Loading...
Monthly Reports 2012-02 (Feb) MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  February 2012      Current Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     O’Connor Construction Management, Inc.  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report            Capital Projects     Gunn High School – New Classroom Buildings A & B     page 6    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement    page 7    Gunn High School – New Gymnasium       page 8    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 9    Palo Alto High School – Project Classroom Building and Media Arts    page 10    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 11    Jordan Middle School        page 12    J.L. Stanford Middle School       page 13    Terman Middle School        page 14     Fairmeadow Elementary School       page 15    Duveneck Elementary School       page 16    Technology          page 17    Completed Capital Projects    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Boiler Replacement  page 18    Ohlone Elementary School        page 19    Property Acquisition – 525 San Antonio Rd       page 20    Jordan Middle School – Interim Classrooms      page 21    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 22    J.L. Stanford Middle School – Interim Classrooms     page 23    Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 24    Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System page 25    Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 26    Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 27    Gunn High School – Aquatic Center       page 28    Middle School Pre‐Design        page 29    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 30    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools     page 32    High School Master Plan        page 33    Hoover Elementary School        page 34    Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo page 35    Appendix  Exhibit A – Bond Project List  Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    Gunn High School – New Classroom Buildings A & B  BRCO Constructors installed base‐rock for approximately 70% of the building pads.  The electrical contractor  continues to install under‐slab utilities.  The contractor is preparing to pour concrete for the building slab and the  stem walls.  At building B, all under‐slab utilities are in and base‐rock for the pad is complete.  The building slab  was poured the last week of February 2012.     Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement  Design for the parking and drop‐off improvements will recommence in conjunction with the planning of group 2  projects.      Gunn High School – New Gymnasium  S.J. Amoroso completed building slab and stem‐walls, and continued to work on above‐slab electrical and  plumbing piping.  Steel began to arrive on‐site mid‐February 2012 and steel erection is anticipated to begin the last  week of February.    Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  Taisei (TCC) surveyed and staked the building layout to begin the foundation work.   Work continued on installation  of under floor plumbing and electrical utilities.  Due to a few rain days in February, the concrete pour is scheduled  to occur in March 2012.    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts Building  TCC completed the installation of underground electrical and plumbing piping.  They continue to work on the  foundation system, where the floor slab preparation is 90% complete.  The new pump was installed in the parking  lot that connects to the new storm drainage system to the main line under El Camino Real.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  Deems Lewis McKinley (DLM) met with facilities and maintenance staff on February 22, 2012 to review building  systems, equipment and operations.  DLM continues with design development, which is anticipated to be  complete in March 2012.    Jordan Middle School  SJ Amoroso continued with site preparation for the new classroom building and cafetorium expansion.  Both  building pads are ready for foundation work to start, which will commence early March 2012.  Interior  improvements for the existing cafetorium space are underway.    J.L. Stanford Middle School  Additional constructability comments and coordination of bid documents are currently being incorporated prior to  bidding in April 2012.  The construction estimate will be updated to include recent revisions and to confirm the  project’s anticipated construction cost prior to going out for bid.  Bids will be due in May 2012.      Terman Middle School  Hagensen Pacific continued site preparation, underground utility removal and relocation for the new drama  classroom building and the library expansion.  At the interior of the new administration building, the contractor  completed demolition of the existing walls and started construction on improvements in the new space.    Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Best Contracting Services (BCS) installed a temporary wall in the library so the library can remain occupied during  the school year while construction occurs for the expansion.  BCS commenced grading and excavation activities for  the new two‐story building and the library addition on February 16, 2012.  The building pad was certified on  February 28, 2012.  Page | 4   Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  Gelfand submitted construction documents to DSA on February 27, 2012.  Gelfand continues to work on  refinements to the construction documents and incorporation of constructability comments.      Technology  Implementation of the district‐wide Voice‐over‐IP (VoIP) telephone system has commenced and will continue  throughout the 2011‐12 school year.  Also, bidding will occur in March 2012 to replace the district’s wireless  network.      COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Boiler Replacement  Environmental Services Inc. (ESI) initiated project closeout.  Staff continues to work on other improvements within  the Tower building to improve the heating distribution and controls systems. 525 San Antonio Road – Site Acquisition  The advisory committee has recommended to the BOE on January 31, 2012 to lease the property on a short‐term  basis to one or more tenants.     Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Move‐in to the new building and other existing classrooms occurred during winter break.  Students occupied the  new building on January 3, 2012.      Jordan Middle School ‐ Interim Classrooms  The portables have been installed, and were cleaned and moved into on September 30, 2011. All documents were  submitted to DSA for closeout November 2, 2011.     Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air conditioning units and the cool roof coating on most  of Gunn’s existing buildings.    J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  Coulter Construction completed the work on the relocated portables in August.      Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  The work on the relocated portable was complete on August 8, 2011.  All documents were submitted to DSA for  closeout October 11, 2011.      Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries in April 2011.      Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and final change order negotiations completed on March 9,  2011.    Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout received on July 18, 2011.    Gunn High School – Aquatic Center   This facility was available for use in July 2009, and has been closed out with DSA.      Page | 5   Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education for approval on  September 8, which became the program documents for the new projects at each campus.  These projects for pre‐ design work have been closed, and funds were transferred to the program contingency on June 14, 2011.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education has put new development for Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.  The board voted to terminate the lease with Stratford School in June 2011. Discussions with  the Board on future plans for growth at the elementary schools will resume during a February 28, 2012 study  session.    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools  The district placed this project on hold after review of the implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This project was renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary below).     High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the master plans for both high schools, and these projects have been  closed, with funds transferred to the respective campus reserve funds.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  This project has been put on hold until a growth plan is established for the elementary schools.      Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo  The project has been placed on hold pending further discussions with the BOE about elementary growth planning.        Board Actions in February  February 28, 2012  Action 14 – Authorization to Bid Replacement of the District’s Wireless Network    A B C C / A B - C C / B A - BGunn High School - High School Master Plan 142,389 136,008 117,415 82.5% 18,593 86.33% 6,381Gunn High School 1 - Aquatic Center 4,865,423 4,862,530 4,862,530 99.9% 0 100.00% 2,893Gunn High School 2 - I.A Building 5,082,403 5,049,558 5,048,334 99.3% 1,224 99.98% 32,845Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100.0% 0 100.00% 0Gunn High School 4 - New classroom Buildings 25,035,200 23,864,062 5,960,774 23.8% 17,903,288 24.98% 1,171,138Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 321,841 103,212 2.6% 218,629 32.07% 3,618,159Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 12,914,800 11,046,148 2,937,875 22.7% 8,108,273 26.60% 1,868,652Gunn High School 7- A/C 2,600,000 2,291,706 2,097,487 0.0% 194,219 91.53% 308,294Gunn High School - Reserved 21,525,081 0 0 0.0% 0 0.00% 21,525,081Palo Alto High Schools - High School Master Plan 142,998 137,758 128,443 89.8% 9,315 93.24% 5,240Palo Alto High School 1 - Stadium Field 4,940,000 4,493,342 1,060,787 21.5% 3,432,555 23.61% 446,658Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 2,609,680 2,609,680 2,609,680 100.0% 0 100.00% 0Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 37,140,000 33,678,487 8,404,180 22.6% 25,274,307 24.95% 3,461,513Palo Alto High School 4 - New Theater 24,395,049 1,586,241 242,821 1.0% 1,343,420 15.31% 22,808,808Palo Alto High School 5 - Haymarket and Tower Admin. Building 800,000 449,282 339,598 42.4% 109,684 75.59% 350,718Palo Alto High School - Reserved 28,765,818 0 0 0.0% 0 0.00% 28,765,818Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 18,890 18,890 17,826 94.4% 1,064 94.37% 0Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 600,342 466,263 428,619 71.4% 37,644 91.93% 134,079Jordan Middle School 2- Improvements 19,891,564 18,469,796 1,753,285 8.8% 16,716,511 9.49% 1,421,768J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,799 18,408 97.9% 391 97.92% 0J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 397,608 370,833 83.0% 26,775 93.27% 49,236 J.L.S Middle School 2- Improvements 17,184,699 3,346,412 2,134,993 12.4% 1,211,419 63.80% 13,838,287Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,799 18,423 98.0% 376 98.00% 0Terman Middle School 1- Improvements 13,312,971 12,544,116 1,756,180 13.2% 10,787,936 14.00% 768,855PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 98,480 85,070 58.7% 13,410 86.38% 46,520Addison Elementary School 1-Phase I 21,267 21,267 21,267 100.0% 0 100.00% 0Duveneck Elementary School 1-Phase I 11,088,759 1,488,926 418,276 3.8% 1,070,650 28.09% 9,599,833Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,113 1.3% 1,166 99.59% 21,897,265Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,543,750 8,947,868 908,142 9.5% 8,039,726 10.15% 595,882Hoover Elementary School 1-Phase I 70,550 70,550 57,165 81.0% 13,385 81.03% 0Ohlone Elementary School 1- Phase I 11,667,965 10,744,981 9,277,749 79.5% 1,467,232 86.34% 922,984 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements * 2,004,889 2,004,889 1,863,782 93.0% 141,107 92.96% 0Elementary Schools - Reserved 33,457,555 0 0 0.0% 0 0.00% 33,457,555PAUSD - Program Management 6,652,006 5,112,403 4,349,004 65.4% 763,399 85.07% 1,539,603PAUSD - Technology 8,238,257 6,424,319 6,055,617 73.5% 368,702 94.26% 1,813,938PAUSD - Technology -Reserved 5,669,108 0 0 0.0% 0 0.00% 5,669,108PAUSD - Reserved 5,759,069 0 0 0.0% 0 0.00% 5,759,069525 San Antonio -Property Acquisition 8,500,000 8,500,000 8,500,000 100.0% 0 100.00% 0Bond Issuance Cost 1,840,700 1,840,700 1,840,700 100.0% 0 100.00% 0Total353,234,945 171,348,764 74,074,364 97,274,400 181,886,181Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting SystemSchool Name - Project NamePercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond2/29/2012Percent of ExpendedContract BalanceExpenditures Budget BalanceCommittedBudget Page | 6   Gunn High School   New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    BRCO Constructors installed base‐rock for approximately 70% of the  building pads.  The electrical contractor continues to install under‐slab  utilities.  The contractor is preparing to pour concrete for the building  slab and the stem walls.  At building B, all under‐slab utilities are in  and base‐rock for the pad is complete.  The building slab was poured  the last week of February 2012.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is proceeding on schedule and is within budget.   Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $25,035,200  Other Funding $0  Total $25,035,200    Budget  Salaries and Benefits $13,253  Supplies $0  Contracts & Services $4,462,881  Construction & Equipment $20,482,302  Soft Costs Contingency $76,764  Total $25,035,200    Percent of Budget Expended 23.8%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $ 1,763,200  • Remaining Contingency Balance $ 1,602,772  • Percent of Changes 9.1%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 22, 2011    Notice to Proceed August 24, 2011    Substantial Completion March 23, 2013*    Planned Occupancy August 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Gunn High School  Parking and Drop‐off Sitework Improvement  A. PROJECT STATUS    Design for the parking and drop‐off improvements will  recommence in conjunction with the planning of group 2 projects  in fall 2011.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Design will recommence with the planning of group 2 projects.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 2.6%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School   New Gymnasium   A. PROJECT STATUS    S.J. Amoroso completed building slab and stem‐walls, and continued to  work on above‐slab electrical and plumbing piping.  Steel began to arrive  on‐site mid‐February 2012 and steel erection is anticipated to begin the  last week of February.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is proceeding on schedule and is within budget.   Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,914,800  Other Funding $0  Total $12,914,800    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,001  Contracts & Services $2,677,293  Construction & Equipment $10,158,210  Soft Costs Contingency $78,296  Total $12,914,800    Percent of Budget Expended 22.7%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $834,700  • Remaining Contingency Balance $770,766  • Percent of Changes 7.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed August 1, 2011    Substantial Completion October 29, 2012*    Planned Occupancy January 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Palo Alto High School  Athletic Stadium Improvements   A. PROJECT STATUS    Taisei (TCC) surveyed and staked the building layout to begin the  foundation work.   Work continued on installation of under floor  plumbing and electrical utilities.  Due to a few rain days in February,  the concrete pour is scheduled to occur in March 2012.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • The project is proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,940,000  Other Funding $0  Total $4,940,000    Budget  Salaries and Benefits $882  Supplies $0  Contracts & Services $829,025  Construction & Equipment $4,071,162  Soft Costs Contingency $38,931  Total $4,940,000    Percent of Budget Expended 21.5%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $310,200  • Remaining Contingency Balance $269,816  • Percent of Changes 4.3%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Submit to DSA April 4, 2011    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA July 26, 2011     Bid Opening December 1, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 4, 2012    Substantial Completion ‐ Concession August 15, 2012*  Bleachers March 1, 2013*    Planned Occupancy ‐ Concessions August 30, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Palo Alto High School  Classroom Building and Media Arts   A. PROJECT STATUS     TCC completed the installation of underground electrical and  plumbing piping.  They continue to work on the foundation system,  where the floor slab preparation is 90% complete.  The new pump  was installed in the parking lot that connects to the new storm  drainage system to the main line under El Camino Real.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is proceeding one month behind schedule occupancy and remains within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $37,140,000  Other Funding $0  Total $37,140,000    Budget  Salaries and Benefits $14,721  Supplies $0  Contracts & Services $7,056,446  Construction & Equipment $29,740,000  Soft Costs Contingency $328,833  Total $37,140,000    Percent of Budget Expended 22.6%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $2,515,000  • Remaining Contingency Balance $2,245,983  • Percent of Changes 10.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA April 28, 2011    Bid Opening June 30, 2011    Award of Contract (1) July 12, 2011    Notice to Proceed August 4, 2011    Substantial Completion August 5, 2013*    Planned Occupancy August 20, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS    Deems Lewis McKinley (DLM) met with facilities and maintenance staff on  February 22, 2012 to review building systems, equipment and operations.   DLM continues with design development, which is anticipated to be  complete in March 2012.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • Design development continued.  Project is proceeding on schedule and within budget.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $24,395,049  Other Funding $0  Total $24,395,049    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $4,481,640  Construction & Equipment $19,745,000  Soft Costs Contingency $168,409  Total $24,395,049    Percent of Budget Expended 1.0%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (3) June 14, 2011  BOE Approval December 13, 2011  BOE Approval January 17, 2012    Submit to DSA January 3, 2013*    Approval by DSA August 27, 2013*    Authorize to Bid (2) August 20, 2013*  BOE Approval September 9, 2013*    Bid Opening October 22, 2013*    Award of Contract (1) October 28, 2013*    Notice to Proceed November 11, 2013*    Substantial Completion May 13, 2015*    Planned Occupancy August 17, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Jordan Middle School  A. PROJECT STATUS    SJ Amoroso continued with site preparation for the new classroom  building and cafetorium expansion.  Both building pads are ready for  foundation work to start, which will commence early March 2012.   Interior improvements for the existing cafetorium space are underway.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • The project is proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $19,891,546  Other Funding $0  Total $19,891,546    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,552,716  Construction & Equipment $16,007,031  Soft Costs Contingency $331,817  Total $19,891,546    Percent of Budget Expended 8.8%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $1,389,700  • Remaining Contingency Balance $1,389,700  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010     Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA October 5, 2011    Bid Opening December 8, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 1, 2013*    Planned Occupancy August 26, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   J.L. Stanford Middle School  A. PROJECT STATUS    Additional constructability comments and coordination of  bid documents are currently being incorporated prior to  bidding in April 2012.  The construction estimate will be  updated to include recent revisions and to confirm the  project’s anticipated construction cost prior to going out  for bid.  Bids will be due in May 2012.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • DSA approval received on January 24, 2012.  Anticipate project to bid in April 2012.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,440,550  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $319,191  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 12.4%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012    Bid Opening May 3, 2012*    Award of Contract (1) May 8, 2012*    Notice to Proceed May 21, 2012*    Substantial Completion August 24, 2013*    Planned Occupancy January 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 14   Terman Middle School  A. PROJECT STATUS    Hagensen Pacific continued site preparation, underground utility  removal and relocation for the new drama classroom building and  the library expansion.  At the interior of the new administration  building, the contractor completed demolition of the existing walls  and started construction on improvements in the new space.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • The project proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,312,971  Other Funding $0  Total $13,312,971    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,616,588  Construction & Equipment $10,517,515  Soft Costs Contingency $178,868  Total $13,312,971    Percent of Budget Expended 13.2%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $929,900  • Remaining Contingency Balance $929,900  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA September 1, 2011    Bid Opening December 6, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 7, 2013*    Planned Occupancy September 4, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   Fairmeadow Elementary School  New Classroom Building and Modernization   A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services (BCS) installed a temporary wall in the  library so the library can remain occupied during the school year  while construction occurs for the expansion.  BCS commenced  grading and excavation activities for the new two‐story building  and the library addition on February 16, 2012.  The building pad  was certified on February 28, 2012.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • The project is proceeding on schedule and within budget.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,543,750  Other Funding $0  Total $9,543,750    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,132  Contracts & Services $1,928,402  Construction & Equipment $7,500,180  Soft Costs Contingency $112,036  Total $9,543,750    Percent of Budget Expended 9.5%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $642 ,300  • Remaining Contingency Balance $642,300  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA April 18, 2011     Authorize to Bid (2) October 11, 2011  BOE Approval October 25, 2011    Approval by DSA November 14, 2011    Bid Opening December 5, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 3, 2012    Substantial Completion August 5, 2013*    Planned Occupancy August 20, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   Duveneck Elementary School  New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS    Gelfand submitted construction documents to DSA on February  27, 2012.  Gelfand continues to work on refinements to the  construction documents and incorporation of constructability  comments.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project plans submitted to DSA on February 27, 2012.  Project is on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,088,759  Other Funding $0  Total $11,088,759    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,159,389  Construction & Equipment $8,803,087  Soft Costs Contingency $126,283  Total $11,088,759    Percent of Budget Expended 3.8%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010  BOE Approval January 11, 2011    Schematic Design (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Submit to DSA February 27, 2012*     Approval by DSA October 8, 2012*    Authorize to Bid (2) October 28, 2012*  BOE Approval November 9, 2012*    Bid Opening December 22, 2012*    Award of Contract (1) December 27, 2012*    Notice to Proceed January 5, 2013*    Substantial Completion May 16, 2014*    Planned Occupancy August 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 17   Technology Improvements  A. PROJECT STATUS     Implementation of the district‐wide Voice‐over‐IP (VoIP) telephone system  has commenced and will continue throughout the 2011‐12 school year.   Also, bidding will occur in March 2012 to replace the district’s wireless  network.             B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • VOIP implementation on‐going.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,238,257  Other Funding $0  Total $8,238,257    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $7,855,662  Contracts & Services $180,173  Construction & Equipment $202,422  Soft Costs Contingency $0  Total $8,238,257    Percent of Budget Expended 73.5%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Palo Alto High School  Boiler Replacement System  A. PROJECT STATUS      Environmental Services Inc. (ESI) initiated project closeout and a notice  of completion has been filed. Staff continues to work on other  improvements within the Tower building to improve the heating  distribution and controls systems.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project completed on schedule and within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $800,000  Other Funding $0  Total $800,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $400  Contracts & Services $119,000  Construction & Equipment $659,600  Soft Costs Contingency $21,000  Total $800,000    Percent of Budget Expended 42.4%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $39,200  • Remaining Contingency Balance $33,930  • Percent of Changes 1.2%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Close‐out   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 30, 2011    Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Approval by DSA August 24, 2011    Bid Opening September 28, 2011    Award of Contract (1) October 11, 2011    Notice to Proceed November 7, 2011    Substantial Completion January 6, 2012      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS     Move‐in to the new building and other existing classrooms occurred during  winter break.  Students occupied the new building on January 3, 2012.                              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Occupancy occurred on January 3, 2012.  Project completed on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $7,196  Supplies $44,253  Contracts & Services $2,359,667  Construction & Equipment $9,139,461  Soft Costs Contingency $117,388  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 79.5%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $748,400  • Remaining Contingency Balance $654,714  • Percent of Changes 1.4%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 3, 2012    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 19, 2010    Substantial Completion November 18, 2011    Planned Occupancy January 3, 2012    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   Site Acquisition  525 San Antonio Rd   A. PROJECT STATUS    The advisory committee has recommended to the BOE  on January 31, 2012 to lease the property on a short‐ term basis to one or more tenants.                         B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • BOE discussion on committee recommendation occurred on January 31, 2012.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,500,000  Other Funding $0  Total $8,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $8,500,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $8,500,000    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Jordan Middle Schools ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    The portables have been installed, and were cleaned and ready for  occupancy a week ahead of schedule.  School staff requested  additional time for packing and moved in on September 30, 2011. DSA  closeout has commenced. The project is funded with both bond funds  and impact fees.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed ahead of schedule and under budget.  • Move in occurred on September 30, 2011.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $392,120  Other Funding $208,222  Total $600,342    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $180,286  Construction & Equipment $419,292  Soft Costs Contingency $764  Total $600,342    Percent of Budget Expended 70.4%*    *Budget previously expended     Current Phase: Move‐in   Schedule:  Approval by DSA June 16, 2011    Authorize to Bid (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Bid Opening July 14, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed July 27, 2011    Substantial Completion September 20, 2011    Occupancy September 30, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services Inc. completed the installation of air  conditioning units and the cool roof coating on most of Gunn’s  existing buildings.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project in close‐out.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $1,919  Supplies $0  Contracts & Services $454,160  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $22,891  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 78.4%  Current Phase: Close‐out   Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA February 10, 2011    Authorize to Bid (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Bid Opening March 28, 2011    Award of Contract (1) April 8, 2011    Notice to Proceed April 11, 2011    Substantial Completion August 8, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction completed the work on the relocated  portables in August.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project completed on schedule and is currently in close‐out.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,440,550  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $319,191  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 11.4%    This portable relocation project funded by main JLS  project.    Current Phase: Occupancy ‐August 11, 2011    Schedule:  Approval by DSA April 19, 2011  Jordan Project June 16, 2011     Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 1, 2011    Award of Contract (1) June 13, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 8, 2011    Planned Occupancy August 15, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS     Guerra Construction Group completed the work on the relocated  portable on August 8, 2011.  The JLS project is funding the relocation of  this portable for the construction of JLS’ new 2‐story classroom building.   Project in close‐out.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project completed ahead of schedule on August 8, 2011.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,440,550  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $319,191  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 11.4%    This portable relocation project funded by main JLS  project.  Current Phase: Occupancy ‐August 8, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) February 15, 2011  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA March 3, 2011     Approval by DSA March 3, 2011    Authorize to Bid (2) May 11, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 14, 2011    Award of Contract (1) June 14, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 1, 2011    Planned Occupancy August 8, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System Installation  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction installed SmartBoards and Lightspeed sound assist systems, and completed the  installation April 29, 2011.  Phase 4 and 5 schools were the final elementary schools to receive interactive  whiteboards and sound assist systems.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.           Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Current Phase: Complete ‐May 15, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) November 9, 2010  BOE Approval November 23, 2010    Bid Opening February 25, 2011    Award of Contract (1) March 8, 2011    Notice to Proceed March 9, 2011    Completion May 15, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS    The fields were available for play on February 1, 2011, and final change  order negotiations completed on March 9, 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,609,680  Other Funding $1,007,255  Total $3,616,935    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,506  Contracts & Services $698,293  Construction & Equipment $2,916,682  Soft Costs Contingency $454  Total $3,616,935     Percent of Budget Expended 100.0%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $269,300  • Remaining Contingency Balance $230,579  • Percent of Changes 1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –February 1, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout  received on July 18, 2011.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,082,402  Other Funding $0  Total $5,082,402    Budget  Salaries and Benefits $1,061  Supplies $88,985  Contracts & Services $1,000,861  Construction & Equipment $3,991,495  Soft Costs Contingency $0  Total $5,082,402    Percent of Budget Expended 99.3%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $349,000  • Remaining Contingency Balance $141,967  • Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    This facility was available for use in July 2009, and has been closed  out with DSA.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,865,423  Other Funding $0  Total $4,865,423    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $647,169  Construction & Equipment $4,218,253  Soft Costs Contingency $0  Total $4,865,423    Percent of Budget Expended 99.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $389,887  • Remaining Contingency Balance $195,148  • Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education for approval on September 8, which became the  program documents for the new projects at each campus.  These  projects for pre‐design work have been closed, and funds will be  transferred to the program contingency on June 14, 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been completed. Board approval received on September 8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $56,488  Other Funding $0  Total $56,488    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $56,488  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $56,488    Percent of Budget Expended 96.8%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education has put new development for Garland on  hold until a growth plan is established for the elementary schools.   The board voted to terminate the lease with Stratford School in  June 2011, so that future plans for growth at the elementary  schools can begin on this campus as early as June 2014.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 31   Elementary School Teaching Walls  Phase 1 Schools  A. PROJECT STATUS    The district placed this project on hold after review of the  implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This  project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary below).              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.9    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been renamed ‘Elementary Classroom Improvements’ (see Capital Projects summary  above).            Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $0  Other Funding $0  Total $0    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $0  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $0    Percent of Budget Expended 0%  Current Phase: Project Renamed. See Classroom      Improvements Project    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates –Subject to Change Page | 32   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the master plans for both  high schools, and these projects have been closed, with funds  transferred to the respective campus reserve funds.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Group 2 project planning at the high schools will re‐commence in fall 2011.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $285,387  Other Funding $0  Total $285,387    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $285,387  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $285,387    Percent of Budget Expended 86.2%  Current Phase: Master Planning    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 33   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    This project has been put on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently on hold.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $70,550  Other Funding $0  Total $70,550    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $70,550  Construction & Equipment $60  Soft Costs Contingency $0  Total $70,550    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A  Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 34   Elementary Classroom Improvements  Phase 1 – Barron Park and El Carmelo  A. PROJECT STATUS    DSA comments were returned to Gelfand for Phase 1 plans that  include new lighting, adding operable windows and coverings,  ventilation, and replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron Park and El Carmelo elementary schools.   The authorization to bid has been placed on hold pending further discussions with the BOE about elementary  growth planning.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold.          Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010  BOE Approval December 7, 2010    Submit to DSA December 23, 2010     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.