Loading...
Monthly Reports 2011-12 (Dec) MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  December 2011      Current Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     O’Connor Construction Management, Inc.  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report            Capital Projects     Gunn High School – New Classroom Buildings A & B     page 7    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement    page 8    Gunn High School – New Gymnasium       page 9    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 10    Palo Alto High School – Project Classroom Building and Media Arts    page 11    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 12    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Boiler Replacement  page 13    Jordan Middle School        page 14    J.L. Stanford Middle School       page 15    Terman Middle School        page 16     Fairmeadow Elementary School       page 17    Ohlone Elementary School        page 18    Duveneck Elementary School       page 19    Property Acquisition – 525 San Antonio Rd       page 20    Technology          page 21    Completed Capital Projects    Jordan Middle School – Interim Classrooms      page 22    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 23    J.L. Stanford Middle School – Interim Classrooms     page 24    Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 25    Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System page 26    Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 27    Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 28    Gunn High School – Aquatic Center       page 29    Middle School Pre‐Design        page 30    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 31    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools     page 32    High School Master Plan        page 33    Hoover Elementary School        page 34    Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo page 35    Appendix  Exhibit A – Bond Project List  Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    Gunn High School – New Classroom Buildings A & B  BRCO Constructors completed the formwork for the foundation system and much of the underground electrical  and plumbing rough‐ins for both buildings.  The foundation systems will be complete in early January 2012.      Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement  Design for the parking and drop‐off improvements will recommence in conjunction with the planning of group 2  projects.      Gunn High School – New Gymnasium  S.J. Amoroso performed the formwork and poured the remaining portions of the foundation system in late  December 2011. The contractor will commence installation of under slab electrical piping in early January 2012.    Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  Bids were received on December 1, 2011 and the BOE approved contract award to Taisei Construction and a  budget augmentation in the amount of $1.3M to $4.9M. The notice of award was issued on December 14, 2011  and the notice to proceed was issued on December 27, 2011.  Taisei will commence construction of the new  concessions stand in mid January 2012, after tree protection is in place and athletic equipment is moved.      Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts Building  During winter break a new storm drainage system was installed through the parking lot to connect to the main  under El Camino Real.  Foundation installation continued through December, and installation of underground  electrical and plumbing systems is also underway.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  On December 13, 2011, DLM presented the updated design of the performing arts center, with a seating capacity  of 575 seats, to the BOE, with approval planned during the January 17, 2012 meeting.  Design development will  proceed immediately thereafter.    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Boiler Replacement  Environmental Services Inc. (ESI) connected new supply lines to the tower building and commissioned one of the  two new boilers.  The second boiler was brought online on December 22, 2011 and the system was commissioned  immediately after. Maintenance staff participated in a training session regarding the start up process of the  system, and also witnessed the commissioning process.  A punch list walk was completed on December 22, 2011.   ESI started working on punch list items the week of December 26 through December 30, and initiated project  close‐out.    Jordan Middle School  Bids were received on December 8, 2011 and the BOE awarded a contract to SJ Amoroso Construction, Inc. on  December 13, 2011, including a budget augmentation of $1.9M, for a new project budget of $13.9M.  The notice  to proceed was issued to the contractor on December 27, 2011.  The contractor will mobilize, install construction  fencing and tree protection in the area of the new classroom wing and cafetorium addition, and begin clearing the  site for foundations in January 2012.     J.L. Stanford Middle School  AEDIS completed incorporating DSA and constructability review comments in December.  DSA approval  appointments were secured for January, with anticipation of final approval on January 24, 2012.  The construction  estimate will be updated to confirm the project’s anticipated construction cost, and evaluation of the 22 pre‐ qualified contractors will commence in January.  The project is anticipated to be out to bid in early February 2012,  with bids due in March 2012.    Page | 4   Terman Middle School  Bids were received on December 8, 2011 and the BOE awarded a contract to Hagensen‐Pacific Construction  Company on December 13, 2011, including a budget augmentation of $463K, for a new project budget of $13.3M.   The notice to proceed was issued to the contractor on December 27, 2011. The library and computer classroom  were temporarily relocated to the cafetorium during winter break.  Construction fencing and tree protection were  installed in areas of new drama classroom building and library addition. The contractor will mobilize and begin  clearing the site for foundations in January 2012.      Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Bids from pre‐qualified contractors were received on December 5, 2011.  Best Contracting Services was the low  responsive bidder at $6.42M. The bid amount was slightly over the budget amount of $6.35M, therefore no  alternates were accepted.  The BOE approved the award of a contract to Best Contracting Services on December  13, 2011, which included a budget augmentation in the amount of $216K, for a new project budget of $9.5M.  Notice of award was issued on December 14, 2011, and the notice to proceed was issued on December 29, 2011.  Construction fences were installed over winter break and contractor mobilization will begin in early January 2012.    Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  The contractor was substantially complete with the work for the new building on December 10, 2011 and  commenced work on the punch list corrections.  A ribbon cutting ceremony and building tours were conducted on  December 13, 2011.  Also, move‐in to the new building and other existing classrooms occurred during winter break  for student occupancy on January 3, 2012.    Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  Meetings with site administration were conducted on December 7 and 8, 2011 to review preliminary concepts for  construction phasing and site logistics. Gelfand conducted design progress meetings with teachers and staff on  December 12 and 14, 2011. Gelfand submitted 50% construction documents to the District for review and  estimating efforts on December 16, 2011.  Project plans will be presented to the PTA on January 9, 2012.    525 San Antonio Road – Site Acquisition  A committee was formed to study and recommend a potential use of the site. A committee meeting was held on  December 13, 2011 to learn about the property and discuss the potential use of leasing the property to a tenant.  The committee is anticipated to make a recommendation to the BOE on January 31, 2012.    Technology  Implementation of the district‐wide Voice‐over‐IP (VoIP) telephone system has commenced and will continue  throughout the 2011‐12 school year.    COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Jordan Middle School ‐ Interim Classrooms  The portables have been installed, and were cleaned and moved into on September 30, 2011. All documents were  submitted to DSA for closeout November 2, 2011. The project is funded with both bond funds and impact fees.    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air conditioning units and the cool roof coating on most  of Gunn’s existing buildings.  Project close‐out has commenced.    J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  Coulter Construction completed the work on the relocated portables in August.  Project close‐out has commenced.      Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  The work on the relocated portable was complete on August 8, 2011.  All documents were submitted to DSA for  closeout October 11, 2011.    Page | 5       Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries in April 2011.      Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and final change order negotiations completed on March 9,  2011.    Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout received on July 18, 2011.    Gunn High School – Aquatic Center   This facility was available for use in July 2009, and has been closed out with DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education for approval on  September 8, which became the program documents for the new projects at each campus.  These projects for pre‐ design work have been closed, and funds were transferred to the program contingency on June 14, 2011.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education has put new development for Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.  The board voted to terminate the lease with Stratford School in June 2011. Discussions with  the Board on future plans for growth at the elementary schools will resume in January 2012.    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools  The district placed this project on hold after review of the implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary below).     High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the master plans for both high schools, and these projects have been  closed, with funds transferred to the respective campus reserve funds.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  This project has been put on hold until a growth plan is established for the elementary schools.      Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo  DSA comments were returned to Gelfand for Phase 1 plans that include new lighting, adding operable windows  and coverings, ventilation, and replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron Park and El Carmelo  elementary schools.  The authorization to bid has been placed on hold pending further discussions with the BOE  about elementary growth planning.              Page | 6     Board Actions in December  December 13, 2011  Consent 9 – Authorization to Bid the JL Stanford Middle School Modernization and New Construction Project    Consent 10 – Authorization to Issue Addendum No. 13 to Gelfand Partners Architects for Additional Services at  Fairmeadow Elementary School    Consent 14 – Approval of Strong Schools Bond Change Orders    Action 17 – Award of Bid for Palo Alto High School Stadium Field Improvements including Budget Augmentation    Action 19 – Award of Bid for Fairmeadow Elementary New Classroom and Modernization Project    Action 20 – Award of Bid for Terman Middle School New Administration Building/Library and Modernization  Project    Action 21 – Authorization to Award a Contract for Construction of the Jordan Middle School Modernization and  New Construction    Action 22 – Approval to Contract with Inspector of Record (IOR) for the Paly Stadium, Fairmeadow, Terman and  Jordan Projects    Action 23 – Approval to Contract for Special Testing and Inspection Services for the Paly Stadium, Fairmeadow,  Terman and Jordan Projects    Action 24 – Appointment of Advisory Committee to Address Lease of 525 San Antonio Road      A B C C / A B - C C / B A - BGunn High School - High School Master Plan 142,389 136,008 117,415 82.5% 18,593 86.33% 6,381Gunn High School 1 - Aquatic Center 4,865,423 4,862,530 4,862,530 99.9% 0 100.00% 2,893Gunn High School 2 - I.A Building 5,082,402 5,049,558 5,047,424 99.3% 2,134 99.96% 32,844Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100.0% 0 100.00% 0Gunn High School 4 - New classroom Buildings 25,035,200 23,863,985 4,565,318 18.2% 19,298,667 19.13% 1,171,215Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 321,841 103,212 2.6% 218,629 32.07% 3,618,159Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 12,914,800 11,044,126 2,228,625 17.3% 8,815,501 20.18% 1,870,674Gunn High School 7- A/C 2,600,000 2,291,705 2,045,798 0.0% 245,907 89.27% 308,295Gunn High School - Reserved 21,525,081 0 0 0.0% 0 0.00% 21,525,081Palo Alto High Schools - High School Master Plan 142,998 137,758 128,443 89.8% 9,315 93.24% 5,240Palo Alto High School 1 - Stadium Field 4,940,000 916,630 705,300 14.3% 211,330 76.94% 4,023,370Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 2,609,680 2,609,680 2,609,680 100.0% 0 100.00% 0Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 37,140,000 33,654,908 6,170,595 16.6% 27,484,313 18.33% 3,485,092Palo Alto High School 4 - New Theater 17,720,000 1,380,638 232,248 1.3% 1,148,390 16.82% 16,339,362Palo Alto High School 5 - Haymarket and Tower Admin. Building 800,000 446,040 218,749 27.3% 227,291 49.04% 353,960Palo Alto High School - Reserved 35,440,867 0 0 0.0% 0 0.00% 35,440,867Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 18,890 18,890 17,826 94.4% 1,064 94.37% 0Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 600,342 466,263 422,562 70.4% 43,701 90.63% 134,079Jordan Middle School 2- Improvements 19,891,564 2,847,753 1,583,248 8.0% 1,264,505 55.60% 17,043,811J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,799 18,408 97.9% 391 97.92% 0J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 397,608 365,361 81.8% 32,247 91.89% 49,236 J.L.S Middle School 2- Improvements 17,184,699 3,342,681 2,027,294 11.8% 1,315,387 60.65% 13,842,018Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,799 18,423 98.0% 376 98.00% 0Terman Middle School 1- Improvements 13,312,971 2,051,956 1,092,134 8.2% 959,822 53.22% 11,261,015PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 98,480 83,550 57.6% 14,930 84.84% 46,520Addison Elementary School 1-Phase I 21,267 21,267 21,267 100.0% 0 100.00% 0Duveneck Elementary School 1-Phase I 11,088,759 874,726 188,931 1.7% 685,795 21.60% 10,214,033Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,113 1.3% 1,166 99.59% 21,897,265Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,543,750 1,594,416 861,406 9.0% 733,010 54.03% 7,949,334Hoover Elementary School 1-Phase I 70,550 70,550 57,165 81.0% 13,385 81.03% 0Ohlone Elementary School 1- Phase I 11,667,965 10,694,659 8,596,730 73.7% 2,097,929 80.38% 973,306 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements * 2,004,889 2,004,889 1,863,782 93.0% 141,107 92.96% 0Elementary Schools - Reserved 33,457,555 0 0 0.0% 0 0.00% 33,457,555PAUSD - Program Management 6,651,989 5,105,255 4,091,250 61.5% 1,014,005 80.14% 1,546,734PAUSD - Technology 8,238,257 6,413,621 4,684,067 56.9% 1,729,554 73.03% 1,824,636PAUSD - Technology -Reserved 5,669,108 0 0 0.0% 0 0.00% 5,669,108PAUSD - Reserved 5,759,069 0 0 0.0% 0 0.00% 5,759,069525 San Antonio -Property Acquisition 8,500,000 8,500,000 8,500,000 100.0% 0 100.00% 0Bond Issuance Cost 1,840,700 1,840,700 1,840,700 100.0% 0 100.00% 0Total353,234,927 133,383,774 65,655,330 67,728,444 219,851,153Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting SystemExpenditures Budget BalanceCommittedBudgetSchool Name - Project NamePercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond12/31/2011Percent of ExpendedContract Balance Page | 7    Gunn High School   New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    BRCO Constructors completed the formwork for the foundation system  and much of the underground electrical and plumbing rough‐ins for both  buildings.  The foundation systems will be complete in early January 2012.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is slightly behind schedule and is within budget.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $25,035,200  Other Funding $0  Total $25,035,200    Budget  Salaries and Benefits $13,253  Supplies $0  Contracts & Services $4,462,881  Construction & Equipment $20,482,302  Soft Costs Contingency $76,764  Total $25,035,200    Percent of Budget Expended 18.2%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $ 1,763,200  • Remaining Contingency Balance $ 1,602,772  • Percent of Changes 1.1%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 22, 2011    Notice to Proceed August 24, 2011    Substantial Completion February 23, 2013*    Planned Occupancy April 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School  Parking and Drop‐off Sitework Improvement  A. PROJECT STATUS    Design for the parking and drop‐off improvements will  recommence in conjunction with the planning of group 2 projects  in fall 2011.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Design will recommence with the planning of group 2 projects.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 2.6%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Gunn High School   New Gymnasium  A. PROJECT STATUS    S.J. Amoroso performed the formwork and poured the remaining portions  of the foundation system in late December 2011. The contractor will  commence installation of under slab electrical piping in early January  2012.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is proceeding slightly behind schedule and is within budget.   Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,914,800  Other Funding $0  Total $12,914,800    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,001  Contracts & Services $2,675,560  Construction & Equipment $10,158,210  Soft Costs Contingency $80,029  Total $12,914,800    Percent of Budget Expended 17.3%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $834,700  • Remaining Contingency Balance $815,956  • Percent of Changes 0.02%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed August 1, 2011    Substantial Completion September 11, 2012*    Planned Occupancy November 15, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Palo Alto High School  Athletic Stadium Improvements  A. PROJECT STATUS    Bids were received on December 1, 2011 and the BOE approved  contract award to Taisei Construction and a budget augmentation  in the amount of $1.3M to $4.9M. The notice of award was issued  on December 14, 2011 and the notice to proceed was issued on  December 27, 2011.  Taisei will commence construction of the new  concessions stand in mid January 2012, after tree protection is in  place and athletic equipment is moved.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • Bid opening occurred on December 1, 2011 and BOE award on December 13, 2011.  Construction  anticipated to commence the first week of January 2012.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,940,000  Other Funding $0  Total $4,940,000    Budget  Salaries and Benefits $882  Supplies $0  Contracts & Services $799,106  Construction & Equipment $4,071,162  Soft Costs Contingency $68,850  Total $4,940,000    Percent of Budget Expended 14.3%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $310,200  • Remaining Contingency Balance $310,200  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  •   Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Submit to DSA April 4, 2011    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA July 26, 2011     Bid Opening December 1, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 4, 2012*    Substantial Completion August 1, 2012*    Planned Occupancy August 15, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Palo Alto High School  Classroom Building and Media Arts  A. PROJECT STATUS     During winter break a new storm drainage system was installed  through the parking lot to connect to the main under El Camino  Real.  Foundation installation continued through December, and  installation of underground electrical and plumbing systems is also  underway.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is proceeding slightly behind schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $37,140,000  Other Funding $0  Total $37,140,000    Budget  Salaries and Benefits $14,721  Supplies $0  Contracts & Services $7,056,446  Construction & Equipment $29,740,000  Soft Costs Contingency $328,833  Total $37,140,000    Percent of Budget Expended 16.6%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $2,515,000  • Remaining Contingency Balance $2,422,116  • Percent of Changes 3.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA April 28, 2011    Bid Opening June 30, 2011    Award of Contract (1) July 12, 2011    Notice to Proceed August 4, 2011    Substantial Completion June 20, 2013*    Planned Occupancy July 20, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS    On December 13, 2011, DLM presented the updated design of the  performing arts center, with a seating capacity of 575 seats, to the BOE,  with approval planned during the January 17, 2012 meeting.  Design  development will proceed immediately thereafter.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project schematic design presented to BOE on December 13, 2011.  BOE schematic design approval  scheduled for January 17, 2012.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,720,000  Other Funding $0  Total $17,720,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,684,187  Construction & Equipment $13,926,590  Soft Costs Contingency $109,223  Total $17,720,000    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (3) June 14, 2011  BOE Approval December 13, 2011  BOE Approval January 17, 2012*    Submit to DSA July 13, 2012*    Approval by DSA March 16, 2013*    Authorize to Bid (2) March 12, 2013*  BOE Approval March 27, 2013*    Bid Opening April 30, 2013*    Award of Contract (1) May 17, 2013*    Notice to Proceed June 1, 2013*    Substantial Completion June 17, 2015*    Planned Occupancy August 15, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ()b f d f d d Page | 13   Palo Alto High School  Boiler Replacement System  A. PROJECT STATUS     Environmental Services Inc. (ESI) connected new supply lines to the  tower building and commissioned one of the two new boilers.  The  second boiler was brought online on December 22, 2011 and the system  was commissioned immediately after. Maintenance staff participated in  a training session regarding the start up process of the system, and also  witnessed the commissioning process.  A punch list walk was completed  on December 22, 2011.  ESI started working on punch list items the week  of December 26 through December 30, and initiated project close‐out.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project completed on schedule and within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $800,000  Other Funding $0  Total $800,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $119,000  Construction & Equipment $660,000  Soft Costs Contingency $21,000  Total $800,000    Percent of Budget Expended 27.3%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $39,200  • Remaining Contingency Balance $39,200  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 30, 2011    Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Approval by DSA August 24, 2011    Bid Opening September 28, 2011    Award of Contract (1) October 11, 2011    Notice to Proceed November 7, 2011    Substantial Completion January 6, 2012*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   Jordan Middle School  A. PROJECT STATUS    Bids were received on December 8, 2011 and the BOE awarded a  contract to SJ Amoroso Construction, Inc. on December 13, 2011,  including a budget augmentation of $1.9M, for a new project budget  of $13.9M.  The notice to proceed was issued to the contractor on  December 27, 2011.  The contractor will mobilize, install  construction fencing and tree protection in the area of the new  classroom wing and cafetorium addition, and begin clearing the site  for foundations in January 2012.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Bids were opened on December 8, 2010 and BOE awarded project on December 13, 2011.  Construction  commenced on December 27, 2011.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $19,891,546  Other Funding $0  Total $19,891,546    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,564,881  Construction & Equipment $16,007,031  Soft Costs Contingency $337,652  Total $19,891,546    Percent of Budget Expended 8.0%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $1,389,700  • Remaining Contingency Balance $1,389,700  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010     Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA October 5, 2011    Bid Opening December 8, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 1, 2013*    Planned Occupancy August 15, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   J.L. Stanford Middle School  A. PROJECT STATUS    AEDIS completed incorporating DSA and constructability  review comments in December.  DSA approval  appointments were secured for January, with anticipation  of final approval on January 24, 2012.  The construction  estimate will be updated to confirm the project’s  anticipated construction cost, and evaluation of the 22  pre‐qualified contractors will commence in January.  The  project is anticipated to be out to bid in early February  2012, with bids due in March 2012.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • DSA approval appointments scheduled for January 2012.  Anticipate project to bid in February 2012.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,416,470  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $343,271  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 11.8%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011  BOE Approval December 13, 2011    Approval by DSA January 24, 2012*    Bid Opening March 21, 2012*    Award of Contract (1) March 28, 2012*    Notice to Proceed April 12, 2012*    Substantial Completion July 24, 2013*    Planned Occupancy August 6, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 16   Terman Middle School  A. PROJECT STATUS    Bids were received on December 8, 2011 and the BOE awarded a  contract to Hagensen‐Pacific Construction Company on December 13,  2011, including a budget augmentation of $463K, for a new project  budget of $13.3M.  The notice to proceed was issued to the  contractor on December 27, 2011. The library and computer  classroom were temporarily relocated to the cafetorium during  winter break.  Construction fencing and tree protection were installed  in areas of new drama classroom building and library addition. The  contractor will mobilize and begin clearing the site for foundations in  January 2012.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • Bids opened on December 6, 2010 and BOE awarded on December 13, 2011.  Construction commenced  on December 27, 2011.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,312,971  Other Funding $0  Total $13,312,971    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,616,588  Construction & Equipment $10,517,515  Soft Costs Contingency $178,868  Total $13,312,971    Percent of Budget Expended 8.2%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $929,900  • Remaining Contingency Balance $929,900  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA September 1, 2011    Bid Opening December 6, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed December 27, 2011    Substantial Completion August 1, 2013*    Planned Occupancy August 15, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 17   Fairmeadow Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS     Bids from pre‐qualified contractors were received on December 5,  2011.  Best Contracting Services was the low responsive bidder at  $6.42M. The bid amount was slightly over the budget amount of  $6.35M, therefore no alternates were accepted.  The BOE approved  the award of a contract to Best Contracting Services on December  13, 2011, which included a budget augmentation in the amount of  $216K, for a new project budget of $9.5M. Notice of award was  issued on December 14, 2011, and the notice to proceed was issued  on December 29, 2011. Construction fences were installed over  winter break and contractor mobilization will begin in early January  2012.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Bids opened on December 5, 2010 and BOE awarded on December 13, 2011.  Construction fencing  installed during winter break however construction anticipated to commence the first week of January  2012.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,543,750  Other Funding $0  Total $9,543,750    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,132  Contracts & Services $1,856,654  Construction & Equipment $7,550,180  Soft Costs Contingency $133,784  Total $9,543,750    Percent of Budget Expended 9.0%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $642 ,300  • Remaining Contingency Balance $642,300  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA April 18, 2011     Authorize to Bid (2) October 11, 2011  BOE Approval October 25, 2011    Approval by DSA November 14, 2011    Bid Opening December 5, 2011    Award of Contract (1) December 13, 2011    Notice to Proceed January 3, 2012*    Substantial Completion May 8, 2013*    Planned Occupancy August 7, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS      The contractor was substantially complete with the work for the new  building on December 10, 2011 and commenced work on the punch list  corrections.  A ribbon cutting ceremony and building tours were conducted  on December 13, 2011.  Also, move‐in to the new building and other  existing classrooms occurred during winter break for student occupancy on  January 3, 2012.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is substantially complete and remains within budget.  Ribbon cutting ceremony held on December  13, 2011.  Move‐in occurred during winter break.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $35,127  Contracts & Services $2,364,267  Construction & Equipment $9,139,461  Soft Costs Contingency $129,110  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 73.7%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $748,400  • Remaining Contingency Balance $654,714  • Percent of Changes 1.4%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 19, 2010    Substantial Completion November 18, 2011    Planned Occupancy January 3, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Duveneck Elementary School  New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS     Meetings with site administration were conducted on  December 7 and 8, 2011 to review preliminary concepts for  construction phasing and site logistics. Gelfand conducted  design progress meetings with teachers and staff on December  12 and 14, 2011. Gelfand submitted 50% construction  documents to the District for review and estimating  efforts on December 16, 2011.  Project plans will be  presented to the PTA on January 9, 2012.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • 50% construction documents received on December 16, 2011 for review.    • Project is on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,088,759  Other Funding $0  Total $11,088,759    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,159,389  Construction & Equipment $8,803,087  Soft Costs Contingency $126,283  Total $11,088,759    Percent of Budget Expended 1.7%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010  BOE Approval January 11, 2011    Schematic Design (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Submit to DSA February 24, 2012*     Approval by DSA October 6, 2012*    Authorize to Bid (2) October 28, 2012*  BOE Approval November 9, 2012*    Bid Opening December 22, 2012*    Award of Contract (1) December 27, 2012*    Notice to Proceed January 5, 2013*    Substantial Completion May 16, 2014*    Planned Occupancy August 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   Site Acquisition  525 San Antonio Rd   A. PROJECT STATUS    A committee was formed to study and recommend a  potential use of the site. A committee meeting was  held on December 13, 2011 to learn about the  property and discuss the potential use of leasing the  property to a tenant. The committee is anticipated to  make a recommendation to the BOE on January 31,  2012.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Committee meeting occurred on December 13, 2011.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,500,000  Other Funding $0  Total $8,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $8,500,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $8,500,000    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Technology Improvements  A. PROJECT STATUS      Implementation of the district‐wide Voice‐over‐IP (VoIP) telephone system  has commenced and will continue throughout the 2011‐12 school year.             B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • VOIP implementation on‐going.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,238,257  Other Funding $0  Total $8,238,257    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $7,855,662  Contracts & Services $180,173  Construction & Equipment $202,422  Soft Costs Contingency $0  Total $8,238,257    Percent of Budget Expended 56.9%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Jordan Middle Schools ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    The portables have been installed, and were cleaned and ready for  occupancy a week ahead of schedule.  School staff requested  additional time for packing and moved in on September 30, 2011. DSA  closeout has commenced. The project is funded with both bond funds  and impact fees.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed ahead of schedule and under budget.  • Move in occurred on September 30, 2011.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $392,120  Other Funding $208,222  Total $600,342    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $180,286  Construction & Equipment $419,292  Soft Costs Contingency $764  Total $600,342    Percent of Budget Expended 70.4%*    *Budget previously expended     Current Phase: Move‐in   Schedule:  Approval by DSA June 16, 2011    Authorize to Bid (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Bid Opening July 14, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed July 27, 2011    Substantial Completion September 20, 2011    Occupancy September 30, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services Inc. completed the installation of air  conditioning units and cool roof coating.  Project close‐out has  commenced.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project in close‐out.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $1,919  Supplies $0  Contracts & Services $454,160  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $22,891  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 78.4%  Current Phase: Close‐out   Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA February 10, 2011    Authorize to Bid (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Bid Opening March 28, 2011    Award of Contract (1) April 8, 2011    Notice to Proceed April 11, 2011    Substantial Completion August 8, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction completed the work on the relocated  portables.  Project close‐out has commenced.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project completed on schedule and is currently in close‐out.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,416,470  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $343,271  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 11.4%    This portable relocation project funded by main JLS  project.    Current Phase: Occupancy ‐August 11, 2011    Schedule:  Approval by DSA April 19, 2011  Jordan Project June 16, 2011*     Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 1, 2011    Award of Contract (1) June 13, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 8, 2011    Planned Occupancy August 15, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS     Guerra Construction Group completed the work on the relocated  portable on August 8, 2011.  The JLS project is funding the relocation of  this portable for the construction of JLS’ new 2‐story classroom building.   Project close‐out has commenced.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project completed ahead of schedule on August 8, 2011.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,408,170  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $351,571  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 11.4%    This portable relocation project funded by main JLS  project.  Current Phase: Occupancy ‐August 8, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) February 15, 2011  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA March 3, 2011     Approval by DSA March 3, 2011    Authorize to Bid (2) May 11, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 14, 2011    Award of Contract (1) June 14, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 1, 2011    Planned Occupancy August 8, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System Installation  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction installed SmartBoards and Lightspeed sound assist systems, and completed the  installation April 29, 2011.  Phase 4 and 5 schools were the final elementary schools to receive interactive  whiteboards and sound assist systems.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.           Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Current Phase: Complete ‐May 15, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) November 9, 2010  BOE Approval November 23, 2010    Bid Opening February 25, 2011    Award of Contract (1) March 8, 2011    Notice to Proceed March 9, 2011    Completion May 15, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS    The fields were available for play on February 1, 2011, and final change  order negotiations completed on March 9, 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,609,680  Other Funding $1,007,255  Total $3,616,935    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,506  Contracts & Services $729,418  Construction & Equipment $2,883,316  Soft Costs Contingency $2,695  Total $3,616,935     Percent of Budget Expended 100.0%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $269,300  • Remaining Contingency Balance $230,579  • Percent of Changes 1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –February 1, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout  received on July 18, 2011.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,082,402  Other Funding $0  Total $5,082,402    Budget  Salaries and Benefits $1,061  Supplies $88,985  Contracts & Services $1,000,861  Construction & Equipment $3,991,495  Soft Costs Contingency $0  Total $5,082,402    Percent of Budget Expended 99.3%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $349,000  • Remaining Contingency Balance $141,967  • Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    This facility was available for use in July 2009, and has been closed  out with DSA.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,865,423  Other Funding $0  Total $4,865,423    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $647,169  Construction & Equipment $4,218,253  Soft Costs Contingency $0  Total $4,865,423    Percent of Budget Expended 99.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $389,887  • Remaining Contingency Balance $195,148  • Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education for approval on September 8, which became the  program documents for the new projects at each campus.  These  projects for pre‐design work have been closed, and funds will be  transferred to the program contingency on June 14, 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been completed. Board approval received on September 8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $56,488  Other Funding $0  Total $56,488    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $56,488  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $56,488    Percent of Budget Expended 96.8%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number ofBoard of Education Readings  Page | 31   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education has put new development for Garland on  hold until a growth plan is established for the elementary schools.   The board voted to terminate the lease with Stratford School in  June 2011, so that future plans for growth at the elementary  schools can begin on this campus as early as June 2014.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 32   Elementary School Teaching Walls  Phase 1 Schools  A. PROJECT STATUS    The district placed this project on hold after review of the  implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This  project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary below).              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.9    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been renamed ‘Elementary Classroom Improvements’ (see Capital Projects summary  above).            Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $0  Other Funding $0  Total $0    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $0  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $0    Percent of Budget Expended 0%  Current Phase: Project Renamed. See Classroom      Improvements Project    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates –Subject to Change Page | 33   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the master plans for both  high schools, and these projects have been closed, with funds  transferred to the respective campus reserve funds.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Group 2 project planning at the high schools will re‐commence in fall 2011.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $285,387  Other Funding $0  Total $285,387    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $285,387  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $285,387    Percent of Budget Expended 86.2%  Current Phase: Master Planning    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 34   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    This project has been put on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently on hold.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $70,550  Other Funding $0  Total $70,550    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $70,550  Construction & Equipment $60  Soft Costs Contingency $0  Total $70,550    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A  Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 35   Elementary Classroom Improvements  Phase 1 – Barron Park and El Carmelo  A. PROJECT STATUS    DSA comments were returned to Gelfand for Phase 1 plans that  include new lighting, adding operable windows and coverings,  ventilation, and replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron Park and El Carmelo elementary schools.   The authorization to bid has been placed on hold pending further discussions with the BOE about elementary  growth planning.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold.          Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010  BOE Approval December 7, 2010    Submit to DSA December 23, 2010     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.