Loading...
Monthly Reports 2012-10 (Oct) Page | 1   MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  October 2012      Current Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     T. J. Hodges and Associates  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report            Capital Projects     Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  page 5    Gunn High School – Phase I ‐ Parking and Drop‐off Sitework Improvement  page 6    Gunn High School – New Gymnasium       page 7    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 8    Palo Alto High School – New Classroom Building and Media Arts    page 9    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 10    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements    page 11    Jordan Middle School        page 12    J.L. Stanford Middle School       page 13    Terman Middle School        page 14     Fairmeadow Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  page 15    Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  page 16    Technology          page 17    Completed Capital Projects    Ohlone Elementary School        page 18    Property Acquisition – 525 San Antonio Rd       page 19    Jordan Middle School – Interim Classrooms      page 20    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 21    J.L. Stanford Middle School – Interim Classrooms     page 22    Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 23    Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System page 24    Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 25    Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 26    Gunn High School – Aquatic Center       page 27    Middle School Pre‐Design        page 28    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 29    High School Master Plan        page 30    Hoover Elementary School        page 31    Elementary Classroom Improvements      page 32    Appendix  Exhibit A – Bond Project List    Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    Gunn High School – New Classroom Building and World Languages Building  BRCO Constructors completed the concrete placement for the main staircase and commenced installation of  exterior sheathing at the Math English building.  At the World Language Building, BRCO continued with drywall  installation and completed exterior plaster.  The World Language Building occupancy is anticipated in February  2013.    Gunn High School – Phase I ‐ Parking and Drop‐off Sitework Improvement  DLM is scheduled to meet with the City of Palo Alto and County of Santa Clara in November 2012 to review  requirements at the entry to Miranda Ave.  DLM will present their recommended plan to the site committee on  November 14, 2012.  Construction will commence after the completion of classroom building project and the  portables on this side of campus are vacated.    Gunn High School – New Gymnasium  S.J. Amoroso continued interior and exterior painting, installation of lighting and fire alarm system.  DSA continues  to review the bleacher submittal and so occupancy of the gym must wait until after the installation of the  bleachers, currently anticipated for April 2013.    Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  Taisei (TCC) will resume work with the demolition of the bleachers, press box and existing snack shack in late  November 2012, after football season is completed.    Palo Alto High School – New Classroom Building and Media Arts Building  TCC continued site activities on the new Math/Social Sciences building, including grading for the fire road to the  back of the building.  On the building, roof drains are installed and over half the building is roofed.  At the Media  Arts building, metal stud framing and bracing continued.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  DLM continued working on construction documents, with submission to DSA anticipated in January 2013.      Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Improvements   Pinguelo Construction was the apparent low bidder for this project. However during the contract award process,  Pinguelo was unable to meet the contract schedule requirements.  Therefore, the district will not proceed with  award of the contract to Pinguelo, and will re‐bid the project in February 2013.   Jordan Middle School  S.J. Amoroso (SJA) continued work on the new classroom and new cafetorium buildings. Both buildings are  watertight with plaster color coat, metal panels, and metal roofing nearly completion. At the new cafetorium  building, SJA also continued working on the interior with painting, installation of ceiling tiles, and stage framing.  The new music rooms are nearly complete with specialty music casework being installed for occupancy January  2013.    J.L. Stanford Middle School  Sausal Corporation completed the work on the structural foundation and steel columns of the new two‐story  classroom building.  Wall framing has commenced and will continue into next month.  Sitework progressed with  the completion of the rally court concrete seat walls, and paver installation to commence.      Terman Middle School  Hagensen Pacific completed work on the gymnasium and continued work on exterior lath and window installation  at the new Library Building.  At the new Administration building and new Drama classroom work continued on  Page | 4   interior finishes and site work.  Both the Administration and Drama buildings are anticipated to be complete for  move‐in scheduled during winter break.    Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Best Contracting Services (BCS) completed the rebuild of the second floor CMU walls on October 28, 2012.  BCS  also commenced erection of structural steel on the second floor, and completed interior framing, and mechanical  and plumbing rough‐in on the first floor.    Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  Gelfand is incorporating DSA and constructability review comments.  DSA backcheck is scheduled for November  28, 2012, with authorization to bid from the Board of Education scheduled on December 18, 2012.  Pre‐ qualification of general contractors was completed and nine contractors are pre‐qualified to bid on the Duveneck  ES project.     Technology  Installation of wireless antennas at each school is currently being planned and anticipated to commence in  November/December 2012.    COMPLETED CAPITAL PROJECTS   525 San Antonio Road – Site Acquisition  This site has been leased to Athena Academy.  Athena Academy will begin to make rent payments once their  conditional use permit is approved by the City of Palo Alto.    Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Move‐in to the new building and other existing classrooms occurred in December 2011.  Students occupied the  new building on January 3, 2012.      Jordan Middle School ‐ Interim Classrooms  The portables were installed and moved into for fall 2011. All documents were submitted to DSA for closeout  November 2, 2011.     Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air conditioning units and cool roof coating in the  summer 2011. Some warranty work on the cool roof coating needs to be completed by Best.    J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  Coulter Construction completed the work on the relocated portables in August 2011.      Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  Relocation of the portable was complete on August 8, 2011.  All documents were submitted to DSA for closeout  October 11, 2011.      Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries in April 2011.      Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and final change order negotiations completed on March 9,  2011.  Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout received on July 18, 2011.    Page | 5   Gunn High School – Aquatic Center   This facility was available for use in July 2009, and has been closed out with DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education for approval on  September 8, which became the program documents for the new projects at each campus.  These projects for pre‐ design work have been closed, and funds were transferred to the program contingency on June 14, 2011.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education has put new development for Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.  The board voted to terminate the lease with Stratford School in June 2011. Discussions with  the Board on future plans for growth at the elementary schools are ongoing.    High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the master plans for both high schools, and these projects have been  closed, with funds transferred to the respective campus reserve funds.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  This project has been put on hold until a growth plan is established for the elementary schools.      Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo  The project has been placed on hold pending further discussions with the BOE about elementary growth planning.        Board Actions in October   October 9, 2012  Consent 6 – Authorization to Issue Addendum No. 12 to Deems Lewis McKinley Architects for Gunn and Palo Alto  High Schools    October 23, 2012  Consent 5 – Authorization to Bid Projects: Gunn High School Existing Gymnasium Heater Replacement, Gunn High  School Gas Line Replacement, Palo Alto High School Athletics Stadium Fence and Entry Gates, J.L. Stanford Middle  School Site Improvements Between Classroom Wings    Consent 6 – Authorization to Issue Addendum No. 8 to AEDIS Architecture and Planning for Additional Services at  J.L. Stanford and Jordan Middle Schools    Consent 9 – Approval of Strong Schools Bond Change Orders       A B C C / A B - C C / B A - BGunn High School - High School Master Plan 142,390 136,328 117,735 82.7% 18,593 86.36% 6,062Gunn High School 1 - Aquatic Center 4,865,425 4,862,530 4,862,530 99.9% 0 100.00% 2,895Gunn High School 2 - I.A Building 5,082,402 5,060,578 5,055,118 99.5% 5,460 99.89% 21,824Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100.0% 0 100.00% 0Gunn High School 4 - New classroom Buildings 25,035,201 23,924,108 11,478,671 45.9% 12,445,437 47.98% 1,111,093Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 444,711 123,378 3.1% 321,333 27.74% 3,495,289Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 12,914,800 11,078,400 7,024,959 54.4% 4,053,441 63.41% 1,836,400Gunn High School 7- A/C 2,600,000 2,102,366 2,102,366 80.9% 0 100.00% 497,634Gunn High School - Reserved 21,525,081 0 0 0.0% 0 0.00% 21,525,081Palo Alto High Schools - High School Master Plan 142,999 137,759 133,386 93.3% 4,373 96.83% 5,240Palo Alto High School 1 - Stadium Field 5,090,000 4,796,754 3,014,335 59.2% 1,782,419 62.84% 293,246Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 2,609,680 2,609,680 2,609,680 100.0% 0 100.00% 0Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 37,140,001 33,744,917 19,403,825 52.2% 14,341,092 57.50% 3,395,084Palo Alto High School 4 - New Theater 24,395,049 1,598,113 513,609 2.1% 1,084,504 32.14% 22,796,936Palo Alto High School 5 - Haymarket and Tower Admin. Building 1,499,999 418,783 415,033 27.7% 3,750 99.10% 1,081,216Palo Alto High School - Reserved 30,636,647 0 0 0.0% 0 0.00% 30,636,647Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 18,890 18,890 17,826 94.4% 1,064 94.37% 0Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 600,342 464,396 445,574 74.2% 18,822 95.95% 135,946Jordan Middle School 2- Improvements 19,891,564 18,761,296 8,863,146 44.6% 9,898,150 47.24% 1,130,268J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,799 18,408 97.9% 391 97.92% 0J L S Middl S h l 1 I t i Cl446 844400 612386 02086 4%14 59296 36%46 232Expenditures Budget BalanceCommittedBudgetSchool Name - Project NamePercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond10/31/2012Percent of ExpendedContract BalanceJ.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844400,612386,02086.4%14,59296.36%46,232 J.L.S Middle School 2- Improvements 17,184,699 15,343,135 4,801,779 27.9% 10,541,356 31.30% 1,841,564Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,799 18,423 98.0% 376 98.00% 0Terman Middle School 1- Improvements 13,312,972 12,690,099 7,839,641 58.9% 4,850,458 61.78% 622,873PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 98,480 86,875 59.9% 11,605 88.22% 46,520Addison Elementary School 1-Phase I 21,267 21,267 21,267 100.0% 0 100.00% 0Duveneck Elementary School 1-Phase I 11,088,759 2,367,858 1,411,214 12.7% 956,644 59.60% 8,720,901Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,113 1.3% 1,166 99.59% 21,897,265Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,543,751 8,992,992 3,653,184 38.3% 5,339,808 40.62% 550,759Hoover Elementary School 1-Phase I 70,550 70,550 57,165 81.0% 13,385 81.03% 0Ohlone Elementary School 1- Phase I 11,667,965 11,053,459 10,158,056 87.1% 895,403 91.90% 614,506 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements * 2,004,889 1,881,519 1,880,019 93.8% 1,500 99.92% 123,370Elementary Schools - Reserved 33,457,557 0 0 0.0% 0 0.00% 33,457,557PAUSD - Program Management 8,481,932 6,567,963 5,275,491 62.2% 1,292,472 80.32% 1,913,969* PAUSD - Technology 9,361,656 7,838,295 7,704,994 82.3% 133,301 98.30% 1,523,361* PAUSD - Technology -Reserved 4,545,710 0 0 0.0% 0 0.00% 4,545,710PAUSD - Reserved 5,759,069 0 0 0.0% 0 0.00% 5,759,069525 San Antonio -Property Acquisition 8,500,000 8,500,000 8,500,000 100.0% 0 100.00% 0Bond Issuance Cost 1,840,700 1,840,700 1,840,700 100.0% 0 100.00% 0Total357,785,709 188,151,191 120,120,296 68,030,895 169,634,518* PAUSD-Technology budget for FY 12-13 will be allocated from Technology reserved after 14th day enrollment during Sep. 2012Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting System Page | 6   Gunn High School   New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    BRCO Constructors completed the concrete placement for the main  staircase and commenced installation of exterior sheathing at the  Math English building.  At the World Language Building, BRCO  continued with drywall installation and completed exterior plaster.   The World Language Building occupancy is anticipated in February  2013.                     B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:   The World Languages building move‐in date has been pushed back two months, with occupancy planned  for February, 2013.  The Math & English building occupancy is on schedule. The project is currently within  budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $25,035,201  Other Funding $0  Total $25,035,201    Budget  Salaries and Benefits $13,253  Supplies $0  Contracts & Services $4,466,982  Construction & Equipment $20,482,302  Soft Costs Contingency $72,664  Total $25,035,201    Percent of Budget Expended 45.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $ 1,763,200   Remaining Contingency Balance $ 1,602,729   Percent of Changes 9.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 22, 2011    Notice to Proceed August 24, 2011    Substantial Completion May 29, 2013*    Planned Occupancy August 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Gunn High School  Phase I – Parking and Drop‐off Sitework Improvement  A. PROJECT STATUS    DLM is scheduled to meet with the City of Palo Alto and County of  Santa Clara in November 2012 to review requirements at the entry  to Miranda Ave.  DLM will present their recommended plan to the  site committee on November 14, 2012.  Construction will  commence after the completion of classroom building project and  the portables on this side of campus are vacated.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:   Phase I, Miranda Ave. parking and drop‐off design scheduled to meet with City of Palo Alto and County of  Santa Clara for off‐site improvements and requirements.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 3.1%  Current Phase:Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) December 18, 2012*  BOE Approval January 15, 2013*    Submit to DSA March 21, 2013*     Approval by DSA June 2, 2013*    Authorize to Bid (2) June 11, 2013*  BOE Approval June 25, 2013*    Bid Opening July 31, 2013*    Award of Contract (1) August 7, 2013*    Notice to Proceed August 16, 2013*    Substantial Completion February 15, 2014*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School   New Gymnasium   A. PROJECT STATUS    S.J. Amoroso continued interior and exterior painting, installation of  lighting and fire alarm system.  DSA continues to review the bleacher  submittal therefore occupancy of the gym will occur after the installation  of the bleachers, currently anticipated for mid‐March 2013.  Occupancy of  the gym is anticipated in April 2013.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:   The project move‐in has been pushed back, with occupancy of the gym is anticipated in April 2013.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,914,800  Other Funding $0  Total $12,914,800    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,001  Contracts & Services $2,677,293  Construction & Equipment $10,158,210  Soft Costs Contingency $78,296  Total $12,914,800    Percent of Budget Expended 54.4%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $834,700   Remaining Contingency Balance $559,355   Percent of Changes 32.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed August 1, 2011    Substantial Completion March 21, 2013*    Planned Occupancy April 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Palo Alto High School   Athletic Stadium Improvements   A. PROJECT STATUS    Taisei (TCC) will resume work with the demolition of the bleachers,  press box and existing snack shack in late November 2012, after  football season is completed.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:   This concessions building was occupied September 10, 2012.  As planned the project will recommence  after the 2012 Football season for the bleacher replacement work.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,090,000  Other Funding $0  Total $5,090,000    Budget  Salaries and Benefits $882  Supplies $0  Contracts & Services $842,156  Construction & Equipment $4,221,162  Soft Costs Contingency $25,800  Total $5,090,000    Percent of Budget Expended 59.2%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $310,200   Remaining Contingency Balance $284,737   Percent of Changes 9.2%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Submit to DSA April 4, 2011    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA July 26, 2011     Bid Opening December 1, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 4, 2012    Substantial Completion ‐ Concession  August 31, 2012  Planned Occupancy ‐ Concessions September 10, 2012    Bleachers March 1, 2013*  * Anticipated Dates – Subject to Change  ()Denotes number ofBoardofEducation Readings Page | 10   Palo Alto High School   Classroom Building and Media Arts   A. PROJECT STATUS     TCC continued site activities on the new Math/Social Sciences  building, including grading for the fire road to the back of the  building.  On the building, roof drains are installed and over half the  building is roofed.  At the Media Arts building, metal stud framing  and bracing continued.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   The project move‐in has been pushed back, with occupancy Media Arts and Math/Social Sciences  buildings anticipated in January, 2014.  The project is currently within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $37,140,000  Other Funding $0  Total $37,140,000    Budget  Salaries and Benefits $14,721  Supplies $26,519  Contracts & Services $7,066,446  Construction & Equipment $29,713,481  Soft Costs Contingency $318,834  Total $37,140,000    Percent of Budget Expended 52.2%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $2,515,000   Remaining Contingency Balance $2,212,835   Percent of Changes 12.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA April 28, 2011    Bid Opening June 30, 2011    Award of Contract (1) July 12, 2011    Notice to Proceed August 4, 2011    Substantial Completion September 20, 2013*    Planned Occupancy January, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS    DLM continued working on construction documents, with submission to  DSA anticipated in January 2013.                                           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:   Project is proceeding on schedule and within budget.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $24,395,049  Other Funding $0  Total $24,395,049    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $4,481,640  Construction & Equipment $19,745,000  Soft Costs Contingency $168,409  Total $24,395,049    Percent of Budget Expended 2.1%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (3) June 14, 2011  BOE Approval December 13, 2011  BOE Approval January 17, 2012    Submit to DSA January 19, 2013*    Approval by DSA September 12, 2013*    Authorize to Bid (2) September 9, 2013*  BOE Approval September 20, 2013*    Bid Opening October 22, 2013*    Award of Contract (1) October 28, 2013*    Notice to Proceed November 11, 2013*    Substantial Completion May 13, 2015*    Planned Occupancy August 17, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Palo Alto High School  Haymarket and Tower Building Improvements    A. PROJECT STATUS     Pinguelo Construction was the apparent low bidder for this project.  However during the contract award process, Pinguelo was unable to  meet the contract schedule requirements.  Therefore, the district  recommended to not proceed with award of the contract to Pinguelo,  and will re‐bid the project in February 2013.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:   Project on hold and awaiting re‐bid.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,500,000  Other Funding $0  Total $1,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $400  Contracts & Services $179,000  Construction & Equipment $1,289,600  Soft Costs Contingency $31,000  Total $1,500,000    Percent of Budget Expended 27.7%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $39,200   Remaining Contingency Balance $33,930   Percent of Changes 1.2%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: On‐Hold   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA May 25, 2012    Authorize to Bid (2) April 24, 2012  BOE Approval May 6, 2012    Approval by DSA August 24, 2012    Bid Opening February 14, 2013*    Award of Contract (1) February 27, 2013*    Notice to Proceed March 6, 2013*    Substantial Completion August 9, 2013*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   Jordan Middle School   A. PROJECT STATUS    S.J. Amoroso (SJA) continued work on the new classroom and  new cafetorium buildings. Both buildings are watertight with  plaster color coat, metal panels, and metal roofing nearly  completion. At the new cafetorium building, SJA also continued  working on the interior with painting, installation of ceiling tiles,  and stage framing. The new music rooms are nearly complete  with specialty music casework being installed for occupancy on  January 2013.                     B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $19,891,546  Other Funding $0  Total $19,891,546    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $56,407  Contracts & Services $3,635,718  Construction & Equipment $16,007,031  Soft Costs Contingency $192,408  Total $19,891,564    Percent of Budget Expended 44.6%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,398,700   Remaining Contingency Balance $1,361,950   Percent of Changes 0.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010     Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA October 5, 2011    Bid Opening December 8, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 1, 2013*    Planned Occupancy August 26, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   J.L. Stanford Middle School   A. PROJECT STATUS     Sausal Corporation completed the work on the structural foundation  and steel columns of the new two‐story classroom building.  Wall  framing has commenced and will continue into next month.  Sitework  progressed with the completion of the rally court concrete seat walls,  and paver installation to commence.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $6,958  Contracts & Services $3,513,856  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $242,385  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 27.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $1,057,800   Remaining Contingency Balance $1,022,138   Percent of Changes 0.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012    Bid Opening May 3, 2012    Award of Contract (1) May 8, 2012    Notice to Proceed May 30, 2012    Substantial Completion August 24, 2013*    Planned Occupancy January 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 15   Terman Middle School   A. PROJECT STATUS     Hagensen Pacific completed work on the gymnasium and continued work  on exterior lath and window installation at the new Library Building.  At the  new Administration building and new Drama classroom work continued on  interior finishes and site work.  Both the Administration and Drama  buildings are anticipated to be complete for move‐in scheduled during  winter break.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,312,972  Other Funding $0  Total $13,312,972    Budget  Salaries and Benefits $1,267  Supplies $0  Contracts & Services $2,663,387  Construction & Equipment $10,517,515  Soft Costs Contingency $130,803  Total $13,312,972    Percent of Budget Expended 58.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $929,900   Remaining Contingency Balance $479,228   Percent of Changes 4.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA September 1, 2011    Bid Opening December 6, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 7, 2013*    Planned Occupancy September 4, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   Fairmeadow Elementary School   New Classroom Building and Modernization   A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services (BCS) completed the rebuild of the second floor  CMU walls on October 28, 2012.  BCS also commenced erection of  structural steel on the second floor, and completed interior framing, and  mechanical and plumbing rough‐in on the first floor.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,543,751  Other Funding $0  Total $9,543,751    Budget  Salaries and Benefits $2,380  Supplies $3,132  Contracts & Services $1,936,022  Construction & Equipment $7,500,180  Soft Costs Contingency $102,037  Total $9,543,751    Percent of Budget Expended 38.3%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $642 ,300   Remaining Contingency Balance $642,300   Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA April 18, 2011     Authorize to Bid (2) October 11, 2011  BOE Approval October 25, 2011    Approval by DSA November 14, 2011    Bid Opening December 5, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 3, 2012    Substantial Completion August 5, 2013*    Planned Occupancy August 20, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 17   Duveneck Elementary School   New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS    Gelfand is incorporating DSA and constructability review  comments.  DSA backcheck is scheduled for November 28,  2012, with authorization to bid from the Board of Education  scheduled on December 18, 2012.  Pre‐qualification of general  contractors was completed and nine contractors are pre‐ qualified to bid on the Duveneck ES project.                     B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The project is proceeding on schedule and within budget.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,088,759  Other Funding $0  Total $11,088,759    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,159,389  Construction & Equipment $8,803,087  Soft Costs Contingency $126,283  Total $11,088,759    Percent of Budget Expended 12.7%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010  BOE Approval January 11, 2011    Schematic Design (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Submit to DSA February 27, 2012     Approval by DSA November 28, 2012*    Authorize to Bid (2) December 18 2012*  BOE Approval January 4, 2013*    Bid Opening February 22, 2013*    Award of Contract (1) February 29, 2013*    Notice to Proceed March 6, 2013*    Substantial Completion July 16, 2014*    Planned Occupancy August 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Technology Improvements   A. PROJECT STATUS     Installation of wireless antennas at each school is currently being planned and anticipated  to commence in November/December 2012.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   VOIP implementation and wireless access point installation completed.         Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,361,656  Other Funding $0  Total $9,361,656    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $5,727,246  Contracts & Services $539,269  Construction & Equipment $3,095,142  Soft Costs Contingency $0  Total $9,361,656    Percent of Budget Expended 82.3%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS     Move‐in to the new building and other existing classrooms occurred in  December 2011.  Students occupied the new building on January 3, 2012.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Occupancy occurred on January 3, 2012.  Project completed on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $8,042  Supplies $56,052  Contracts & Services $2,368,861  Construction & Equipment $9,172,412  Soft Costs Contingency $62,598  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 86.2%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $748,400   Remaining Contingency Balance $602,714   Percent of Changes 1.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 3, 2012    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 19, 2010    Substantial Completion November 18, 2011    Planned Occupancy January 3, 2012    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   Site Acquisition  525 San Antonio Rd   A. PROJECT STATUS    This site has been leased to Athena Academy.  Athena  Academy will begin to make rent payments once their  conditional use permit is approved by the City of Palo  Alto.                             B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   The site has been leased to Athena Academy.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,500,000  Other Funding $0  Total $8,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $8,500,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $8,500,000    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Jordan Middle Schools ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    The portables were installed and moved into for fall 2011. All  documents were submitted to DSA for closeout November 2, 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed ahead of schedule and under budget.   Move in occurred on September 30, 2011.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $392,120  Other Funding $208,222  Total $600,342    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $180,286  Construction & Equipment $419,292  Soft Costs Contingency $764  Total $600,342    Percent of Budget Expended 70.4%*    *Budget previously expended     Current Phase: Move‐in   Schedule:  Approval by DSA June 16, 2011    Authorize to Bid (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Bid Opening July 14, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed July 27, 2011    Substantial Completion September 20, 2011    Occupancy September 30, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services Inc. completed the installation of air  conditioning units and cool roof coating summer 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:   Project has been closed‐out.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $1,919  Supplies $0  Contracts & Services $454,160  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $22,891  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 80.9%  Current Phase: Completed   Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA February 10, 2011    Authorize to Bid (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Bid Opening March 28, 2011    Award of Contract (1) April 8, 2011    Notice to Proceed April 11, 2011    Substantial Completion August 8, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction completed the work on the relocated  portables in August 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed on schedule and is currently in close‐out.            This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14    Current Phase: Occupancy ‐August 11, 2011    Schedule:  Approval by DSA April 19, 2011  Jordan Project June 16, 2011     Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 1, 2011    Award of Contract (1) June 13, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 8, 2011    Planned Occupancy August 15, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS     Relocation of the portable was complete on August 8, 2011.  All  documents were submitted to DSA for closeout October 11, 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:   Project completed ahead of schedule on August 8, 2011.             This portable relocation project funded by main  JLS project.  Refer to pg. 14  Current Phase: Occupancy ‐August 8, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) February 15, 2011  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA March 3, 2011     Approval by DSA March 3, 2011    Authorize to Bid (2) May 11, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 14, 2011    Award of Contract (1) June 14, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 1, 2011    Planned Occupancy August 8, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System Installation  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction installed SmartBoards and Lightspeed sound assist  systems, and completed the installation April 29, 2011.  Phase 4 and 5  schools were the final elementary schools to receive interactive  whiteboards and sound assist systems.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Current Phase: Complete ‐May 15, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) November 9, 2010  BOE Approval November 23, 2010    Bid Opening February 25, 2011    Award of Contract (1) March 8, 2011    Notice to Proceed March 9, 2011    Completion May 15, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS    The fields were available for play on February 1, 2011, and final  change order negotiations completed on March 9, 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,609,680  Other Funding $1,007,255  Total $3,616,935    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,506  Contracts & Services $698,293  Construction & Equipment $2,916,682  Soft Costs Contingency $454  Total $3,616,935     Percent of Budget Expended 100.0%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $269,300   Remaining Contingency Balance $230,579   Percent of Changes 1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –February 1, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout  received on July 18, 2011.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:   The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,082,402  Other Funding $0  Total $5,082,402    Budget  Salaries and Benefits $1,061  Supplies $88,985  Contracts & Services $1,000,861  Construction & Equipment $3,991,495  Soft Costs Contingency $0  Total $5,082,402    Percent of Budget Expended 99.3%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $349,000   Remaining Contingency Balance $141,967   Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    This facility was available for use in July 2009, and has been closed  out with DSA.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,865,423  Other Funding $0  Total $4,865,423    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $647,169  Construction & Equipment $4,218,253  Soft Costs Contingency $0  Total $4,865,423    Percent of Budget Expended 99.9%    Change Order Contingency   Starting Contingency Balance $389,887   Remaining Contingency Balance $195,148   Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education for approval on September 8, which became the  program documents for the new projects at each campus.  These  projects for pre‐design work have been closed, and funds will be  transferred to the program contingency on June 14, 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been completed. Board approval received on September 8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $56,488  Other Funding $0  Total $56,488    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $56,488  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $56,488    Percent of Budget Expended 96.8%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education has put new development for Garland on  hold until a growth plan is established for the elementary schools.   The board voted to terminate the lease with Stratford School in  June 2011. Discussions with the Board on future plans for growth  at the elementary schools are ongoing.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 31   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the master plans for both  high schools, and these projects have been closed, with funds  transferred to the respective campus reserve funds.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:   Master planning effort complete.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $285,387  Other Funding $0  Total $285,387    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $285,387  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $285,387    Percent of Budget Expended 86.2%  Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 32   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    This project has been put on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:   Project is currently on hold.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $70,550  Other Funding $0  Total $70,550    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $70,550  Construction & Equipment $60  Soft Costs Contingency $0  Total $70,550    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A  Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 33   Elementary Classroom Improvements  A. PROJECT STATUS    DSA comments were returned to Gelfand for Phase 1 plans that  include new lighting, adding operable windows and coverings,  ventilation, and replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron  Park and El Carmelo elementary schools.  The authorization to bid has been placed on hold pending further  discussions with the BOE about elementary growth planning.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:   This project has been placed on hold.          Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010  BOE Approval December 7, 2010    Submit to DSA December 23, 2010     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.