Loading...
Monthly Reports 2011-04 (Apr) MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  April 2011      Current Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     O’Connor Construction Management, Inc.  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3   Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report          Attachment 2 – Master Program Schedule Summary         Capital Projects     Gunn High School – New Classroom Buildings A & B     page 7    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement    page 8    Gunn High School – New Gymnasium       page 9    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 10    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 11    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts    page 12    Palo Alto High School – Performing Arts Center     page 13    Jordan Middle School        page 14    J.L. Stanford Middle School       page 15    Terman Middle School        page 16    Fairmeadow Elementary School       page 17    Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation    page 18    Ohlone Elementary School        page 19    Duveneck Elementary School       page 20    Elementary Classroom Improvements – Interactive Whiteboard & Sound Assist System page 21    Technology          page 22    Completed Capital Projects    Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 23    Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 24    Gunn High School – Aquatic Center       page 25    Middle School Pre‐Design        page 26    Middle School Interim Classrooms       page 27    Inactive Capital Projects    Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo page 28    Garland Elementary School       page 29    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools     page 30    High School Master Plan        page 31    Hoover Elementary School        page 32    Appendix  Exhibit A – Bond Project List    Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    CAPITAL PROJECTS     Gunn High School – New Classroom Buildings A & B  Final approval by the Division of State Architect (DSA) scheduled for mid‐May 2011 due to delays to structural  review.  Constructability comments and coordination of contract documents will also occur in May, with bidding to  begin May 23, 2011, and bids due to be received June 23, 2011.  Alternates have been developed to mitigate a  potential budget shortfall.  Construction will commence in July, 2011.      Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement  No further action occurred on this project.  Design for the parking and drop‐off improvements will recommence  with the planning of group 2 projects.     Gunn High School – New Gymnasium  Final approval by DSA scheduled for mid‐May 2011 due to delays to structural review.  Constructability comments  and coordination of contract documents will occur prior to bidding in late May 2011, and bids due to be received  June 14, 2011. Construction is anticipated to commence during summer 2011.  This project is currently within  budget.     Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  The Board approved the award of the construction contract to Best Contracting Services, Inc. on April 5, 2011.   Best is currently working on submittals and coordinating opportunities to start work on the electrical infrastructure  and energy management system upgrades.  Physical work will commence once school dismisses for summer break.  Palo Alto High School – Athletics Stadium Improvements  The bleacher design was submitted to DSA in March, and the concessions building and site improvements design  package was submitted on April 4, 2011. Both packages are anticipated to receive approval by October 2011.   Portable buildings that are currently located where the new concessions building will be are scheduled to be  relocated during summer 2011.    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts Building  Final approval by DSA was received on April 28, 2011.  Constructability comments and coordination of contract  documents are currently being incorporated prior to bidding in May, with bids due on June 16, 2011.  Alternates  are being developed to mitigate a potential budget shortfall.  Construction is scheduled to commence in mid‐July  2011.      Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  Schematic design (SD) work is currently on hold pending a decision on the PAC seating capacity and respective  design from site staff and administration.  PAC sub‐committee members will meet in early May 2011 to discuss and  review design options and final recommendation to the BOE in June 2011.    Jordan Middle School  DSA continues review of the submitted plans, with anticipated approval in fall 2011.  District and site staff will  continue to review options for prioritizing scope and identifying alternates.  Final constructability and coordination  reviews will continue through May 2011.     J.L. Stanford Middle School  On April 19, 2011, DSA approved plans for the relocation of the two existing portable classrooms that are currently  located in the designed area of the new 2‐story building.  Bidding will occur in early May 2011, followed by the  portable relocation occurring during summer 2011.  AEDIS intends to submit drawings for the main project to DSA  in early May 2011, with an anticipated approval date in early 2012.  The project is currently within budget.  Page | 4   Terman Middle School  DSA continues to review the submitted plans and approval is anticipated in fall 2011.  Final constructability and  coordination reviews will continue through May 2011. The project is currently within budget.     Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Gelfand submitted construction documents to DSA on April 18, 2011.  Gelfand continues to work on the  refinements of the construction documents and incorporation of constructability comments.  A meeting to finalize  landscape plans is scheduled with the site committee in early May, 2011. The project is currently within budget.    Fairmeadow Elementary School – Portable Relocation  The project went out to bid on April 1, 2011, with a pre‐bid meeting conducted on April 13, 2011. In total, seven  general contractors participated.  Bids are scheduled to be opened on May 2, 2011 and authorization to award on  May 10, 2011. The JLS project budget is funding the relocation of this classroom (Rm. 19), since it is located on the  future construction site for JLS’ new 2‐story classroom building.  Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Jeff Luchetti Construction completed the roof and wall framing for the building and the installation of door frames  and stairs.  Rough‐in of mechanical, electrical, plumbing and fire protection systems continues. The low roofing  system installation began in April, 2011 with the high roof to be installed in early May 2011.      Duveneck Elementary School – New Classroom Buildings and Modernization  Gelfand presented the SD plans to the community for feedback on April 25, 2011.  Gelfand will submit the SD plans  to the district for review and estimating, with a presentation to the BOE anticipated in early June 2011.    Elementary Classroom Improvements – Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist Systems  SmartBoards for phase 4 and 5 schools (Duveneck, El Carmelo, Escondido, Hoover and Nixon) arrived on April 8,  2011.  Coulter Construction started installation of the SmartBoards on April 11, 2011 and completed the  installation of both SmartBoards and Lightspeed sound systems on April 29, 2011.  Phase 4 and 5 were the final  elementary schools to received interactive whiteboards and sound assist systems.      Technology  80% of the computer purchases planned for the 2010/11 school year have been made.   The district continues to  purchase more Apple products than PC products.  In addition to traditional desktops and laptops, schools have  purchased iPod touches, iPads and netbooks for pilot projects.      COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Palo Alto High School – Multi‐use Field  The fields were available for play on February 1, 2011, and final change order negotiations completed on March 9,  2011.    Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  Of the $5,511,500 project budget, 90.5% or $4,987,908 was expended.  Approved change orders were $145,184,  approximately 41.6% of the $349,000 construction contingency, or 5.7% of the construction contract.  This project  will be closed pending final closeout of the project by DSA.    Gunn High School – Aquatic Center   Of the $5,013,750 project budget, 96.9%, or $4,858,324 was expended.  Approved change orders were $194,554,  approximately 49.9% of the $389,887 construction contingency, or 5.0% of the construction contract. This project  will be closed pending final closeout of the project by DSA.      Page | 5   Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education on June 23 for  discussion and received approval on September 8 by the Board of Education to move into schematic design.  This  project is now closed, and funds will soon be transferred to program contingency.    Middle Schools Interim Housing – Jordan and J.L. Stanford  Contractors completed the installation of these new portables on August 3, 2009 at Jordan and August 12, 2009 at  Stanford.  Of the $1,047,186 project budget, 48.9%, or $512,074 was expended. Change Orders were $25,980,  which is approximately 49.6% of the $52,379 construction contingency or 5% of the construction contracts. These  projects will be closed pending final closeout of the projects by DSA.    INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education voted on August 25, 2009 to approve the amendment to Garland lease to Stratford School.   Therefore, the district has placed the project on hold.    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools  The district placed this project on hold after review of the implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary above).     High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the Palo Alto high school updated master plan project list on October 9,  2010 and no further action on the high school master plans is planned.   Hoover Elementary School – Pre‐Design  Staff has put this project on hold until growth projections are reviewed and a growth plan is established for the  elementary schools.      Elementary Classroom Improvements – Phase 1 Schools Barron Park and El Carmelo  DSA continues reviewing Phase 1 plans for work that includes new lighting, adding operable windows and  coverings, ventilation, and replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron Park and El Carmelo elementary  schools.  The authorization to bid has been placed on hold pending further discussions with the BOE about  elementary growth planning.      Board Actions in April  April 5, 2011  Action 14 – Authorization to Award a Contract for the Air Conditioning of Existing Classroom Buildings at Gunn  High School    April 26, 2011  Consent 5 – Approval of Change Orders    Consent 9 – Authorization to Bid Network Upgrades and VoIP Implementation for the District    Consent 10 – Authorization to Bid Summer Maintenance Projects    Consent 11 – Authorization to Issue Addendums to TestMarc Commissioning Solutions and Enovity Inc. for  Commissioning Services for Jordan, J.L. Stanford, and Terman Middle School Projects    ABCC / AB - CC / BA - BGunn High School - High School Master Plan 145,000 142,391 117,416 81.0% 24,975 82.5%2,609Gunn High School 1 - Aquatic Center 5,013,750 4,865,425 4,862,530 97.0% 2,895 99.9% 148,325Gunn High School 2 - I.A Building5,511,500 5,067,398 5,029,642 91.3% 37,756 99.3% 444,102Gunn High School 3 - AD2- close out5,777 5,7775,777 100.0%0 100.0%0Gunn High School 4 - New classroom Buildings24,120,000 4,000,552 2,707,364 11.2% 1,293,188 67.7% 20,119,448Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements3,940,000 219,4605,7310.1% 213,7292.6% 3,720,540Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium13,830,000 1,617,303 765,8985.5% 851,405 47.4% 12,212,697Gunn High School 7- A/C2,600,000 2,250,186 137,5940.0% 2,112,5926.1% 349,814Gunn High School - Reserved20,945,045000.0%00.0% 20,945,045Palo Alto High Schools - High School Master Plan145,000 142,997 128,442 88.6% 14,555 89.8%2,003Palo Alto High School 1 - Stadium Field3,626,101 607,540 343,1339.5% 264,407 56.5% 3,018,561Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund)3,002,063 2,988,139 2,967,636 98.9% 20,503 99.3% 13,924Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building37,140,000 5,133,181 2,944,6877.9% 2,188,494 57.4% 32,006,819Palo Alto High School 4 - New Theater17,720,000 1,364,138 210,0191.2% 1,154,119 15.4% 16,355,862Palo Alto High School - Reserved37,160,381000.0%00.0% 37,160,381Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design33,665 18,89017,826 53.0% 1,064 94.4% 14,775Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms600,342 176,573 164,981 27.5% 11,592 93.4% 423,769Jordan Middle School 2- Improvements17,943,194 2,655,812 1,117,9906.2% 1,537,822 42.1% 15,287,382J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design33,669 18,79918,408 54.7%391 97.9% 14,870J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 364,654 340,768 76.3% 23,886 93.4% 82,190 J.L.S Middle School 2- Improvements17,184,699 2,851,486 1,353,4997.9% 1,497,987 47.5% 14,333,213Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design33,666 18,79918,423 54.7%376 98.0% 14,867Terman Middle School 1- Improvements12,850,071 1,937,075 838,7856.5% 1,098,290 43.3% 10,912,996PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan145,000 55,56055,560 38.3%0 100.0% 89,440Addison Elementary School 1-Phase I5,199,727 21,01721,0170.4%0 100.0% 5,178,710Briones Elementary School 1-Phase I701,925000.0%00.0% 701,925Duveneck Elementary School 1-Phase I7,019,083 183,28158,8510.8% 124,430 32.1% 6,835,802Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,1131.3% 1,166 99.6% 21,897,265El Carmelo Elementary School 1-Phase I641,760000.0%00.0% 641,760Escondido Elementary School 1-Phase I6,202,343000.0%00.0% 6,202,343Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,327,500 1,548,124 602,0036.5% 946,121 38.9% 7,779,376Hays Elementary School 1-Phase I4,793,814000.0%00.0% 4,793,814Hoover Elementary School 1-Phase I8,575,389 70,91057,1650.7% 13,745 80.6% 8,504,479Nixon Elementary School 1-Phase I802,200000.0%00.0% 802,200Ohlone Elementary School 1- Phase I 11,667,965 10,518,475 3,998,144 34.3% 6,520,331 38.0% 1,149,490Palo Verde Elementary School 1-Phase I3,482,885000.0%00.0% 3,482,885Barron Park Elementary School 1-Phase I641,760000.0%00.0% 641,760 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements *8,887,522 2,169,932 1,746,998 19.7% 422,934 80.5% 6,717,590Elementary Schools - Reserved8,410,862000.0%00.0% 8,410,862PAUSD - Program Management5,042,021 3,886,683 3,258,034 64.6% 628,649 83.8% 1,155,338PAUSD - Technology 7,101,063 3,651,838 3,622,514 51.0% 29,324 99.2% 3,449,225PAUSD - Technology -Reserved6,806,302000.0%00.0% 6,806,302PAUSD - Reserved7,185,694000.0%00.0% 7,185,694Bond Issuance Cost1,840,700 1,840,700 1,840,700 100.0%0 100.0%0Total350,684,826 60,674,374 39,637,64821,036,726290,010,451Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting SystemPercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond4/30/2011Percent of ExpendedContract BalanceExpenditures Budget BalanceCommittedBudgetSchool Name - Project Name Activity IDActivity NameOriginalDurationemainingDurationchedule %ompleteStartFinishTotalFloatGunn ACGunn AC4091310%01-Jan-10 A31-Oct-1132Gunn - PGunn - Parking and Drop Off12688340%01-Sep-09 A10-Jul-140ClassrooClassroom Improvements16900%02-Sep-10 A22-Apr-11 APaly - AtPaly - Athletic Stadium Renovation Project8303990%17-Aug-09 A01-Nov-120Paly - NePaly - New Performing Arts Center (PAC)15309810%09-Sep-09 A02-Feb-15-708Garland Garland School Modernization16800%03-Nov-08 A24-Jun-09 AFairmeadFairmeadow Elementary School12005950%14-Dec-09 A09-Aug-13-322DuvenecDuveneck Elementary School10157670%13-May-10 A02-Apr-14-490Hoover EHoover Elementary School14600%12-May-10 A01-Dec-10 ATeachingTeaching Walls Casework17200%06-Apr-09 A28-Sep-09 AGunn- InGunn- Industrial Arts Renovation45100%01-Oct-08 A24-Jun-10 AJordan NJordan New Classroom Wing & Modernization12516010%03-Nov-08 A12-Aug-13-323Gunn NeGunn New Gym8433190%21-Apr-09 A13-Jul-12-41Gunn NeGunn New Classroom Buildings A and B9304050%20-Apr-09 A12-Nov-12-127Paly NewPaly New Media Arts and Classroom Building11205950%20-Apr-09 A05-Aug-13-317StanfordStanford New Classroom Wing12376360%03-Nov-08 A06-Aug-13-319Terman ATerman Admin Wing Addition & Modernization12375960%03-Nov-08 A06-Aug-13-318Paly - MuPaly - Multi Use Field Improvements66010%03-Nov-08 A02-May-11272Ohlone EOhlone Elementary School8261760%03-Nov-08 A03-Jan-1297NDJFAJJASONDJFAMJJASNDJFMAJJASNDJFAMJJASONDJFAMJJASNDJFMAJJASNDJFMAJJA31-Oct-11, Gunn AC10-Jul-14, Gunn - Parking 22-Apr-11 A, Classroom Improvements01-Nov-12, Paly - Athletic Stadium Renovation Project02-Feb-15, 24-Jun-09 A, Garland School Modernization09-Aug-13, Fairmeadow Elementary School02-Apr-14, Duveneck Elementary01-Dec-10 A, Hoover Elementary School28-Sep-09 A, Teaching Walls Casework24-Jun-10 A, Gunn- Industrial Arts Renovation12-Aug-13, Jordan New Classroom Wing & Mode13-Jul-12, Gunn New Gym12-Nov-12, Gunn New Classroom Buildings A and B05-Aug-13, Paly New Media Arts and Classroom 06-Aug-13, Stanford New Classroom Wing06-Aug-13, Terman Admin Wing Addition & Mode02-May-11, Paly - Multi Use Field Improvements03-Jan-12, Ohlone Elementary SchoolPAUSD Strong Schools Bond Master ScheduleClassic WBS Layout05-May-11 16:09Actual WorkRemaining WorkCritical Remaining WorkMilestoneSummaryPage 1 of 1TASK filter: All Activities(c) Primavera Systems, Inc. Page | 6   Gunn High School  New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    Final approval by the Division of State Architect (DSA) scheduled for  mid‐May 2011 due to delays to structural review.  Constructability  comments and coordination of contract documents will also occur in  May, with bidding to begin May 23, 2011, and bids due to be received  June 23, 2011.  Alternates have been developed to mitigate a potential  budget shortfall.  Construction will commence in July, 2011.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding over DSA’s anticipated review time at the request of DSA.  Budget  estimates are currently over budget, which will be evaluated at bid time.           Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $24,120,000  Other Funding $0  Total $24,120,000    Budget  Salaries and Benefits $12,193  Supplies $0  Contracts & Services $4,463,941  Construction & Equipment $19,567,102  Soft Costs Contingency $76,764  Total $24,120,000    Percent of Budget Expended 11.2%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 17, 2011*    Bid Opening July 12, 2011*    Award of Contract (1) July 19, 2011*    Notice to Proceed July 26, 2011*    Substantial Completion July 14, 2013*    Planned Occupancy August 6, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Gunn High School  Parking and Drop‐off Sitework Improvement  A. PROJECT STATUS    No further action occurred on this project.  Design for the parking  and drop‐off improvements will recommence with the planning of  group 2 projects.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Design will recommence with the planning of group 2 projects.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 0.1%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) August 5, 2011*  BOE Approval August 25, 2011*    Schematic Design (2) September 27, 2011*  BOE Approval October 4, 2011*    Submit to DSA November 8, 2012*     Approval by DSA March 6, 2013*    Authorize to Bid (2) May 23, 2013*  BOE Approval June 5, 2013*    Bid Opening August 29, 2013*    Award of Contract (1) October 9, 2013*    Notice to Proceed October 31, 2013*    Substantial Completion May 22, 2014*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School  New Gymnasium  A. PROJECT STATUS    Final approval by DSA scheduled for mid‐May 2011 due to  delays to structural review.  Constructability comments and  coordination of contract documents will occur prior to bidding  in late May 2011, and bids due to be received June 14, 2011.  Construction is anticipated to commence during summer 2011.   This project is currently within budget.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding within budget however is over DSA’s anticipated review time at DSA’s  request.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,830,000  Other Funding $0  Total $13,830,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,001  Contracts & Services $2,650,520  Construction & Equipment $11,094,450  Soft Costs Contingency $84,029  Total $13,830,000    Percent of Budget Expended 5.5%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA May 3, 2011*    Bid Opening June 14, 2011*    Award of Contract (1) June 28, 2011*    Notice to Proceed July 11, 2011*    Substantial Completion June 22, 2012*    Planned Occupancy July 12, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the award of the  construction contract to Best Contracting Services, Inc. on April 5,  2011.  Best is currently working on submittals and coordinating  opportunities to start work on the electrical infrastructure and  energy management system upgrades.  Physical work will  commence once school dismisses for summer break.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Contract was issued to Best Contracting Services, Inc.  Work on the campus will begin once school  dismisses for summer break.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $454,610  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $24,810  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 5.3%  Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA February 10, 2011    Authorize to Bid (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Bid Opening March 28, 2011    Award of Contract (1) April 8, 2011    Notice to Proceed April 15, 2011    Substantial Completion August 8, 2011*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Palo Alto High School  Athletic Stadium Improvements  A. PROJECT STATUS    The bleacher design was submitted to DSA in March, and the  concessions building and site improvements design package was  submitted on April 4, 2011. Both packages are anticipated to  receive approval by October 2011.  Portable buildings that are  currently located where the new concessions building will be are  scheduled to be relocated during summer 2011.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project plans submitted to DSA’s April 4, 2011.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,626,101  Other Funding $0  Total $3,626,101    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $793,026  Construction & Equipment $2,791,001  Soft Costs Contingency $42,074  Total $3,626,101    Percent of Budget Expended 9.5%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) February 22, 2011  BOE Approval March 8, 2011    Submit to DSA April 4, 2011    Approval by DSA September 21, 2011*    Authorize to Bid (2) August 11, 2011*  BOE Approval August 25, 2011*    Bid Opening October 25, 2011*    Award of Contract (1) November 2, 2011*    Notice to Proceed November 9, 2011*    Substantial Completion September 6, 2012*    Planned Occupancy October 12, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Palo Alto High School  Classroom Building and Media Arts  A. PROJECT STATUS    Final approval by DSA was received on April 28, 2011.  Constructability  comments and coordination of contract documents are currently being  incorporated prior to bidding in May, with bids due on June 16, 2011.   Alternates are being developed to mitigate a potential budget shortfall.   Construction is scheduled to commence in mid‐July 2011.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project approved by DSA on April 28, 2011. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $37,140,000  Other Funding $0  Total $37,140,000    Budget  Salaries and Benefits $14,721  Supplies $0  Contracts & Services $6,955,269  Construction & Equipment $29,740,000  Soft Costs Contingency $430,010  Total $37,140,000    Percent of Budget Expended 7.9%  Current Phase: Bid & Award   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) March 8, 2011  BOE Approval March 22, 2011    Approval by DSA April 28, 2011    Bid Opening June 16, 2011*    Award of Contract (1) June 28, 2011*    Notice to Proceed July 11, 2011*    Substantial Completion July 12, 2013*    Planned Occupancy August 5, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS    Schematic design (SD) work is currently on hold pending a decision on the  PAC seating capacity and respective design from site staff and  administration.  PAC sub‐committee members will meet in early May 2011  to discuss and review design options and final recommendation to the BOE  in June 2011.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project schematic design phase is on hold pending decision on seating capacity for this facility.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,720,000  Other Funding $0  Total $17,720,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,451,077  Construction & Equipment $14,159,700  Soft Costs Contingency $109,223  Total $17,720,000    Percent of Budget Expended 1.2%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) June 14, 2011*  BOE Approval June 28, 2011*    Submit to DSA February 20, 2012*    Approval by DSA September 12, 2012*    Authorize to Bid (2) September 13, 2012*  BOE Approval September 26, 2012*    Bid Opening November 15, 2012*    Award of Contract (1) December 10, 2012*    Notice to Proceed February 11, 2013*    Substantial Completion December 1, 2014*    Planned Occupancy January, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   Jordan Middle School  A. PROJECT STATUS    DSA continues review of the submitted plans, with anticipated  approval in fall 2011.  District and site staff will continue to review  options for prioritizing scope and identifying alternates.  Final  constructability and coordination reviews will continue through May  2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule under DSA’s anticipated review time.  Budget estimates are  currently over budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,943,194  Other Funding $0  Total $17,943,194    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,522,530  Construction & Equipment $13,949,500  Soft Costs Contingency $471,164  Total $17,943,194    Percent of Budget Expended 6.2%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010     Approval by DSA September 7, 2011*    Authorize to Bid (2) August 23, 2011*  BOE Approval September 13, 2011*    Bid Opening October 18, 2011*    Award of Contract (1) November 9, 2011*    Notice to Proceed November 28, 2011*    Substantial Completion July 15, 2013*    Planned Occupancy August 7, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   J.L. Stanford Middle School  A. PROJECT STATUS    On April 19, 2011, DSA approved plans for the relocation  of the two existing portable classrooms that are currently  located in the designed area of the new 2‐story building.   Bidding will occur in early May 2011, followed by the  portable relocation occurring during summer 2011.  AEDIS  intends to submit drawings for the main project to DSA in  early May 2011, with an anticipated approval date in early  2012.  The project is currently within budget.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project currently proceeding within budget and anticipate to submit to DSA in May 2011. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,699  Other Funding $0  Total $17,184,699    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $3,458  Contracts & Services $3,371,190  Construction & Equipment $13,341,000  Soft Costs Contingency $469,051  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 7.9%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28, 2010    Submit to DSA May 4, 2011*     Approval by DSA January 3, 2012*    Authorize to Bid (2) January 10, 2012*  BOE Approval January 24, 2012*    Bid Opening February 28, 2012*    Award of Contract (1) February 29, 2012*    Notice to Proceed March 15, 2012*    Substantial Completion June 21, 2013*    Planned Occupancy August 5, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 15   Terman Middle School  A. PROJECT STATUS    DSA continues to review the submitted plans and approval is  anticipated in fall 2011.  Final constructability and coordination  reviews will continue through May 2011. The project is currently  within budget.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule under DSA’s anticipated review time and within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,850,071  Other Funding $0  Total $12,850,071    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,492,860  Construction & Equipment $10,031,569  Soft Costs Contingency $325,642  Total $12,850,071    Percent of Budget Expended 6.5%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010    Approval by DSA August 23, 2011*    Authorize to Bid (2) August 23, 2011*  BOE Approval September 13, 2011*    Bid Opening October 18, 2011*    Award of Contract (1) October 26, 2011*    Notice to Proceed November 10, 2011*    Substantial Completion July 11, 2013*    Planned Occupancy August 9, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   Fairmeadow Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS      Gelfand submitted construction documents to DSA on April 18,  2011.  Gelfand continues to work on the refinements of the  construction documents and incorporation of constructability  comments.  A meeting to finalize landscape plans is scheduled with  the site committee in early May, 2011. The project is currently  within budget.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project plans submitted to DSA and is currently proceeding on schedule and within budget.   Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,327,500  Other Funding $0  Total $9,327,500    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $7,697  Contracts & Services $1,831,019  Construction & Equipment $7,443,000  Soft Costs Contingency $45,784  Total $9,327,500    Percent of Budget Expended 6.5%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA April 18, 2011     Approval by DSA January 12, 2012*    Authorize to Bid (2) January 19, 2012*  BOE Approval January 31, 2012*    Bid Opening March 12, 2012*    Award of Contract (1) March 23, 2012*    Notice to Proceed March 12, 2012*    Substantial Completion June 15, 2013*    Planned Occupancy August 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 17   Fairmeadow Elementary School  Portable Relocation Project  A. PROJECT STATUS     The project went out to bid on April 1, 2011, with a pre‐bid  meeting conducted on April 13, 2011. In total, seven general  contractors participated.  Bids are scheduled to be opened on  May 2, 2011 and authorization to award on May 10, 2011. The  JLS project budget is funding the relocation of this classroom  (Rm. 19), since it is located on the future construction site for  JLS’ new 2‐story classroom building.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 6.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently out to bid and bids are scheduled to be opened on May 2, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $85,650  Other Funding $0  Total $85,650    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $17,650  Construction & Equipment $62,000  Soft Costs Contingency $6,000  Total $85,650    Percent of Budget Expended 0.6%  Current Phase: Bid & Award   Schedule:  Architect Contract (2) February 15, 2011  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA March 3, 2011     Approval by DSA March 3, 2011    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening May 2, 2011*    Award of Contract (1) May 10, 2011*    Notice to Proceed May 16, 2011*    Substantial Completion August 1, 2011*    Planned Occupancy August 10, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS    Jeff Luchetti Construction completed the roof and wall framing for the building  and the installation of door frames and stairs.  Rough‐in of mechanical,  electrical, plumbing and fire protection systems continues. The low roofing  system installation began in April, 2011 with the high roof to be installed in  early May 2011.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $5,467  Contracts & Services $2,348,367  Construction & Equipment $9,169,121  Soft Costs Contingency $145,010  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 34.3%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $748,400  • Remaining Contingency Balance $748,400  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 11, 2010    Substantial Completion November 7, 2011*    Planned Occupancy January 3, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Duveneck Elementary School  New Classroom Buildings and Modernization  A. PROJECT STATUS    Gelfand presented the SD plans to the community for feedback on  April 25, 2011.  Gelfand will submit the SD plans to the district for  review and estimating, with a presentation to the BOE anticipated in  early June 2011.                             B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is progressing through the schematic design phase. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,019,083  Other Funding $0  Total $7,019,083    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,380,299  Construction & Equipment $5,559,683  Soft Costs Contingency $79,101  Total $7,019,083    Percent of Budget Expended 0.8%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010  BOE Approval January 11, 2011    Schematic Design (2) May 25, 2011*  BOE Approval June 14, 2011*    Submit to DSA December 2, 2011*     Approval by DSA July 6, 2012*    Authorize to Bid (2) August 17, 2012*  BOE Approval August 28, 2012*    Bid Opening October 15, 2012*    Award of Contract (1) October 21, 2012*    Notice to Proceed October 30, 2012*    Substantial Completion March 6, 2014*    Planned Occupancy August 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   Elementary Classroom Improvements  Interactive Whiteboards and Sound Assist System Installation  A. PROJECT STATUS    SmartBoards for phase 4 and 5 schools (Duveneck, El Carmelo, Escondido, Hoover and Nixon) arrived on April  8, 2011.  Coulter Construction started installation of the SmartBoards on April 11, 2011 and completed the  installation of both SmartBoards and Lightspeed sound systems on April 29, 2011.  Phase 4 and 5 were the  final elementary schools to received interactive whiteboards and sound assist systems.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • All SmartBoards and Lightspeed sound systems installed.  Punchlist currently in progress.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,887,522  Other Funding $0  Total $8,887,522    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,195,880  Construction & Equipment $7,488,707  Soft Costs Contingency $202,935  Total $8,887,522    Percent of Budget Expended 19.7%    Phase 4 & 5 Schools: Duveneck, El Carmelo, Hoover & Nixon Current Phase:  Construction    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) November 9, 2010  BOE Approval November 23, 2010    Bid Opening February 25, 2011    Award of Contract (1) March 8, 2011    Notice to Proceed March 9, 2011    Completion May 15, 2011*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Technology Improvements  A. PROJECT STATUS     80% of the computer purchases planned for the 2010/11 school year have  been made.   The district continues to purchase more Apple products than  PC products.  In addition to traditional desktops and laptops, schools have  purchased iPod touches, iPads and netbooks for pilot projects.           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • New computers delivered to schools.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,101,063  Other Funding $0  Total $7,101,063    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $6,718,468  Contracts & Services $180,173  Construction & Equipment $202,422  Soft Costs Contingency $0  Total $7,101,063    Percent of Budget Expended 51.0%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS     The fields were available for play on February 1, 2011, and final change  order negotiations were completed on March 9, 2011.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Field was open for use on February 1, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,002,063  Other Funding $1,075,991  Total $4,078,054    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $6  Contracts & Services $727,165  Construction & Equipment $3,348,189  Soft Costs Contingency $2,694  Total $4,078,054     Percent of Budget Expended 98.5%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $269,300  • Remaining Contingency Balance $230,579  • Percent of Changes 1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –February 1, 2011    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011    Planned Occupancy February 1, 2011    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    Of the $5,511,500 project budget, 90.5% or $4,987,908 was  expended.  Approved change orders were $145,184, approximately  41.6% of the $349,000 construction contingency, or 5.7% of the  construction contract.  This project will be closed pending final  closeout of the project by DSA.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,511,500  Other Funding $0  Total $5,511,500    Budget  Salaries and Benefits $1,063  Supplies $88,985  Contracts & Services $1,213,538  Construction & Equipment $4,207,322  Soft Costs Contingency $592  Total $5,511,500    Percent of Budget Expended 91.0%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $349,000  • Remaining Contingency Balance $141,967  • Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    Of the $5,013,750 project budget, 96.9%, or $4,858,324 was  expended.  Approved change orders were $194,554, approximately  49.9% of the $389,887 construction contingency, or 5.0% of the  construction contract. This project will be closed pending final  closeout of the project by DSA.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,013,750  Other Funding $0  Total $5,013,750    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $691,797   Construction & Equipment $4,318,858  Soft Costs Contingency $2,095   Total $5,013,750    Percent of Budget Expended 96.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $389,887  • Remaining Contingency Balance $195,148  • Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education on June 23 for discussion and received approval  on September 8 by the Board of Education to move into schematic  design.                      B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been completed on schedule and under budget. Board approval received on September  8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $101,000  Other Funding $0  Total $101,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $85,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $15,000  Total $101,000    Percent of Budget Expended 52.9%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Middle Schools Interim Classrooms  Jordan and J.L. Stanford  A. PROJECT STATUS    Contractors completed the installation of these new portables on  August 3, 2009 at Jordan and August 12, 2009 at Stanford.  Of the  $1,047,186 project budget, 48.9%, or $512,074 was expended.  Change Orders were $25,980, which is approximately 49.6% of the  $52,379 construction contingency or 5% of the construction  contracts. These projects will be closed pending final closeout of  the projects by DSA.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project was completed under budget and on schedule. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,047,186  Other Funding $0  Total $1,047,186    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $353,148  Construction & Equipment $691,490  Soft Costs Contingency $2,548  Total $1,047,186    Percent of Budget Expended 48.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $52,379  • Remaining Contingency Balance $25,998  • Percent of Changes 49.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –August 25, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA April 14, 2009     Approval by DSA April 22, 2009    Authorize to Bid (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Bid Opening May 14, 2009    Award of Contract (1) May 26, 2009    Notice to Proceed June 1, 2009    Substantial Completion August 12, 2009    Planned Occupancy August 25, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Elementary Classroom Improvements  Phase 1 – Barron Park and El Carmelo  A. PROJECT STATUS    DSA continues reviewing Phase 1 plans for work that includes new  lighting, adding operable windows and coverings, ventilation, and  replacement of ceiling tiles for classrooms at Barron Park and El  Carmelo elementary schools.  The authorization to bid has been  placed on hold pending further discussions with the BOE about  elementary growth planning.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold.         Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,887,522  Other Funding $0  Total $8,887,522    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,195,880  Construction & Equipment $7,488,707  Soft Costs Contingency $202,935  Total $8,887,522    Percent of Budget Expended 11.8%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  DSA Review    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010  BOE Approval December 7, 2010    Submit to DSA December 23, 2010     Approval by DSA May 9, 2011*    Authorize to Bid (2) April 15, 2011*  BOE Approval April 30, 2011*    Bid Opening May 12, 2011*    Award of Contract (1) May 24, 2011*    Notice to Proceed June 1, 2011*    Substantial Completion August 1, 2011*    Planned Occupancy August 10, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education voted on August 25, 2009 to approve the  amendment to Garland lease to Stratford School.  Therefore, the  district has placed the project on hold.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Elementary School Teaching Walls  Phase 1 Schools  A. PROJECT STATUS    The district placed this project on hold after review of the  implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This  project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary above).              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.9    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been renamed ‘Elementary Classroom Improvements’ (see Capital Projects summary  above).            Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,044,987  Other Funding $0  Total $7,044,987    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,341,394  Construction & Equipment $5,498,498  Soft Costs Contingency $205,095  Total $7,044,987    Percent of Budget Expended 1.6%  Current Phase: Project Renamed. See Classroom      Improvements Project    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates –Subject to Change Page | 30   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the Palo Alto high  school updated master plan project list on October 9, 2010 and  no further action on the high school master plans is planned.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • No further action since Paly’s updated master plan project list was approved by BOE on October 9, 2010.                  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $290,000  Other Funding $0  Total $290,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $288,565  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $435  Total $290,000    Percent of Budget Expended 81.5%  Current Phase: Master Planning    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 31   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    Staff has put this project on hold until growth projections are reviewed  and a growth plan is established for the elementary schools.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently on hold.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,575,389  Other Funding $0  Total $8,575,389    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,643,477  Construction & Equipment $6,831,912  Soft Costs Contingency $100,000  Total $8,575,389    Percent of Budget Expended 0.4%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A  Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.