  wings once school dismisses for summer break.  Modernization work  continued in G‐wing, the science building and M wing, the new art  classrooms.  Occupancy of these buildings is anticipated in early August 2013.                           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $19,891,546  Other Funding $0  Total $19,891,546    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $56,407  Contracts & Services $3,635,718  Construction & Equipment $16,007,031  Soft Costs Contingency $192,408  Total $19,891,564    Percent of Budget Expended 76.8%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,398,700   Remaining Contingency Balance $1,154,017   Percent of Changes 1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010     Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA October 5, 2011    Bid Opening December 8, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 1, 2013*    Planned Occupancy August 26, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 17   J.L. Stanford Middle School   A. PROJECT STATUS     Sausal Corporation continued work on the new two‐story classroom  building with interior finishes.  Modernization work in the science  building, gymnasium and administration building commenced on  June 3, 2013.  Work will continue through the summer with  occupancy anticipated in August 2013.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $6,958  Contracts & Services $3,513,856  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $242,385  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 57.2%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,057,800   Remaining Contingency Balance $1,001,360   Percent of Changes 0.5%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012    Bid Opening May 3, 2012    Award of Contract (1) May 8, 2012    Notice to Proceed May 30, 2012    Substantial Completion August 24, 2013*    Planned Occupancy January 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 18   J.L. Stanford Middle School   Landscape and Site Improvements    A. PROJECT STATUS     Scapes, Inc. was awarded a contract on May 8, 2013 and is anticipated  to start demolition June 3, 2013, once school dismisses for summer  break.  The project is anticipated to be complete in August 2013.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.  Funding and Budget  This project is funded by the J.L. Stanford Middle School  project budget.  See that project budget for status.    Percent of Budget Expended 62.6%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,057,800   Remaining Contingency Balance $1,001,360   Percent of Changes 0.5%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Bid & Award   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012    Bid Opening May 3, 2013    Award of Contract (1) May 8, 2013    Notice to Proceed May 23, 2013    Substantial Completion August 16, 2013*    Planned Occupancy August 16, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 19   Terman Middle School   A. PROJECT STATUS    Hagensen Pacific continued work at the new Library for move‐in anticipated  on June 25, 2013.  Summer modernization work scheduled to commence in  B, G, H and J wings once school dismisses for summer break.  Project  completion anticipated in August 2013.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,312,972  Other Funding $0  Total $13,312,972    Budget  Salaries and Benefits $1,267  Supplies $0  Contracts & Services $2,663,387  Construction & Equipment $10,517,515  Soft Costs Contingency $130,803  Total $13,312,972    Percent of Budget Expended 79.4%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $929,900   Remaining Contingency Balance $304,553   Percent of Changes 6.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA September 1, 2011    Bid Opening December 6, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 7, 2013*    Planned Occupancy September 4, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   Fairmeadow Elementary School   New Classroom Building and Modernization   A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services (BCS) continued installation of casework,  lighting and finishes in the new classroom building.  Modernization  work in buildings A and D, and sitework are scheduled to commence  on June 3, 2013.  The new building occupancy and project  completion is anticipated in August 2013.     B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,543,751  Other Funding $0  Total $9,543,751    Budget  Salaries and Benefits $2,380  Supplies $3,132  Contracts & Services $1,936,022  Construction & Equipment $7,500,180  Soft Costs Contingency $102,037  Total $9,543,751    Percent of Budget Expended 58.7%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $642 ,300   Remaining Contingency Balance $642,300   Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA April 18, 2011     Authorize to Bid (2) October 11, 2011  BOE Approval October 25, 2011    Approval by DSA November 14, 2011    Bid Opening December 5, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 3, 2012    Substantial Completion August 5, 2013*    Planned Occupancy August 20, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Duveneck Elementary School   New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS    Alpha Bay Builders continued to prepare the building pads for buildings  1, 2 and 3.  The concrete pour for building 2 was completed and  modernization work to commence on June 3, 2013 with casework and  plumbing upgrades in buildings A and D.                         B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,088,759  Other Funding $0  Total $11,088,759    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,159,389  Construction & Equipment $8,803,087  Soft Costs Contingency $126,283  Total $11,088,759    Percent of Budget Expended 17.7%  Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010  BOE Approval January 11, 2011    Schematic Design (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Submit to DSA February 27, 2012     Approval by DSA December 10, 2012    Authorize to Bid (2) December 18 2012  BOE Approval January 15, 2013    Bid Opening February 28, 2013    Award of Contract (1) March 12, 2013    Notice to Proceed March 25, 2013    Substantial Completion July 16, 2014*    Planned Occupancy August 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Technology Improvements   A. PROJECT STATUS     Installation of exterior wireless antennas and repeaters for Palo Alto High School has  commenced.  Each campus will be scheduled to receive exterior wireless antennas and  repeaters after the high schools are complete.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Wireless antennas and repeaters installation at each campus is on‐going.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,361,656  Other Funding $0  Total $9,361,656    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $5,727,246  Contracts & Services $539,269  Construction & Equipment $3,095,142  Soft Costs Contingency $0  Total $9,361,656    Percent of Budget Expended 86.1%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS     Move‐in to the new building and other existing classrooms  occurred in December 2011.  Students occupied the new building  on January 3, 2012.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Occupancy occurred on January 3, 2012.  Project completed on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $8,042  Supplies $56,052  Contracts & Services $2,368,861  Construction & Equipment $9,172,412  Soft Costs Contingency $62,598  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 98.7%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $748,400   Remaining Contingency Balance $602,714   Percent of Changes 1.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 3, 2012    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 19, 2010    Substantial Completion November 18, 2011    Planned Occupancy January 3, 2012    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Site Acquisition  525 San Antonio Rd   A. PROJECT STATUS    This site has been leased to Athena Academy.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The site has been leased to Athena Academy.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,500,000  Other Funding $0  Total $8,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $8,500,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $8,500,000    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Jordan Middle Schools ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    The portables were installed and moved into for fall 2011.  DSA closeout received November 19, 2012.                               B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed ahead of schedule and under budget.   Move in occurred on September 30, 2011.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $392,120  Other Funding $208,222  Total $600,342    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $180,286  Construction & Equipment $419,292  Soft Costs Contingency $764  Total $600,342    Percent of Budget Expended 76.8%*    *Budget previously expended     Current Phase: Move‐in   Schedule:  Approval by DSA June 16, 2011    Authorize to Bid (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Bid Opening July 14, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed July 27, 2011    Substantial Completion September 20, 2011    Occupancy September 30, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services Inc. completed the installation of air  conditioning units and cool roof coating in the summer 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Project has been closed‐out.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $1,919  Supplies $0  Contracts & Services $454,160  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $22,891  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 80.9%  Current Phase: Completed   Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA February 10, 2011    Authorize to Bid (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Bid Opening March 28, 2011    Award of Contract (1) April 8, 2011    Notice to Proceed April 11, 2011    Substantial Completion August 8, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction completed the work on the relocated  portables in August 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed on schedule and is currently in close‐out.            This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14    Current Phase: Occupancy ‐August 11, 2011    Schedule:  Approval by DSA April 19, 2011  Jordan Project June 16, 2011     Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 1, 2011    Award of Contract (1) June 13, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 8, 2011    Planned Occupancy August 15, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS     Relocation of the portable was complete and occupied on August 8, 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed ahead of schedule on August 8, 2011.               This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14  Current Phase: Occupancy ‐August 8, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) February 15, 2011  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA March 3, 2011     Approval by DSA March 3, 2011    Authorize to Bid (2) May 11, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 14, 2011    Award of Contract (1) June 14, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 1, 2011    Planned Occupancy August 8, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System Installation  A. PROJECT STATUS    Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist systems were  completed for all elementary school classrooms and libraries in April  2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.9%    Current Phase: Complete ‐May 15, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) November 9, 2010  BOE Approval November 23, 2010    Bid Opening February 25, 2011    Award of Contract (1) March 8, 2011    Notice to Proceed March 9, 2011    Completion May 15, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS    The fields were available for play on February 1, 2011, and final  change order negotiations completed on March 9, 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,609,680  Other Funding $1,007,255  Total $3,616,935    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,506  Contracts & Services $698,293  Construction & Equipment $2,916,682  Soft Costs Contingency $454  Total $3,616,935     Percent of Budget Expended 100.0%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $269,300   Remaining Contingency Balance $230,579   Percent of Changes 1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –February 1, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 31   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout  received on July 18, 2011.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:   The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,082,402  Other Funding $0  Total $5,082,402    Budget  Salaries and Benefits $1,061  Supplies $88,985  Contracts & Services $1,000,861  Construction & Equipment $3,991,495  Soft Costs Contingency $0  Total $5,082,402    Percent of Budget Expended 99.3%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $349,000   Remaining Contingency Balance $141,967   Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 32   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    This facility was available for use in July 2009, and has been closed  out with DSA.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,865,423  Other Funding $0  Total $4,865,423    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $647,169  Construction & Equipment $4,218,253  Soft Costs Contingency $0  Total $4,865,423    Percent of Budget Expended 99.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $389,887   Remaining Contingency Balance $195,148   Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 33   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education for approval on September 8, which became the  program documents for the new projects at each campus.  These  projects for pre‐design work have been closed, and funds will be  transferred to the program contingency on June 14, 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been completed. Board approval received on September 8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $56,488  Other Funding $0  Total $56,488    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $56,488  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $56,488    Percent of Budget Expended 96.8%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 34   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education has put new development for Garland on  hold until a growth plan is established for the elementary schools.   The board voted to terminate the lease with Stratford School in  June 2011. Discussions with the Board on future plans for growth  at the elementary schools are ongoing.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 35   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the master plans for both  high schools, and these projects have been closed, with funds  transferred to the respective campus reserve funds.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Master planning effort complete.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $285,387  Other Funding $0  Total $285,387    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $285,387  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $285,387    Percent of Budget Expended 86.2%  Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 36   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    This project has been put on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Project is currently on hold.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $70,550  Other Funding $0  Total $70,550    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $70,550  Construction & Equipment $60  Soft Costs Contingency $0  Total $70,550    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A  Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 37   Elementary Classroom Improvements  A. PROJECT STATUS    DSA comments were returned to Gelfand for Phase 1 plans that include  new lighting, adding operable windows and coverings, ventilation, and  replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron Park and El  Carmelo elementary schools.  The authorization to bid has been placed  on hold pending further discussions with the BOE about elementary  growth planning.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been placed on hold.          Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010  BOE Approval December 7, 2010    Submit to DSA December 23, 2010     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.