Loading...
Monthly Reports 2010-09 (Sep) MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  September 2010      Current Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     O’Connor Construction Management, Inc.  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3      Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report       Capital Projects     High School Master Plan        page 7    Gunn High School – New Classroom Buildings A & B     page 8    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement    page 9    Gunn High School – New Gymnasium       page 10    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 11    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 12    Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 13    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts    page 14    Palo Alto High School – Theater and Associated Site Improvements    page 15    Jordan Middle School        page 16    J.L. Stanford Middle School       page 17    Terman Middle School        page 18    Fairmeadow Elementary School       page 19    Ohlone Elementary School        page 20    Hoover Elementary School        page 21    Duveneck Elementary School       page 22    Elementary Classroom Improvements      page 23    Technology          page 24    Completed Capital Projects    Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 25    Gunn High School – Aquatic Center       page 26    Middle School Pre‐Design        page 27    Middle School Interim Classrooms       page 28    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 29    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools     page 30    Appendix  Exhibit A – Bond Project List  Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    CAPITAL PROJECTS     High School Master Plan  Palo Alto High School’s facilities steering committee (FSC) met on September 8, 2010 to approve a revised master  plan project list.  The updated master plan list was presented to the Board of Education (BOE) on September 28,  2010 for approval.      DLM met with Gunn High School’s FSC on September 28, 2010 and reviewed the projects on the master plan list.    Gunn High School – New Classroom Buildings A & B  DLM submitted construction documents to the Division of State Architect (DSA) on August 4, 2010, which will  remain under review until spring 2011.  Estimates continue to be reconciled, and strategies to reduce cost are  being evaluated.  Constructability reviews and document coordination efforts are underway.    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement  DLM highlighted the parking and drop‐off project and schedule during the FSC meeting held on September 29,  2010.  A presentation of the new parking / drop‐off layout and site logistics during construction for the group 1  projects will be provided to City School Traffic Safety Committee (CSTSC) for review.     Gunn High School – New Gymnasium  DLM submitted construction documents to DSA on August 4, 2010 and are anticipated to remain under review  until spring 2011.  Estimates have been reconciled and are within the established construction budget.   Constructability reviews and document coordination efforts are underway.    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  DLM completed 90% of the design drawings for the air conditioning project at buildings L, S, MS, A, and IA.  The  project will be reviewed with maintenance and facilities to confirm scope and operation.  The project is scheduled  to be submitted to DSA on October 15, 2010.      Palo Alto High School – Athletics Field Renovation  The FSC approved the budget allocation within the master plan for the athletics field renovation project.  Planning  and design will resume after a DLM contract amendment has been approved by the BOE.    Palo Alto High School – Multi‐use Field  Valley Crest Landscape Development continues installation of drainage piping, edge banding and curbs on the  fields, as well as construction of the dugouts. Turf installation was delayed by several weeks due to unavailability  of unique equipment required for the specified sand channel system, but this should not affect the use of the field  for the commencement of baseball/softball seasons on February 15, 2011.    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts Building  DLM submitted construction documents to DSA on August 3, 2010 which will remain under review until spring  2011.  Estimates continue to be reconciled and show a need for a budget augmentation to accommodate  additional campus infrastructure work.  Constructability reviews and document coordination efforts are underway.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  The FSC approved the project and increased budget in the master plan project list.  DLM conducted two meetings  with PAC subcommittee and one meeting with facilities and maintenance to coordinate schematic design. The  project was also reviewed with CSTSC on September 16, 2010 and presented to the BOE on September 28, 2010  for information and feedback.    Page | 4   Jordan Middle School  Cost estimates of the 100% design development documents prepared by AEDIS are being reconciled and  constructability reviews are being completed.   A value engineering session was conducted to generate cost saving  opportunities of alternate materials, systems and bid pricing strategies on September 22, 2010.     J.L. Stanford Middle School  AEDIS presented revised options of the expanded exterior sitework areas to the advisory committee and  interested community members on September 7, 2010.  The recommended option of exterior sitework design was  presented and approved by the BOE on September 28, 2010.  AEDIS also submitted design development drawings  for the classroom buildings on September 21, 2010 for district review and cost estimating.    Terman Middle School  Cost estimates of the 100% design development documents prepared by AEDIS are being reconciled while  constructability reviews are being completed.   A value engineering session was conducted to generate cost saving  opportunities of alternate materials, systems and bid pricing strategies on September 22, 2010.    Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Gelfand Partners met with the site committee on September 2, 2010 and the PTA on September 7, 2010 before  presenting the schematic design plans to the BOE on September 14, 2010.  The BOE approved schematic design on  September 28, 2010, allowing Gelfand to begin the design development phase.    Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Jeff Luchetti Construction, Inc. mobilized on site and installed site fencing and tree protection, which allows for  earthwork operations to begin.  Site clearing, demolition of existing utilities, and grubbing commenced and are  anticipated to be complete in early October.    Hoover Elementary School – Pre‐Design  Gelfand completed a building and site conditions assessment for architectural, structural and engineering  evaluation and submitted a draft report to the district.  Gelfand also recommenced campus planning discussions  with the site steering committee on September 13 and September 27, 2010.  Gelfand will finalize conceptual  design in early October with the steering committee, and host a community meeting before presenting to the BOE  on October 26, 2010.    Duveneck Elementary School – Pre‐Design  Gelfand met with the steering committee on September 1 and September 15, 2010 to resume campus planning.   On September 29, 2010, Gelfand presented options to the steering committee that increased capacity  opportunities and engaged in further planning discussions that are anticipated to conclude in October 2010.    Elementary Classroom Improvements  Gelfand met with site staff on September 2 and 22, 2010 to discuss project scope and schedule.  Project scope is  planned to include new casework, new indirect lighting, adding operable windows and coverings, vents, and  replacement of ceiling tiles.  This project is also funding installation of new interactive whiteboards and sound  assist systems.  Coulter Construction began installation of interactive whiteboards and sound assist systems at  Addison, Escondido and Hays Elementary School on September 11, 2010.  Hays Elementary School is nearly  complete and work is anticipated to be complete in early October at Addison Elementary school.    Technology  Approximately 80% of the computer purchases planned for the 2010/11 school year have been made.  Computers  were delivered to classrooms and teachers in August 2010.   The district continues to purchase about 90% Apple  products.  In addition to traditional desktops and laptops, schools have purchased ipod touches, ipads and  netbooks for pilot projects.  Most printer purchases are made from the general fund, however a handful of printers  were purchased for schools.  Page | 5   COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  Of the $5,511,500 project budget, 90.5% or $4,987,659 was expended.  Approved change orders were $207,033,  approximately 41.6% of the $349,000 construction contingency.  This project will be closed pending final closeout  of the project by DSA.    Gunn High School – Aquatic Center   Of the $5,013,750 project budget, 96.9%, or $4,860,823 was expended.  Approved change orders were $194,739,  approximately 49.9% of the $389,887 construction contingency. This project will be closed pending final closeout  of the project by DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education on June 23 for  discussion and received approval on September 8 by the Board of Education to move into schematic design.  This  project is now closed, and funds will soon be transferred to program contingency.    Middle Schools Interim Housing – Jordan and J.L. Stanford  Contractors completed the installation of these new portables on August 3, 2009 at Jordan and August 12, 2009 at  Stanford.  Of the $1,047,186 project budget, 48.9%, or $484,432 was expended. Pending Change Orders were  estimated to be $26,381, which is approximately 49.6% of the $52,379 construction contingency. These projects  will be closed pending final closeout of the projects by DSA.      INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education voted on August 25, 2009 to approve the amendment to Garland lease to Stratford School.   Therefore, the district has placed the project on hold.    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools  The district placed this project on hold after review of the implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary above).                                         Page | 6   Board Actions in September  September 14, 2010  Consent 4 – Contract with Gelfand Partners for Consulting Services Regarding Sustainability    Action 11 – Appropriation of Strong School Bond Funds    September 14, 2010  Consent 5 – Authorization to File CEQA Exemption for Fairmeadow Elementary School    Consent 6 – Authorization to Issue Addendum No. 8 to Deems Lewis McKinley Architects (DLM)    Consent 7 – Authorization to Issue Addendum No. 4 to AEDIS Architecture and Planning for the Fire Sprinkler  System Design at Jordan, J.L. Stanford, and Terman Middle Schools    Consent 8 – Amendment to Agreement with VBN Architects for Gunn High Schools Industrial Arts Building    Consent 9 – Authorization to Issue Addendum No. 1 to TestMarc for Commissioning Agent Services at Ohlone  Elementary School    Action 15 – Approval of Exterior Site Schematic Design of JLS Middle School    Action 18 – Approval of Schematic Design of Fairmeadow Elementary School       A B C C / A B - C C / B A - BGunn High School - High School Master Plan 145,000 132,391 117,129 80.78% 15,262 88.47% 12,609Gunn High School 1 - Aquatic Center 5,013,750 4,865,424 4,860,823 96.95% 4,601 99.91% 148,326Gunn High School 2 - I.A Building 5,511,500 5,029,141 4,987,659 90.50% 41,482 99.18% 482,359Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100.00% 0 100.00% 0Gunn High School 4 - New classroom Buildings 24,120,000 2,913,724 2,160,403 8.96% 753,321 74.15% 21,206,276Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 217,770 3,530 0.09% 214,240 1.62% 3,722,230Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 13,830,000 989,849 677,639 4.90% 312,210 68.46% 12,840,151Gunn High School 7- A/C 2,600,000 161,050 2,494 0.00% 158,556 1.55% 2,438,950Gunn High School - Reserved 20,945,045 0 0 0.00% 0 0.00% 20,945,045Palo Alto High Schools - High School Master Plan 145,000 132,997 118,877 81.98% 14,120 89.38% 12,003Palo Alto High School 1 - Stadium Field 1,358,437 168,448 164,606 12.12% 3,842 97.72% 1,189,989Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 3,002,063 2,908,082 1,666,260 55.50% 1,241,822 57.30% 93,981Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 34,220,000 3,346,185 2,239,723 6.55% 1,106,462 66.93% 30,873,815Palo Alto High School 4 - New Theater 17,720,000 1,034,610 53,754 0.30% 980,856 5.20% 16,685,390Palo Alto High School - Reserved 42,348,045 0 0 0.00% 0 0.00% 42,348,045Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 33,665 18,890 17,826 52.95% 1,064 94.37% 14,775Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 600,342 171,101 161,789 26.95% 9,312 94.56% 429,241Jordan Middle School 2- Improvements 17,943,194 1,548,969 432,974 2.41% 1,115,995 27.95% 16,394,225J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 33,669 18,799 18,408 54.67% 391 97.92% 14,870J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 337,590 322,643 72.20% 14,947 95.57% 109,254 J.L.S Middle School 2- Improvements 17,184,699 1,404,512 219,957 1.28% 1,184,555 15.66% 15,780,187Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 33,666 18,799 18,423 54.72% 376 98.00% 14,867Terman Middle School 1- Improvements 12,850,071 1,153,024 316,805 2.47% 836,219 27.48% 11,697,047PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 55,560 55,560 38.32% 0 100.00% 89,440Addison Elementary School 1-Phase I 5,199,727 0 0 0.00% 0 0.00% 5,199,727Briones Elementary School 1-Phase I 701,925 0 0 0.00% 0 0.00% 701,925Duveneck Elementary School 1-Phase I 7,019,083 49,351 8,048 0.11% 41,303 16.31% 6,969,732Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,113 1.26% 1,166 99.59% 21,897,265El Carmelo Elementary School 1-Phase I 641,760 0 0 0.00% 0 0.00% 641,760Escondido Elementary School 1-Phase I 6,202,343 0 0 0.00% 0 0.00% 6,202,343Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,327,500 780,409 118,909 1.27% 661,500 15.24% 8,547,091Hays Elementary School 1-Phase I 4,793,814 0 0 0.00% 0 0.00% 4,793,814Hoover Elementary School 1-Phase I 8,575,389 69,350 10,250 0.12% 59,100 14.78% 8,506,039Nixon Elementary School 1-Phase I 802,200 0 0 0.00% 0 0.00% 802,200Ohlone Elementary School 1- Phase I 11,667,965 9,859,499 1,165,696 9.99% 8,693,803 11.82% 1,808,466Palo Verde Elementary School 1-Phase I 3,482,885 0 0 0.00% 0 0.00% 3,482,885Barron Park Elementary School 1-Phase I 641,760 0 0 0.00% 0 0.00% 641,760 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements * 8,887,522 840,724 383,279 4.31% 457,445 45.59% 8,046,798Elementary Schools - Reserved 8,410,862 0 0 0.00% 0 0.00% 8,410,862PAUSD - Program Management 5,042,021 3,890,497 2,527,667 50.13% 1,362,830 64.97% 1,151,524PAUSD - Technology 7,080,712 3,421,236 3,403,224 48.06% 18,012 99.47% 3,659,476PAUSD - Technology -Reserved 6,826,653 0 0 0.00% 0 0.00% 6,826,653PAUSD - Reserved 7,185,694 0 0 0.00% 0 0.00% 7,185,694Bond Issuance Cost 1,840,700 1,840,700 1,840,700 100% 0 100.00% 0Total350,684,826 47,665,737 28,360,945 19,304,792 303,019,089Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting SystemBudgetSchool Name - Project NamePercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond9/29/2010Percent of ExpendedContract BalanceExpenditures Budget BalanceCommitted Page | 7   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS     Palo Alto High School’s facilities steering committee (FSC) met  on September 8, 2010 to approve a revised master plan project  list.  The updated master plan list was presented to the Board of  Education (BOE) on September 28, 2010 for approval.      DLM met with Gunn High School’s FSC on September 28, 2010 and  reviewed the projects on the master plan list.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Paly’s updated master plan project list presented to BOE on September 28, 2010.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $290,000  Other Funding $0  Total $290,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $286,826  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $2,174  Total $290,000    Percent of Budget Expended 80.6%  Current Phase: Master Planning    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) September 28, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School  New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    DLM submitted construction documents to the Division of State  Architect (DSA) on August 4, 2010, which will remain under review  until spring 2011.  Estimates continue to be reconciled, and  strategies to reduce cost are being evaluated.  Constructability  reviews and document coordination efforts are underway.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $24,120,000  Other Funding $0  Total $24,120,000    Budget  Salaries and Benefits $5,893  Supplies $0  Contracts & Services $4,469,835  Construction & Equipment $19,480,000  Soft Costs Contingency $164,272  Total $24,120,000    Percent of Budget Expended 8.9%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Approval by DSA March 24, 2011*    Bid Opening May 5, 2011*    Award of Contract (1) May 25, 2011*    Notice to Proceed June 13, 2011*    Substantial Completion July 15, 2013*    Planned Occupancy July 30, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Gunn High School  Parking and Drop‐off Sitework Improvement  A. PROJECT STATUS    DLM highlighted the parking and drop‐off project and  schedule during the FSC meeting held on September 29,  2010.  A presentation of the new parking / drop‐off layout  and site logistics during construction for the group 1 projects  will be provided to City School Traffic Safety Committee  (CSTSC) for review.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • FSC reviewed parking and drop‐off plans at meeting on September 29, 2010.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 0.1%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) January 25, 2011*  BOE Approval February 8, 2011*    Schematic Design (2) August 9, 2011*  BOE Approval August 23, 2011*    Submit to DSA July 26, 2012*     Approval by DSA April 3, 2013*    Authorize to Bid (2) February 12, 2013*  BOE Approval February 26, 2013*    Bid Opening June 6, 2013*    Award of Contract (1) June 18, 2013*    Notice to Proceed July 3, 2013*    Substantial Completion February 7, 2014*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Gunn High School  New Gymnasium  A. PROJECT STATUS    DLM submitted construction documents to DSA on August 4,  2010 and are anticipated to remain under review until spring  2011.  Estimates have been reconciled and are within the  established construction budget.  Constructability reviews and  document coordination efforts are underway.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,830,000  Other Funding $0  Total $13,830,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,651,521  Construction & Equipment $11,094,450  Soft Costs Contingency $84,029  Total $13,830,000    Percent of Budget Expended 4.9%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Approval by DSA March 24, 2011*    Bid Opening May 5, 2011*    Award of Contract (1) May 24, 2011*    Notice to Proceed June 13, 2011*    Substantial Completion July 12, 2012*    Planned Occupancy August 6, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    DLM completed 90% of the design drawings for the air  conditioning project at buildings L, S, MS, A, and IA.  The  project will be reviewed with maintenance and facilities to  confirm scope and operation.  The project is scheduled to  be submitted to DSA on October 15, 2010.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.       Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $454,610  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $24,810  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 0.0%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 15, 2010*    Approval by DSA March 23, 2011*    Authorize to Bid (2) February 8, 2011*  BOE Approval February 22, 2011*    Bid Opening March 29, 2011*    Award of Contract (1) April 5, 2011*    Notice to Proceed April 13, 2011*    Substantial Completion August 12, 2011*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Palo Alto High School  Athletic Stadium Improvements  A. PROJECT STATUS    The FSC approved the budget allocation within the master plan  for the athletics field renovation project.  Planning and design  will resume after a DLM contract amendment has been  approved by the BOE.                           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • Design efforts to recommence since BOE approved master plan project list on September 28, 2010.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,358,473  Other Funding $0  Total $1,358,437    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $259,847  Construction & Equipment $1,098,590  Soft Costs Contingency $0  Total $1,358,437    Percent of Budget Expended 12.1%  Current Phase: Programming   Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) December 7, 2010*  BOE Approval December 14, 2010*    Submit to DSA March 22, 2011*     Approval by DSA December 6, 2011*    Authorize to Bid (2) February 14, 2012*  BOE Approval February 28, 2012*    Bid Opening April 2, 2012*    Award of Contract (1) April 30, 2012*    Notice to Proceed May 5, 2012*    Substantial Completion June 28, 2013*    Planned Occupancy August 15, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS     Valley Crest Landscape Development continues installation of drainage  piping, edge banding and curbs on the fields, as well as construction of  the dugouts. Turf installation was delayed by several weeks due to  unavailability of unique equipment required for the specified sand  channel system, but this should not affect the use of the field for the  commencement of baseball/softball seasons on February 15, 2011.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project currently proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,002,063  Other Funding $1,075,991  Total $4,078,054    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $657,718  Construction & Equipment $3,327,883  Soft Costs Contingency $92,453  Total $4,078,054    Percent of Budget Expended 55.5%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $269,300  • Remaining Contingency Balance $218,885  • Percent of Changes 0.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion January 31, 2011*    Planned Occupancy February 1, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   Palo Alto High School  Classroom Building and Media Arts  A. PROJECT STATUS    DLM submitted construction documents to DSA on August 3, 2010  which will remain under review until spring 2011.  Estimates  continue to be reconciled and show a need for a budget  augmentation to accommodate additional campus infrastructure  work.  Constructability reviews and document coordination efforts  are underway.               B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  A budget augmentation will be reviewed with the BOE in  October. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $34,220,000  Other Funding $0  Total $34,220,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $6,252,996  Construction & Equipment $27,741,384  Soft Costs Contingency $225,620  Total $34,220,000    Percent of Budget Expended 6.6%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Approval by DSA March 24, 2011*    Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Bid Opening March 16, 2011*    Award of Contract (1) April 4, 2011*    Notice to Proceed April 13, 2011*    Substantial Completion March 1, 2013*    Planned Occupancy July 10, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS    The FSC approved the project and increased budget in the master plan  project list.  DLM conducted two meetings with PAC subcommittee and  one meeting with facilities and maintenance to coordinate schematic  design. The project was also reviewed with CSTSC on September 16,  2010 and presented to the BOE on September 28, 2010 for information  and feedback.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently under schematic design phase.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,720,000  Other Funding $0  Total $17,720,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,451,077  Construction & Equipment $14,159,700  Soft Costs Contingency $109,223  Total $17,720,000    Percent of Budget Expended 0.3%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) October 12, 2010*  BOE Approval October 26, 2010*    Submit to DSA March 16, 2011*    Approval by DSA September 5, 2011*    Authorize to Bid (2) February 24, 2012*  BOE Approval March 8, 2012*    Bid Opening March 25, 2012*    Award of Contract (1) June 13, 2012*    Notice to Proceed February 11, 2013*    Substantial Completion July 13, 2015*    Planned Occupancy August, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   Jordan Middle School  A. PROJECT STATUS     Cost estimates of the 100% design development documents  prepared by AEDIS are being reconciled and constructability  reviews are being completed.   A value engineering session  was conducted to generate cost saving opportunities of  alternate materials, systems and bid pricing strategies on  September 22, 2010.                        B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,943,191  Other Funding $0  Total $17,943,191    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,499,280  Construction & Equipment $13,949,500  Soft Costs Contingency $494,414  Total $17,943,194    Percent of Budget Expended 2.4%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 13, 2010*     Approval by DSA August 17, 2011*    Authorize to Bid (2) August 11, 2011*  BOE Approval August 24, 2011*    Bid Opening September 26, 2011*    Award of Contract (1) October 11, 2011*    Notice to Proceed November 7, 2011*    Substantial Completion May 7, 2013*    Planned Occupancy August 5, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 17   J.L. Stanford Middle School  A. PROJECT STATUS     AEDIS presented revised options of the expanded  exterior sitework areas to the advisory committee and  interested community members on September 7, 2010.   The recommended option of exterior sitework design  was presented and approved by the BOE on September  28, 2010.  AEDIS also submitted design development  drawings for the classroom buildings on September 21,  2010 for district review and cost estimating.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Exterior site schematic design approved at BOE meeting on September 28, 2010. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,697  Other Funding $0  Total $17,184,697    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,354,000  Construction & Equipment $13,341,000  Soft Costs Contingency $489,699  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28. 2010    Submit to DSA January 20, 2011*     Approval by DSA October 8, 2011*    Authorize to Bid (2) September 2, 2011*  BOE Approval September 15, 2011*    Bid Opening November 4, 2011*    Award of Contract (1) November 21, 2011*    Notice to Proceed December 15, 2011*    Substantial Completion April 6, 2013*    Planned Occupancy August 15, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 18   Terman Middle School  A. PROJECT STATUS    Cost estimates of the 100% design development documents  prepared by AEDIS are being reconciled while constructability  reviews are being completed.   A value engineering session was  conducted to generate cost saving opportunities of alternate  materials, systems and bid pricing strategies on September 22,  2010.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,850,071  Other Funding $0  Total $12,850,071    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,477,950  Construction & Equipment $10,031,569  Soft Costs Contingency $340,552  Total $12,850,071    Percent of Budget Expended 2.5%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 6, 2010*    Approval by DSA August 2, 2011*    Authorize to Bid (2) August 3, 2011*  BOE Approval August 10, 2011*    Bid Opening September 19, 2011*    Award of Contract (1) October 4, 2011*    Notice to Proceed October 5, 2011*    Substantial Completion March 26, 2013*    Planned Occupancy July 3, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Fairmeadow Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS    Gelfand Partners met with the site committee on September 2, 2010  and the PTA on September 7, 2010 before presenting the schematic  design plans to the BOE on September 14, 2010.  The BOE approved  schematic design on September 28, 2010, allowing Gelfand to begin  the design development phase.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Schematic design approved at September 28, 2010 BOE meeting. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,327,500  Other Funding $0  Total $9,327,500    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,805,519  Construction & Equipment $7,443,000  Soft Costs Contingency $78,981  Total $9,327,500    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA February 23, 2011*     Approval by DSA October 19, 2011*    Authorize to Bid (2) November 9, 2011*  BOE Approval November 23, 2012*    Bid Opening January 13, 2012*    Award of Contract (1) February 27, 2012*    Notice to Proceed March 12, 2012*    Substantial Completion July 8, 2013*    Planned Occupancy August 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS    Jeff Luchetti Construction, Inc. mobilized on site and installed site  fencing and tree protection, which allows for earthwork  operations to begin.  Site clearing, demolition of existing utilities,  and grubbing commenced and are anticipated to be complete in  early October.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Construction demolition underway.  Project is currently proceeding on schedule and within budget.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,348,632  Construction & Equipment $9,091,991  Soft Costs Contingency $227,342  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 10.0%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $748,400  • Remaining Contingency Balance $748,400  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 11, 2010    Substantial Completion December 1, 2011*    Planned Occupancy January 4, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    Gelfand completed a building and site conditions assessment for  architectural, structural and engineering evaluation and submitted a draft  report to the district.  Gelfand also recommenced campus planning  discussions with the site steering committee on September 13 and  September 27, 2010.  Gelfand will finalize conceptual design in early  October with the steering committee, and host a community meeting  before presenting to the BOE on October 26, 2010.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Gelfand resumed campus planning on September 13, 2010. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,575,389  Other Funding $0  Total $8,575,389    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,643,477  Construction & Equipment $6,831,912  Soft Costs Contingency $100,000  Total $8,575,389    Percent of Budget Expended 0.1%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) October 26, 2010*  BOE Approval November 9, 2010*    Schematic Design (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Submit to DSA June 2, 2011*     Approval by DSA January 26, 2012*    Authorize to Bid (2) March 8, 2012*  BOE Approval March 24, 2012*    Bid Opening April 30, 2012*    Award of Contract (1) May 15, 2012*    Notice to Proceed May 21, 2012*    Substantial Completion September 17, 2013*    Planned Occupancy December 23, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Duveneck Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    Gelfand met with the steering committee on September 1 and  September 15, 2010 to resume campus planning.  On September 29,  2010, Gelfand presented options to the steering committee that  increased capacity opportunities and engaged in further planning  discussions that are anticipated to conclude in October 2010.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Campus planning efforts with the steering committee resumed and will continue in October. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,019,083  Other Funding $0  Total $7,019,083    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,368,869  Construction & Equipment $5,559,683  Soft Costs Contingency $90,531  Total $7,019,083    Percent of Budget Expended 0.1%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) October 26, 2010*  BOE Approval November 12, 2010*    Schematic Design (2) January 11, 2010*  BOE Approval January 25, 2010*    Submit to DSA June 2, 2011*     Approval by DSA January 26, 2012*    Authorize to Bid (2) March 8, 2012*  BOE Approval March 24, 2012*    Bid Opening April 30, 2012*    Award of Contract (1) May 15, 2012*    Notice to Proceed May 21, 2012*    Substantial Completion September 17, 2013*    Planned Occupancy December 23, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Elementary Classroom Improvements  Phase 1 – Barron Park, Duveneck, El Carmelo, Hoover  A. PROJECT STATUS    Gelfand met with site staff on September 2 and 22, 2010 to discuss project scope and schedule.  Project scope  is planned to include new casework, new indirect lighting, adding operable windows and coverings, vents, and  replacement of ceiling tiles.  This project is also funding installation of new interactive whiteboards and sound  assist systems.  Coulter Construction began installation of interactive whiteboards and sound assist systems at  Addison, Escondido and Hays Elementary School on September 11, 2010.  Hays Elementary School is nearly  complete and work is anticipated to be complete in early October at Addison Elementary school.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Gelfand continue design efforts for phase 1 schools.  Installation of technology wall underway.          Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,887,522  Other Funding $0  Total $8,887,522    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,193,960  Construction & Equipment $7,488,707  Soft Costs Contingency $204,855  Total $8,887,522    Percent of Budget Expended 4.3%    Phase 1 Schools:Barron Park, Duveneck, El Carmelo, Hoover Current Phase:   Planning    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) October 26, 2010*  BOE Approval November 9, 2010*    Submit to DSA November 10, 2010*     Approval by DSA April 1, 2011*    Authorize to Bid (2) April 15, 2011*  BOE Approval April 30, 2011*    Bid Opening May 23, 2011*    Award of Contract (1) May 31, 2011*    Notice to Proceed June 1, 2011*    Substantial Completion August 15, 2011*    Planned Occupancy August 20, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Technology Improvements  A. PROJECT STATUS     Approximately 80% of the computer purchases planned for the 2010/11  school year have been made.  Computers were delivered to classrooms and  teachers in August 2010.   The district continues to purchase about 90%  Apple products.  In addition to traditional desktops and laptops, schools  have purchased ipod touches, ipads and netbooks for pilot projects.  Most  printer purchases are made from the general fund, however a handful of printers  were purchased for schools.           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • New computers delivered to schools.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,080,712  Other Funding $0  Total $7,080,712    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $6,698,117  Contracts & Services $180,173  Construction & Equipment $202,422  Soft Costs Contingency $0  Total $7,080,712    Percent of Budget Expended 48.1%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    Of the $5,511,500 project budget, 90.5% or $4,987,659 was  expended.  Approved change orders were $207,033,  approximately 41.6% of the $349,000 construction contingency.   This project will be closed pending final closeout of the project by  DSA.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,511,500  Other Funding $0  Total $5,511,500    Budget  Salaries and Benefits $1,063  Supplies $76,657  Contracts & Services $1,232,253  Construction & Equipment $4,200,322  Soft Costs Contingency $1,205  Total $5,511,500    Percent of Budget Expended 90.5%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $349,000  • Remaining Contingency Balance $141,967  • Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    Of the $5,013,750 project budget, 96.9%, or $4,860,823 was  expended.  Approved change orders were $194,739, approximately  49.9% of the $389,887 construction contingency. This project will be  closed pending final closeout of the project by DSA.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,013,750  Other Funding $0  Total $5,013,750    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $692,797  Construction & Equipment $4,318,858  Soft Costs Contingency $1,095  Total $5,013,750    Percent of Budget Expended 96.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $389,887  • Remaining Contingency Balance $195,148  • Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education on June 23 for discussion and received approval  on September 8 by the Board of Education to move into schematic  design.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been completed on schedule and under budget. Board approval received on September  8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $101,000  Other Funding $0  Total $101,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $85,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $15,000  Total $101,000    Percent of Budget Expended 52.9%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Middle Schools Interim Classrooms  Jordan and J.L. Stanford  A. PROJECT STATUS    Contractors completed the installation of these new portables on  August 3, 2009 at Jordan and August 12, 2009 at Stanford.  Of the  $1,047,186 project budget, 48.9%, or $484,432 was expended.  Pending Change Orders were estimated to be $26,381, which is  approximately 49.6% of the $52,379 construction contingency.  These projects will be closed pending final closeout of the projects  by DSA.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project was completed under budget and on schedule. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,047,186  Other Funding $0  Total $1,047,186    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $346,148  Construction & Equipment $698,490  Soft Costs Contingency $2,548  Total $1,047,186    Percent of Budget Expended 48.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $52,379  • Remaining Contingency Balance $25,998  • Percent of Changes 49.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –August 25, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA April 14, 2009     Approval by DSA April 22, 2009    Authorize to Bid (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Bid Opening May 14, 2009    Award of Contract (1) May 26, 2009    Notice to Proceed June 1, 2009    Substantial Completion August 12, 2009    Planned Occupancy August 25, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education voted on August 25, 2009 to approve the  amendment to Garland lease to Stratford School.  Therefore, the  district has placed the project on hold.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 30   Elementary School Teaching Walls  Phase 1 Schools  A. PROJECT STATUS    The district placed this project on hold after review of the  implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This  project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary above).              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.9    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been renamed ‘Elementary Classroom Improvements’ (see Capital Projects summary  above).  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,044,987  Other Funding $0  Total $7,044,987    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,341,394  Construction & Equipment $5,498,498  Soft Costs Contingency $205,095  Total $7,044,987    Percent of Budget Expended 1.6%  Current Phase: Project Renamed. See Classroom      Improvements Project    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates –Subject to Change OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.