Loading...
Monthly Reports 2011-10 (Oct) MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  October 2011      Current Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     O’Connor Construction Management, Inc.  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report            Capital Projects     Gunn High School – New Classroom Buildings A & B     page 7    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement    page 8    Gunn High School – New Gymnasium       page 9    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 10    Palo Alto High School – Project Classroom Building and Media Arts    page 11    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 12    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Boiler Replacement  page 13    Jordan Middle School        page 14    J.L. Stanford Middle School       page 15    Terman Middle School        page 16     Fairmeadow Elementary School       page 17    Ohlone Elementary School        page 18    Duveneck Elementary School       page 19    525 San Antonio Rd – Property Acquisition      page 20    Technology          page 21    Completed Capital Projects    Jordan Middle School – Interim Classrooms      page 22    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 23    J.L. Stanford Middle School – Interim Classrooms     page 24    Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 25    Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System page 26    Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 27    Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 28    Gunn High School – Aquatic Center       page 29    Middle School Pre‐Design        page 30    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 31    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools     page 32    High School Master Plan        page 33    Hoover Elementary School        page 34    Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo page 35    Appendix  Exhibit A – Bond Project List  Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    Gunn High School – New Classroom Buildings A & B  BRCO Constructors completed the building pad for building A and excavation for the classroom building B pad is in  progress. Both building pad’s drilled piers will be installed in November 2011. At building B, the collection of  electrical utilities, located within the building area, were relocated for the excavation and preparation of the  building pad.    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement  Design for the parking and drop‐off improvements will recommence in conjunction with the planning of group 2  projects.      Gunn High School – New Gymnasium  Amoroso completed the demolition of the existing utilities under the building pad and constructed the building  pad.  The contractor will bring in base rock to cap the building pad in early November and start on footings and  underground utilities in mid‐November, which will continue through mid‐December.    Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  The consolidated bid package went out for bid on October 22, 2011.  Bids for this project are due on December 1,  2011, with construction of the concessions building commencing in early January 2012.  The structural design for  the bleachers will be submitted by the successful bidder for DSA approval, with installation of the bleachers  planned to begin after the 2012 football season, pending DSA’s review schedule.    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts Building  Utility work activities were the primary focus through the month of October. New storm drains and manholes were  installed to improve drainage problems on the campus. Temporary hot and chilled water pipelines were installed  and connected to allow existing piping to be removed and make room for new utilities.  Both building pads were  completed and certified, allowing foundation excavations to commence in early November 2011.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  DLM presented an updated single‐story scheme to the performing arts subcommittee and facilities steering  committee.  OCMI has estimated this scheme, which results in a new project budget of $24.4M.  DLM will present  this scheme to the community and BOE in November 2011.    Palo Alto High School – Haymarket and Tower Building Boiler Replacement  Environmental Services Inc. (ESI) was issued a Notice of Award on October 13, 2011.  A construction kick‐off  meeting is scheduled for November 1, 2011, and piping work in the quad and the Haymarket Theater basement  will commence soon after.  The project is anticipated to be completed by December 21, 2011.  The project is being  phased so that heat will be maintained to the building during construction.    Jordan Middle School  DSA approved construction documents for this project on October 5, 2011 and the project will be out to bid in mid‐ November 2011.  Bids from up to 15 pre‐qualified contractors are scheduled to be presented to the BOE for award  on December 13, 2011.   Construction is anticipated to commence in early January 2012.     J.L. Stanford Middle School  DSA comments were received by AEDIS late in October 2011.  November and December 2011 will be spent  completing final reviews and addressing comments in preparation for final DSA approval, anticipated for early  January 2012.  The project estimate will be updated to confirm the project is within the established budget.        Page | 4   Terman Middle School  This project will be out to bid in early November 2011, with bids from up to 15 pre‐qualified contractors. BOE  award is scheduled for December 13, 2011 and construction to begin in early January 2012.  The project is  currently about $160,000 over budget.  Alternate bid prices will provide an opportunity to decrease the scope of  work in order to maintain the project budget.    Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Gelfand completed addressing DSA comments October 27, 2011, with final DSA approval pending clarification of  previous project closeout documentation.  Gelfand and OCMI met with the site committee to review the phasing  schedule, construction fencing and other areas impacted by construction, which have been incorporated into the  project. Eighteen general contractors were pre‐qualified to bid the project, which will be out for bid November 4,  2011.     Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  The contractor continued work on finishes and wrapping up the building systems within the new building.  The  new building exterior paving, landscape irrigation and interior mechanical, electrical, and plumbing trim have been  completed.  Final painting is in progress and flooring installation has begun. The contractor continues to work on  finalizing the data, clock and fire alarm systems.    Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  Gelfand submitted design development documents for review and estimating on October 17, 2011. The estimates  from OCMI and Gelfand remain within budget.  Meetings have been scheduled in early November with District  staff and other stakeholder groups to review the design development documents.  Gelfand has commenced their  work on the construction documents.    525 San Antonio Road – Site Acquisition  The District completed the necessary steps to acquire an approximately 2.6 acre property at 525 San Antonio Rd,  the site of the former Peninsula Day Care Center. The site is contiguous to Greendell.  The BOE appropriated funds  and conducted a public hearing to approve the acquisition of the property, and adopted a negative declaration on  October 11, 2011.  Close of escrow is anticipated by November 1, 2011.      Technology  Implementation of the Voice‐over‐IP (VoIP) telephone system started in the district office.   Bids were opened for a  major upgrade to the District's network on October 14, 2011, and presented to BOE for award on October 25,  2011.   COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Jordan Middle School ‐ Interim Classrooms  The portables have been installed, and were cleaned moved into on September 30, 2011. DSA closeout has  commenced. The project is funded with both bond funds and impact fees.    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Best Contracting Services Inc. completed the installation of air conditioning units and the cool roof coating on most  of Gunn’s existing buildings.  Project close‐out has commenced.    J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  Coulter Construction completed the work on the relocated portables in August.  Project close‐out has commenced.      Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  The work on the relocated portable was complete on August 8, 2011.  Project close‐out has commenced.        Page | 5   Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  Installation of SmartBoards and Lightspeed sound assist systems were completed for all elementary school  classrooms and libraries on April 29, 2011.      Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and final change order negotiations completed on March 9,  2011.    Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout received on July 18, 2011.    Gunn High School – Aquatic Center   This facility was available for use in July 2009, and has been closed out with DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education for approval on  September 8, which became the program documents for the new projects at each campus.  These projects for pre‐ design work have been closed, and funds were transferred to the program contingency on June 14, 2011.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education has put new development for Garland on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.  The board voted to terminate the lease with Stratford School in June 2011. Discussions with  the Board on future plans for growth at the elementary schools will resume in December 2011.    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools  The district placed this project on hold after review of the implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary below).     High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the master plans for both high schools, and these projects have been  closed, with funds transferred to the respective campus reserve funds.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  This project has been put on hold until a growth plan is established for the elementary schools.      Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo  DSA comments were returned to Gelfand for Phase 1 plans that include new lighting, adding operable windows  and coverings, ventilation, and replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron Park and El Carmelo  elementary schools.  The authorization to bid has been placed on hold pending further discussions with the BOE  about elementary growth planning.         Page | 6     Board Actions in October  October 11, 2011  Action 6 – Adoption of the Negative Declaration/Draft Initial Study for 525 San Antonio Road, Palo Alto, CA    Action 7 – Appropriation of Funds for Possible Purchase of 525 San Antonio Road and also to the Elementary  School Reserve    Action 8 – Approval of Resolution No. 2011‐12.07: Evaluating Real Property in Accordance with School Site  Selection Standards and Approving the Acquisition of Real Property – 525 San Antonio Road    Action 10 – Authorization to Award Contract for Palo Alto High School Haymarket & Tower Boiler Replacement  Project    October 25, 2011  Consent 5 – Approval of Strong Schools Bond Change Orders    Action 11 – Authorization to Bid Strong Schools Bond Project at Fairmeadow Elementary School Modernization and  New Construction Project    Action 12 – Award of Bid to IAS, a Juniper Networks Reseller, for the Network Upgrade Project    A B C C / A B - C C / B A - BGunn High School - High School Master Plan 142,389 136,008 117,415 82.5% 18,593 86.33% 6,382Gunn High School 1 - Aquatic Center 4,865,423 4,862,530 4,862,530 99.9% 0 100.00% 2,893Gunn High School 2 - I.A Building 5,082,402 5,049,557 5,046,114 99.3% 3,444 99.93% 32,845Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100.0% 0 100.00% 0Gunn High School 4 - New classroom Buildings 25,035,200 23,884,772 3,911,804 15.6% 19,972,968 16.38% 1,150,428Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 321,841 103,212 2.6% 218,629 32.07% 3,618,159Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 12,914,800 11,067,780 1,690,081 13.1% 9,377,699 15.27% 1,847,020Gunn High School 7- A/C 2,600,000 2,294,677 1,565,212 60.2% 729,465 68.21% 305,323Gunn High School - Reserved 21,525,081 0 0 0.0% 0 0.00% 21,525,081Palo Alto High Schools - High School Master Plan 142,998 137,758 128,443 89.8% 9,315 93.24% 5,239Palo Alto High School 1 - Stadium Field 3,626,101 911,330 683,218 18.8% 228,112 74.97% 2,714,771Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 2,609,680 2,609,680 2,609,680 100.0% 0 100.00% 0Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 37,140,000 33,651,198 4,909,496 13.2% 28,741,702 14.59% 3,488,802Palo Alto High School 4 - New Theater 17,720,000 1,364,138 224,873 1.3% 1,139,265 16.48% 16,355,862Palo Alto High School 5 - Haymarket and Tower Admin. Building 800,000 438,888 1,568 0.2% 437,320 0.36% 361,112Palo Alto High School - Reserved 36,754,766 0 0 0.0% 0 0.00% 36,754,766Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 18,890 18,890 17,826 94.4% 1,064 94.37% 0Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 600,342 478,763 354,939 59.1% 123,823 74.14% 121,579Jordan Middle School 2- Improvements 17,943,194 2,844,725 1,505,970 8.4% 1,338,754 52.94% 15,098,469J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,799 18,408 97.9% 391 97.92% 0J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 399,483 363,537 81.4% 35,945 91.00% 47,361 J.L.S Middle School 2- Improvements 17,184,699 3,281,354 1,955,375 11.4% 1,325,979 59.59% 13,903,345Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 18,799 18,799 18,423 98.0% 376 98.00% 0Terman Middle School 1- Improvements 12,850,071 2,009,745 1,059,523 8.2% 950,222 52.72% 10,840,326PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 98,480 83,550 57.6% 14,930 84.84% 46,520Addison Elementary School 1-Phase I 21,267 21,267 21,267 100.0% 0 100.00% 0Duveneck Elementary School 1-Phase I 11,088,759 189,931 183,331 1.7% 6,600 96.53% 10,898,828Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,113 1.3% 1,166 99.59% 21,897,265Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,327,500 1,555,824 812,383 8.7% 743,441 52.22% 7,771,676Hoover Elementary School 1-Phase I 70,550 70,550 57,165 81.0% 13,385 81.03% 0Ohlone Elementary School 1- Phase I 11,667,965 10,678,605 7,192,342 61.6% 3,486,263 67.35% 989,360 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements * 2,004,889 2,004,889 1,863,782 93.0% 141,107 92.96% 0Elementary Schools - Reserved 33,673,805 0 0 0.0% 0 0.00% 33,673,805PAUSD - Program Management 6,651,989 5,104,228 3,952,683 59.4% 1,151,545 77.44% 1,547,760PAUSD - Technology 8,215,157 5,058,572 4,664,435 56.8% 394,137 92.21% 3,156,585PAUSD - Technology -Reserved 5,692,208 0 0 0.0% 0 0.00% 5,692,208PAUSD - Reserved 7,230,205 0 0 0.0% 0 0.00% 7,230,205525 San Antonio -Property Acquisition 8,500,000 8,500,000 8,500,000 100.0% 0 100.00% 0Bond Issuance Cost 1,840,700 1,840,700 1,840,700 100.0% 0 100.00% 0Total352,294,793 131,210,820 60,605,176 70,605,644 221,083,973Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting SystemBudgetSchool Name - Project NamePercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond10/31/2011Percent of ExpendedContract BalanceExpenditures Budget BalanceCommitted Page | 7    Gunn High School   New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    BRCO Constructors completed the building pad for building A and  excavation for the classroom building B pad is in progress. Both building  pad’s drilled piers will be installed in November 2011. At building B, the  collection of electrical utilities, located within the building area, were  relocated for the excavation and preparation of the building pad.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is proceeding on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $25,035,200  Other Funding $0  Total $25,035,200    Budget  Salaries and Benefits $13,253  Supplies $0  Contracts & Services $4,462,881  Construction & Equipment $20,482,302  Soft Costs Contingency $76,764  Total $25,035,200    Percent of Budget Expended 15.6%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $ 1,763,200  • Remaining Contingency Balance $ 1,731,006  • Percent of Changes 0.02%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 22, 2011    Notice to Proceed August 24, 2011    Substantial Completion February 23, 2013*    Planned Occupancy April 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School  Parking and Drop‐off Sitework Improvement  A. PROJECT STATUS    Design for the parking and drop‐off improvements will  recommence in conjunction with the planning of group 2 projects  in fall 2011.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Design will recommence with the planning of group 2 projects.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 2.6%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Gunn High School  New Gymnasium  A. PROJECT STATUS    Amoroso completed the demolition of the existing utilities under the  building pad and constructed the building pad.  The contractor will bring in  base rock to cap the building pad in early November and start on footings  and underground utilities in mid‐November, which will continue through  mid‐December.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,914,800  Other Funding $0  Total $12,914,800    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,001  Contracts & Services $2,675,560  Construction & Equipment $10,158,210  Soft Costs Contingency $80,029  Total $12,914,800    Percent of Budget Expended 13.1%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $834,700  • Remaining Contingency Balance $834,700  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 27, 2011    Bid Opening July 13, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed August 1, 2011    Substantial Completion September 11, 2012*    Planned Occupancy November 15, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Palo Alto High School  Athletic Stadium Improvements  A. PROJECT STATUS    The consolidated bid package went out for bid on October 22, 2011.   Bids for this project are due on December 1, 2011, with  construction of the concessions building commencing in early  January 2012.  The structural design for the bleachers will be  submitted by the successful bidder for DSA approval, with  installation of the bleachers planned to begin after the 2012  football season, pending DSA’s review schedule.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • FSC authorized budget increase, which will be approved by the BOE at time of award.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,626,101  Other Funding $0  Total $3,626,101    Budget  Salaries and Benefits $882  Supplies $0  Contracts & Services $767,050  Construction & Equipment $2,835,623  Soft Costs Contingency $22,546  Total $3,626,101    • Percent of Budget Expended 18.8%    • Budget augmentation pending BOE approval  Current Phase: Bid & Award   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Submit to DSA April 4, 2011    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA July 26, 2011     Bid Opening December 8, 2011*    Award of Contract (1) December 13, 2011*    Notice to Proceed January 3, 2012*    Substantial Completion March 1, 2012*    Planned Occupancy March 15, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11    Palo Alto High School  Classroom Building and Media Arts  A. PROJECT STATUS     Utility work activities were the primary focus through the month of  October. New storm drains and manholes were installed to improve  drainage problems on the campus. Temporary hot and chilled water  pipelines were installed and connected to allow existing piping to be  removed and make room for new utilities.  Both building pads were  completed and certified, allowing foundation excavations to commence in  early November 2011.                     B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project is proceeding on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $37,140,000  Other Funding $0  Total $37,140,000    Budget  Salaries and Benefits $14,721  Supplies $0  Contracts & Services $7,051,446  Construction & Equipment $29,740,000  Soft Costs Contingency $333,833  Total $37,140,000    Percent of Budget Expended 13.2%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $2,515,000  • Remaining Contingency Balance $2,422,116  • Percent of Changes 3.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA April 28, 2011    Bid Opening June 30, 2011    Award of Contract (1) July 12, 2011    Notice to Proceed August 4, 2011    Substantial Completion June 20, 2013*    Planned Occupancy July 20, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS     DLM presented an updated single‐story scheme to the performing arts  subcommittee and facilities steering committee.  OCMI has estimated this  scheme, which results in a new project budget of $24.4M.  DLM will present  this scheme to the community and BOE in November 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project schematic design will be submitted for discussion with the BOE on November 29, 2011.          Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,720,000  Other Funding $0  Total $17,720,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,684,187  Construction & Equipment $13,926,590  Soft Costs Contingency $109,223  Total $17,720,000    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (3) June 14, 2011  BOE Approval November 29, 2011*  BOE Approval December 13, 2012*    Submit to DSA August 13, 2012*    Approval by DSA March 26, 2013*    Authorize to Bid (2) March 12, 2013*  BOE Approval March 27, 2013*    Bid Opening June 4, 2013*    Award of Contract (1) June 19, 2013*    Notice to Proceed July 10, 2013*    Substantial Completion January 15, 2015*    Planned Occupancy February 15, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ()b f d f d d Page | 13   Palo Alto High School  Boiler Replacement System  A. PROJECT STATUS     Environmental Services Inc. (ESI) was issued a Notice of  Award on October 13, 2011.  A construction kick‐off meeting  is scheduled for November 1, 2011, and piping work in the  quad and the Haymarket Theater basement will commence  soon after.  The project is anticipated to be completed by  December 21, 2011.  The project is being phased so that heat  will be maintained to the building during construction.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • BOE award on October 11, 2011. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $800,000  Other Funding $0  Total $800,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $119,000  Construction & Equipment $660,000  Soft Costs Contingency $21,000  Total $800,000    Percent of Budget Expended 0.2%      Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 30, 2011    Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Approval by DSA August 24, 2011    Bid Opening September 28, 2011    Award of Contract (1) October 11, 2011    Notice to Proceed November 7, 2011*    Substantial Completion January 6, 2012*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   Jordan Middle School  A. PROJECT STATUS     DSA approved construction documents for this project on October  5, 2011 and the project will be out to bid in mid‐November 2011.   Bids from up to 15 pre‐qualified contractors are scheduled to be  presented to the BOE for award on December 13, 2011.    Construction is anticipated to commence in early January 2012.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • DSA approval received on October 5, 2011.  Budget estimates are currently over budget.  • Anticipate out to bid on November 11, 2011.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,943,194  Other Funding $0  Total $17,943,194    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,564,530  Construction & Equipment $13,949,500  Soft Costs Contingency $429,164  Total $17,943,194    Percent of Budget Expended 8.4%  Current Phase: Bid & Award   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010     Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA October 5, 2011    Bid Opening December 6, 2011*    Award of Contract (1) December 13, 2011*    Notice to Proceed January 3, 2012*    Substantial Completion July 1, 2013*    Planned Occupancy August 15, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   J.L. Stanford Middle School  A. PROJECT STATUS     DSA comments were received by AEDIS late in October  2011.  November and December 2011 will be spent  completing final reviews and addressing comments in  preparation for final DSA approval, anticipated for early  January 2012.  The project estimate will be updated to  confirm the project is within the established budget.                           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule per DSA’s anticipated review time and is within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,413,770  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $345,971  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 11.4%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 6, 2011     Authorize to Bid (2) November 29, 2011*  BOE Approval December 13, 2011*    Approval by DSA January 6, 2012*    Bid Opening February 21, 2012*    Award of Contract (1) February 28, 2012*    Notice to Proceed March 12, 2012*    Substantial Completion June 24, 2013*    Planned Occupancy August 6, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 16   Terman Middle School  A. PROJECT STATUS     This project will be out to bid in early November 2011, with bids from  up to 15 pre‐qualified contractors. BOE award is scheduled for  December 13, 2011 and construction to begin in early January 2012.   The project is currently about $160,000 over budget.  Alternate bid  prices will provide an opportunity to decrease the scope of work in  order to maintain the project budget.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • DSA approval received on September 1, 2011.  Anticipate out to bid on November 4, 2011.  • Project currently over budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,850,071  Other Funding $0  Total $12,850,071    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,533,760  Construction & Equipment $10,031,569  Soft Costs Contingency $284,742  Total $12,850,071    Percent of Budget Expended 8.2%  Current Phase: Bid & Award   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010    Authorize to Bid (2) June 28, 2011  BOE Approval July 19, 2011    Approval by DSA September 1, 2011    Bid Opening November 29, 2011*    Award of Contract (1) December 13, 2011*    Notice to Proceed January 3, 2012*    Substantial Completion June 24, 2013*    Planned Occupancy August 2, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 17   Fairmeadow Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS     Gelfand completed addressing DSA comments October 27, 2011,  with final DSA approval pending clarification of previous project  closeout documentation.  Gelfand and OCMI met with the site  committee to review the phasing schedule, construction fencing  and other areas impacted by construction, which have been  incorporated into the project. Eighteen general contractors were  pre‐qualified to bid the project, which will be out for bid November  4, 2011.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is on schedule and within budget.  • Anticipate out to bid on November 4, 2011.   Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,327,500  Other Funding $0  Total $9,327,500    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $7,697  Contracts & Services $1,831,019  Construction & Equipment $7,443,000  Soft Costs Contingency $45,784  Total $9,327,500    Percent of Budget Expended 8.7%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA April 18, 2011     Authorize to Bid (2) October 11, 2011  BOE Approval October 25, 2011    Approval by DSA November 14, 2011*    Bid Opening December 6, 2011*    Award of Contract (1) December 13, 2011*    Notice to Proceed January 3, 2012*    Substantial Completion May 8, 2013*    Planned Occupancy August 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS     The contractor continued work on finishes and wrapping up the  building systems within the new building.  The new building exterior  paving, landscape irrigation and interior mechanical, electrical, and  plumbing trim have been completed.  Final painting is in progress and  flooring installation has begun. The contractor continues to work on  finalizing the data, clock and fire alarm systems.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding slightly behind schedule, and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $5,467  Contracts & Services $2,364,267  Construction & Equipment $9,169,121  Soft Costs Contingency $129,110  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 61.6%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $748,400  • Remaining Contingency Balance $667,895  • Percent of Changes 1.1%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 19, 2010    Substantial Completion November 18, 2011*    Planned Occupancy January 3, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Duveneck Elementary School  New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS     Gelfand submitted design development documents for review  and estimating on October 17, 2011. The estimates from OCMI  and Gelfand remain within budget.  Meetings have been  scheduled in early November with District staff and other  stakeholder groups to review the design development  documents.  Gelfand has commenced their work on the  construction documents.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Design development documents received on October 17, 2011 for review.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,088,759  Other Funding $0  Total $11,088,759    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,129,389  Construction & Equipment $8,803,087  Soft Costs Contingency $156,283  Total $11,088,759    Percent of Budget Expended 1.7%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010  BOE Approval January 11, 2011    Schematic Design (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Submit to DSA January 19, 2012*     Approval by DSA September 6, 2012*    Authorize to Bid (2) September 28, 2012*  BOE Approval October 9, 2012*    Bid Opening November 22, 2012*    Award of Contract (1) November 27, 2012*    Notice to Proceed December 5, 2012*    Substantial Completion April 16, 2014*    Planned Occupancy August 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   525 San Antonio Rd  Property Acquisition   A. PROJECT STATUS    The District completed the necessary steps to acquire an approximately 2.6 acre property at 525 San Antonio  Rd, the site of the former Peninsula Day Care Center. The site is contiguous to Greendell.  The BOE  appropriated funds and conducted a public hearing to approve the acquisition of the property, and adopted a  negative declaration on October 11, 2011.  Close of escrow is anticipated by November 1, 2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Close of escrow scheduled on November 1, 2011.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,500,000  Other Funding $0  Total $8,500,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $8,500,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $8,500,000    Percent of Budget Expended 0%  Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Technology Improvements  A. PROJECT STATUS     Implementation of the Voice‐over‐IP (VoIP) telephone system started in the  district office.   Bids were opened for a major upgrade to the District's  network on October 14, 2011, and presented to BOE for award on October  25, 2011.             B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • New computers for 2011/12 school year being delivered to school sites.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,215,157  Other Funding $0  Total $8,215,157    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $7,829,936  Contracts & Services $180,173  Construction & Equipment $202,422  Soft Costs Contingency $0  Total $8,215,157    Percent of Budget Expended 6.8%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Jordan Middle Schools ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    The portables have been installed, and were cleaned and ready for  occupancy a week ahead of schedule.  School staff requested  additional time for packing and moved in on September 30, 2011. DSA  closeout has commenced. The project is funded with both bond funds  and impact fees.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed ahead of schedule and under budget.  • Move in occurred on September 30, 2011.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $392,120  Other Funding $208,222  Total $600,342    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $180,286  Construction & Equipment $419,292  Soft Costs Contingency $764  Total $600,342    Percent of Budget Expended 59.1%*    *Budget previously expended       Current Phase: Move‐in   Schedule:  Approval by DSA June 16, 2011    Authorize to Bid (2) June 14, 2011  BOE Approval June 28, 2011    Bid Opening July 14, 2011    Award of Contract (1) July 20, 2011    Notice to Proceed July 27, 2011    Substantial Completion September 20, 2011    Occupancy September 30, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    Best Contracting Services Inc. completed the installation of air  conditioning units and cool roof coating.  Project close‐out has  commenced.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project in close‐out.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $1,919  Supplies $0  Contracts & Services $454,160  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $22,891  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 60.2%  Current Phase: Close‐out   Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA February 10, 2011    Authorize to Bid (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Bid Opening March 28, 2011    Award of Contract (1) April 8, 2011    Notice to Proceed April 11, 2011    Substantial Completion August 8, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   J.L. Stanford Middle School ‐ Interim Classrooms  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction completed the work on the relocated  portables.  Project close‐out has commenced.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project completed on schedule and is currently in close‐out.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,413,770  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $345,971  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 11.4%    This portable relocation project funded by main JLS  project.    Current Phase: Occupancy ‐August 11, 2011    Schedule:  Approval by DSA April 19, 2011  Jordan Project June 16, 2011*     Authorize to Bid (2) May 10, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 1, 2011    Award of Contract (1) June 13, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 8, 2011    Planned Occupancy August 15, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS     Guerra Construction Group completed the work on the relocated  portable on August 8, 2011.  The JLS project is funding the relocation of  this portable for the construction of JLS’ new 2‐story classroom building.   Project close‐out has commenced.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project completed ahead of schedule on August 8, 2011.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,408,170  Construction & Equipment $13,421,500  Soft Costs Contingency $351,571  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 11.4%    This portable relocation project funded by main JLS  project.  Current Phase: Occupancy ‐August 8, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) February 15, 2011  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA March 3, 2011     Approval by DSA March 3, 2011    Authorize to Bid (2) May 11, 2011  BOE Approval May 24, 2011    Bid Opening June 14, 2011    Award of Contract (1) June 14, 2011    Notice to Proceed June 20, 2011    Substantial Completion August 1, 2011    Planned Occupancy August 8, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System Installation  A. PROJECT STATUS    Coulter Construction installed SmartBoards and Lightspeed sound assist systems, and completed the  installation April 29, 2011.  Phase 4 and 5 schools were the final elementary schools to receive interactive  whiteboards and sound assist systems.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.           Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Current Phase: Complete ‐May 15, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) November 9, 2010  BOE Approval November 23, 2010    Bid Opening February 25, 2011    Award of Contract (1) March 8, 2011    Notice to Proceed March 9, 2011    Completion May 15, 2011      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS    The fields were available for play on February 1, 2011, and final change  order negotiations completed on March 9, 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,609,680  Other Funding $1,007,255  Total $3,616,935    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,506  Contracts & Services $729,418  Construction & Equipment $2,883,316  Soft Costs Contingency $2,695  Total $3,616,935     Percent of Budget Expended 100.0%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $269,300  • Remaining Contingency Balance $230,579  • Percent of Changes 1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –February 1, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    This facility was available for instruction in January 2010. DSA closeout  received on July 18, 2011.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,082,402  Other Funding $0  Total $5,082,402    Budget  Salaries and Benefits $1,061  Supplies $88,985  Contracts & Services $1,000,861  Construction & Equipment $3,991,495  Soft Costs Contingency $0  Total $5,082,402    Percent of Budget Expended 99.3%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $349,000  • Remaining Contingency Balance $141,967  • Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    This facility was available for use in July 2009, and has been closed  out with DSA.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $4,865,423  Other Funding $0  Total $4,865,423    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $647,169  Construction & Equipment $4,218,253  Soft Costs Contingency $0  Total $4,865,423    Percent of Budget Expended 99.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $389,887  • Remaining Contingency Balance $195,148  • Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education for approval on September 8, which became the  program documents for the new projects at each campus.  These  projects for pre‐design work have been closed, and funds will be  transferred to the program contingency on June 14, 2011.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been completed. Board approval received on September 8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $56,488  Other Funding $0  Total $56,488    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $56,488  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $56,488    Percent of Budget Expended 96.8%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 31   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education has put new development for Garland on  hold until a growth plan is established for the elementary schools.   The board voted to terminate the lease with Stratford School in  June 2011, so that future plans for growth at the elementary  schools can begin on this campus as early as June 2014.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 32   Elementary School Teaching Walls  Phase 1 Schools  A. PROJECT STATUS    The district placed this project on hold after review of the  implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This  project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary below).              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.9    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been renamed ‘Elementary Classroom Improvements’ (see Capital Projects summary  above).            Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $0  Other Funding $0  Total $0    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $0  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $0    Percent of Budget Expended 0%  Current Phase: Project Renamed. See Classroom      Improvements Project    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates –Subject to Change Page | 33   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the master plans for both  high schools, and these projects have been closed, with funds  transferred to the respective campus reserve funds.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Group 2 project planning at the high schools will re‐commence in fall 2011.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $285,387  Other Funding $0  Total $285,387    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $285,387  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $0  Total $285,387    Percent of Budget Expended 86.2%  Current Phase: Master Planning    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 34   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    This project has been put on hold until a growth plan is established for the  elementary schools.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently on hold.                Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $70,550  Other Funding $0  Total $70,550    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $70,550  Construction & Equipment $60  Soft Costs Contingency $0  Total $70,550    Percent of Budget Expended 100.0%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A  Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 35   Elementary Classroom Improvements  Phase 1 – Barron Park and El Carmelo  A. PROJECT STATUS    DSA comments were returned to Gelfand for Phase 1 plans that  include new lighting, adding operable windows and coverings,  ventilation, and replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron Park and El Carmelo elementary schools.   The authorization to bid has been placed on hold pending further discussions with the BOE about elementary  growth planning.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold.          Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,004,889  Other Funding $0  Total $2,004,889    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $325,488  Construction & Equipment $1,679,401  Soft Costs Contingency $0  Total $2,004,889    Percent of Budget Expended 93.0%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  On Hold    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010  BOE Approval December 7, 2010    Submit to DSA December 23, 2010     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.