Loading...
Monthly Reports 2010-10 (Oct) MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  October 2010      Current Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     O’Connor Construction Management, Inc.  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3      Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report      Capital Projects     High School Master Plan        page 7    Gunn High School – New Classroom Buildings A & B     page 8    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement    page 9    Gunn High School – New Gymnasium       page 10    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 11    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 12    Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 13    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts    page 14    Palo Alto High School – Theater and Associated Site Improvements    page 15    Jordan Middle School        page 16    J.L. Stanford Middle School       page 17    Terman Middle School        page 18    Fairmeadow Elementary School       page 19    Ohlone Elementary School        page 20    Hoover Elementary School        page 21    Duveneck Elementary School       page 22    Elementary Classroom Improvements      page 23    Technology          page 24    Completed Capital Projects    Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 25    Gunn High School – Aquatic Center       page 26    Middle School Pre‐Design        page 27    Middle School Interim Classrooms       page 28    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 29    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools     page 30    Appendix  Exhibit A – Bond Project List    Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    CAPITAL PROJECTS     High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the Palo Alto high school updated master plan project list on October 9,  2010.    Gunn High School – New Classroom Buildings A & B  DLM submitted construction documents to the Division of State Architect (DSA) on August 4, 2010, which will  remain under review until spring 2011.  Constructability reviews & interdisciplinary document coordination (IDC)  backchecks are being completed, while strategies to reduce cost are being evaluated.    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement  The new parking and drop‐off layout and the updated construction site plan will be presented at the next facilities  steering committee (FSC) meeting on November 3, 2010.  These plans will also be reviewed with the city school  traffic safety committee (CSTSC) on November 18, 2010.      Gunn High School – New Gymnasium  DLM submitted construction documents to DSA on August 4, 2010 and are anticipated to remain under review  until spring 2011.  Constructability reviews & IDC backchecks are being completed.    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  DLM met with facilities and maintenance to confirm the design and operation for the new air conditioning units.   Additional site coordination was completed to confirm roofing scope of work and mechanical operation.  Construction documents for buildings L, S, MS, A and IA were submitted to DSA on October 20, 2010.  Additional  estimating efforts and constructability review to begin in mid‐November 2010.    Palo Alto High School – Athletics Field Renovation  The BOE approved DLM’s contract amendment to proceed with schematic design on October 26, 2010.  A kick‐off  meeting is scheduled for November 3, 2010.    Palo Alto High School – Multi‐use Field  Valley Crest Landscape Development completed the installation of the natural turf and began preparing for the  installation of the artificial turf.  Paving for the dugouts and artificial turf installation is anticipated to be complete  in mid‐November 2010.  The field is scheduled to be complete and ready for sport play by February 15, 2011.    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts Building  DLM submitted construction documents to DSA on August 3, 2010, which will remain under review until spring  2011.  A budget augmentation was approved on October 26, 2010 to accommodate additional campus  infrastructure work.  Constructability reviews & IDC backchecks are being completed.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  The schematic design estimate provided by DLM was higher than the conceptual design budget.   DLM modified  the design to try to realign the budget and design without impacting program goals, but the project is still over  budget.  They will continue to work on cost reductions with the subcommittee and FSC in November, 2010 to bring  the project back within budget.     Page | 4   Jordan Middle School  Estimates are being prepared and will be updated based on the 50% CD’s that AEDIS submitted on October 28,  2010.  Efforts continue to find creative cost saving opportunities.  DSA submission is anticipated for mid‐December  2010.     J.L. Stanford Middle School  Constructability reviews and estimates based on 100% design development documents prepared by AEDIS are  underway.    Terman Middle School  Estimates are being prepared and will be updated based on the 50% CD’s that AEDIS submitted on October 28,  2010.  Efforts continue to find creative cost saving opportunities.  DSA submission is anticipated for mid‐December  2010.    Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Gelfand Partners continued design efforts through October.  Gelfand is expected to submit 100% design  development drawings to the district on November 22, 2010.    Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Jeff Luchetti Construction continued site clearing, existing utility demolition, and grubbing. Temporary power for  construction was installed and site utility connections are underway. Rough grading and earthwork for the new  building is complete. Under slab plumbing and electrical were also installed in preparation for the structural  footings and slab construction in November, 2010.    Hoover Elementary School – Pre‐Design  Gelfand presented the final conceptual design to the campus steering committee on October 4, 2010.  Gelfand also  presented the design to the CSTSC on October 21, 2010, and during a community meeting October 26, 2010.  The  project scope of work and budget increase will be presented to the elementary school principals, prior to  presenting the recommended design to the BOE on November 9, 2010.    Duveneck Elementary School – Pre‐Design  Gelfand presented to CSTSC on October 21, 2010 for feedback, and met with the steering committee on October  27, 2010 to finalize the conceptual design, discuss scope of work, budget and next steps.  Gelfand will host a  community meeting on November 4, 2010 to present the recommended design for feedback.  The steering  committees’ recommended design is planned to be presented to the BOE in December.    Elementary Classroom Improvements  Gelfand prepared cost estimates based on the scope of work determined by the discussions with site staff.  Project  scope of work is to include new casework, new indirect lighting, adding operable windows and coverings, vents,  and replacement of ceiling tiles for the least renovated classrooms at Barron Park and El Carmelo.  This project is  also funding installation of new interactive whiteboards (IWB) and sound assist systems (SAS).  Coulter  Construction has completed the installation of IWB and SAS at Addison, Escondido and Hays Elementary Schools.   Phase 2 and 3 schools IWB and SAS projects went out to bid on October 15, 2010.    Technology  Approximately 80% of the computer purchases planned for the 2010/11 school year have been made.   The district  continues to purchase about 90% Apple products.  In addition to traditional desktops and laptops, schools have  purchased iPod touches, iPads and netbooks for pilot projects.  Most printer purchases are made from the general  fund, however a handful of printers were purchased for schools.        Page | 5   COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  Of the $5,511,500 project budget, 90.5% or $4,997,072 was expended.  Approved change orders were $207,033,  approximately 41.6% of the $349,000 construction contingency.  This project will be closed pending final closeout  of the project by DSA.    Gunn High School – Aquatic Center   Of the $5,013,750 project budget, 96.9%, or $4,860,823 was expended.  Approved change orders were $194,739,  approximately 49.9% of the $389,887 construction contingency. This project will be closed pending final closeout  of the project by DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education on June 23 for  discussion and received approval on September 8 by the Board of Education to move into schematic design.  This  project is now closed, and funds will soon be transferred to program contingency.    Middle Schools Interim Housing – Jordan and J.L. Stanford  Contractors completed the installation of these new portables on August 3, 2009 at Jordan and August 12, 2009 at  Stanford.  Of the $1,047,186 project budget, 48.9%, or $488,536 was expended. Pending Change Orders were  estimated to be $26,381, which is approximately 49.6% of the $52,379 construction contingency. These projects  will be closed pending final closeout of the projects by DSA.      INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education voted on August 25, 2009 to approve the amendment to Garland lease to Stratford School.   Therefore, the district has placed the project on hold.    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools  The district placed this project on hold after review of the implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary above).       Board Actions in October  October 12, 2010  Action 9 – Updated Master Plan Project List for Palo Alto High School    October 26, 2010  Consent 8 – Approval of Budget Augmentation to Math and History/Social Sciences and Media Arts Project    Consent 9 – Authorization to Issue Addendum No. 9 to Deems Lewis McKinley Architecture (DLM) for Palo Alto  High School Athletic Field Stadium Design Services    Action 15 – Resolution 2010‐11.09: Authorizing the Completion and Submission of an Application for Qualified  School Construction Bond Allocation from the California Department of Education    Action 20 – Contract with O’Connor Construction Management, Inc. (OCMI) for Project/Construction Management  Services for the Fairmeadow Elementary School Project    A B C C / A B - C C / B A - BGunn High School - High School Master Plan 145,000 132,391 117,359 80.9% 15,032 88.65% 12,609Gunn High School 1 - Aquatic Center 5,013,750 4,865,424 4,860,823 96.9% 4,601 99.91% 148,326Gunn High School 2 - I.A Building 5,511,500 5,045,704 4,997,072 90.7% 48,632 99.04% 465,796Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100.0% 0 100.00% 0Gunn High School 4 - New classroom Buildings 24,120,000 3,963,032 2,277,881 9.4% 1,685,151 57.48% 20,156,968Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 217,770 4,041 0.1% 213,729 1.86% 3,722,230Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 13,830,000 1,593,953 697,057 5.0% 896,896 43.73% 12,236,047Gunn High School 7- A/C 2,600,000 319,199 56,894 0.0% 262,305 17.82% 2,280,801Gunn High School - Reserved 20,945,045 0 0 0.0% 0 0.00% 20,945,045Palo Alto High Schools - High School Master Plan 145,000 132,997 119,107 82.1% 13,890 89.56% 12,003Palo Alto High School 1 - Stadium Field 1,358,437 351,184 168,449 12.4% 182,735 47.97% 1,007,253Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 3,002,063 2,988,139 1,959,061 65.3% 1,029,078 65.56% 13,924Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 34,220,000 4,985,146 2,440,087 7.1% 2,545,059 48.95% 29,234,854Palo Alto High School 4 - New Theater 17,720,000 1,034,610 76,814 0.4% 957,796 7.42% 16,685,390Palo Alto High School - Reserved 42,348,045 0 0 0.0% 0 0.00% 42,348,045Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 33,665 18,890 17,826 53.0% 1,064 94.37% 14,775Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 600,342 171,101 162,245 27.0% 8,856 94.82% 429,241Jordan Middle School 2- Improvements 17,943,194 2,538,284 534,675 3.0% 2,003,609 21.06% 15,404,910J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 33,669 18,799 18,408 54.7% 391 97.92% 14,870J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 337,590 326,291 73.0% 11,299 96.65% 109,254 J.L.S Middle School 2- Improvements 17,184,699 2,348,311 438,113 2.5% 1,910,198 18.66% 14,836,388Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 33,666 18,799 18,423 54.7% 376 98.00% 14,867Terman Middle School 1- Improvements 12,850,071 1,859,787 396,431 3.1% 1,463,356 21.32% 10,990,284PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 55,560 55,560 38.3% 0 100.00% 89,440Addison Elementary School 1-Phase I 5,199,727 0 0 0.0% 0 0.00% 5,199,727Briones Elementary School 1-Phase I 701,925 0 0 0.0% 0 0.00% 701,925Duveneck Elementary School 1-Phase I 7,019,083 49,351 10,176 0.1% 39,175 20.62% 6,969,732Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,113 1.3% 1,166 99.59% 21,897,265El Carmelo Elementary School 1-Phase I 641,760 0 0 0.0% 0 0.00% 641,760Escondido Elementary School 1-Phase I 6,202,343 0 0 0.0% 0 0.00% 6,202,343Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,327,500 780,460 125,557 1.3% 654,903 16.09% 8,547,040Hays Elementary School 1-Phase I 4,793,814 0 0 0.0% 0 0.00% 4,793,814Hoover Elementary School 1-Phase I 8,575,389 69,351 17,373 0.2% 51,978 25.05% 8,506,038Nixon Elementary School 1-Phase I 802,200 0 0 0.0% 0 0.00% 802,200Ohlone Elementary School 1- Phase I 11,667,965 10,302,215 1,510,141 12.9% 8,792,074 14.66% 1,365,750Palo Verde Elementary School 1-Phase I 3,482,885 0 0 0.0% 0 0.00% 3,482,885Barron Park Elementary School 1-Phase I 641,760 0 0 0.0% 0 0.00% 641,760 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements * 8,887,522 840,725 480,504 5.4% 360,221 57.15% 8,046,797Elementary Schools - Reserved 8,410,862 0 0 0.0% 0 0.00% 8,410,862PAUSD - Program Management 5,042,021 3,807,824 2,638,639 52.3% 1,169,185 69.30% 1,234,197PAUSD - Technology 7,080,712 3,421,567 3,417,805 48.3% 3,762 99.89% 3,659,145PAUSD - Technology -Reserved 6,826,653 0 0 0.0% 0 0.00% 6,826,653PAUSD - Reserved 7,185,694 0 0 0.0% 0 0.00% 7,185,694Bond Issuance Cost 1,840,700 1,840,700 1,840,700 100.0% 0 100.00% 0Total350,684,826 54,395,919 30,069,402 24,326,517 296,288,907Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting SystemBudget BalanceCommittedBudgetSchool Name - Project NamePercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond10/31/2010Percent of ExpendedContract BalanceExpenditures Page | 6   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the Palo Alto high  school updated master plan project list on October 9, 2010.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Paly’s updated master plan project list approved by BOE on October 9, 2010.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $290,000  Other Funding $0  Total $290,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $286,826  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $2,174  Total $290,000    Percent of Budget Expended 81.5%  Current Phase: Master Planning    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Gunn High School  New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    DLM submitted construction documents to the Division of State  Architect (DSA) on August 4, 2010, which will remain under review  until spring 2011.  Constructability reviews & interdisciplinary  document coordination (IDC) backchecks are being completed,  while strategies to reduce cost are being evaluated.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  Budget estimates are currently high and will be evaluated at  bid time.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $24,120,000  Other Funding $0  Total $24,120,000    Budget  Salaries and Benefits $11,661  Supplies $0  Contracts & Services $4,376,965  Construction & Equipment $19,567,102  Soft Costs Contingency $164,272  Total $24,120,000    Percent of Budget Expended 9.4%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Approval by DSA March 24, 2011*    Bid Opening May 5, 2011*    Award of Contract (1) May 24, 2011*    Notice to Proceed June 13, 2011*    Substantial Completion July 15, 2013*    Planned Occupancy July 30, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School  Parking and Drop‐off Sitework Improvement  A. PROJECT STATUS    The new parking and drop‐off layout and the updated  construction site plan will be presented at the next facilities  steering committee (FSC) meeting on November 3, 2010.   These plans will also be reviewed with the city school traffic  safety committee (CSTSC) on November 18, 2010.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Updated parking and drop‐off layout will be reviewed with FSC on November 3, 2010.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 0.1%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) January 25, 2011*  BOE Approval February 8, 2011*    Schematic Design (2) June 6, 2011*  BOE Approval June 13, 2011*    Submit to DSA April 18, 2012*     Approval by DSA November 20, 2012*    Authorize to Bid (2) November 21, 2012*  BOE Approval December 4, 2012*    Bid Opening March 5, 2013*    Award of Contract (1) April 9, 2013*    Notice to Proceed May 1, 2013*    Substantial Completion November 20, 2013*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Gunn High School  New Gymnasium  A. PROJECT STATUS    DLM submitted construction documents to DSA on August 4,  2010 and are anticipated to remain under review until spring  2011.  Constructability reviews & IDC backchecks are being  completed.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,830,000  Other Funding $0  Total $13,830,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,651,521  Construction & Equipment $11,094,450  Soft Costs Contingency $84,029  Total $13,830,000    Percent of Budget Expended 5.0%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Approval by DSA March 18, 2011*    Bid Opening April 19, 2011*    Award of Contract (1) April 27, 2011*    Notice to Proceed May 10, 2011*    Substantial Completion July 12, 2012*    Planned Occupancy August 6, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    DLM met with facilities and maintenance to confirm the  design and operation for the new air conditioning units.   Additional site coordination was completed to confirm  roofing scope of work and mechanical operation.  Construction documents for buildings L, S, MS, A and IA  were submitted to DSA on October 20, 2010.  Additional  estimating efforts and constructability review to begin in  mid‐November 2010.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $454,610  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $24,810  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 0.0%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA March 15, 2011*    Authorize to Bid (2) February 8, 2011*  BOE Approval February 22, 2011*    Bid Opening April 15, 2011*    Award of Contract (1) April 26, 2011*    Notice to Proceed April 28, 2011*    Substantial Completion August 10, 2011*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Palo Alto High School  Athletic Stadium Improvements  A. PROJECT STATUS    The BOE approved DLM’s contract amendment to proceed  with schematic design on October 26, 2010.  A kick‐off  meeting is scheduled for November 3, 2010.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • BOE approved DLM addendum on October 26, 2010.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,358,473  Other Funding $0  Total $1,358,437    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $259,847  Construction & Equipment $1,098,590  Soft Costs Contingency $0  Total $1,358,437    Percent of Budget Expended 12.4%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Submit to DSA August 25, 2011*    Approval by DSA March 20, 2012*    Authorize to Bid (2) March 13, 2012*  BOE Approval March 27, 2012*    Bid Opening May 30, 2012*    Award of Contract (1) June 11, 2012*    Notice to Proceed June 14, 2012*    Substantial Completion March 22, 2013*    Planned Occupancy August 14, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS    Valley Crest Landscape Development completed the installation of the  natural turf and began preparing for the installation of the artificial turf.   Paving for the dugouts and artificial turf installation is anticipated to be  complete in mid‐November 2010.  The field is scheduled to be complete and  ready for sport play by February 15, 2011.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project currently within budget.  Due to the unavailability of special equipment the project has been  delayed by 2 weeks, however is not anticipated to delay the planned occupancy date.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,002,063  Other Funding $1,075,991  Total $4,078,054    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $678,295  Construction & Equipment $3,380,258  Soft Costs Contingency $19,501  Total $4,078,054    Percent of Budget Expended 65.3%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $269,300  • Remaining Contingency Balance $218,885  • Percent of Changes 0.8%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion February 10, 2011*    Planned Occupancy February 1, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   Palo Alto High School  Classroom Building and Media Arts  A. PROJECT STATUS    DLM submitted construction documents to DSA on August 3, 2010,  which will remain under review until spring 2011.  A budget  augmentation was approved on October 26, 2010 to accommodate  additional campus infrastructure work.  Constructability reviews & IDC  backchecks are being completed.               B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  A budget augmentation was approved by the BOE on  October 26, 2010. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $34,220,000  Other Funding $0  Total $34,220,000    Budget  Salaries and Benefits $14,721  Supplies $0  Contracts & Services $6,238,275  Construction & Equipment $27,741,384  Soft Costs Contingency $225,620  Total $34,220,000    Percent of Budget Expended 7.1%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Approval by DSA March 24, 2011*    Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Bid Opening March 15, 2011*    Award of Contract (1) March 23, 2011*    Notice to Proceed April 1, 2011*    Substantial Completion May 13, 2013*    Planned Occupancy July 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS    The schematic design estimate provided by DLM was higher than the  conceptual design budget.   DLM modified the design to try to realign the  budget and design without impacting program goals, but the project is still  over budget.  They will continue to work on cost reductions with the  subcommittee and FSC in November, 2010 to bring the project back within  budget.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is progressing through the schematic design phase.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,720,000  Other Funding $0  Total $17,720,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,451,077  Construction & Equipment $14,159,700  Soft Costs Contingency $109,223  Total $17,720,000    Percent of Budget Expended 0.4%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) December 7, 2010*  BOE Approval December 14, 2010*    Submit to DSA May 13, 2011*    Approval by DSA December 12, 2011*    Authorize to Bid (2) March 1, 2012*  BOE Approval March 14, 2012*    Bid Opening May 31, 2012*    Award of Contract (1) June 19, 2012*    Notice to Proceed July 16, 2013*    Substantial Completion August 26, 2015*    Planned Occupancy August, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   Jordan Middle School  A. PROJECT STATUS    Estimates are being prepared and will be updated based on the 50%  CD’s that AEDIS submitted on October 28, 2010.  Efforts continue to  find creative cost saving opportunities.  DSA submission is  anticipated for mid‐December 2010.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  Estimates will be updated based on 50% CDs. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,943,191  Other Funding $0  Total $17,943,191    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,501,930  Construction & Equipment $13,949,500  Soft Costs Contingency $491,764  Total $17,943,194    Percent of Budget Expended 3.0%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 13, 2010*     Approval by DSA August 17, 2011*    Authorize to Bid (2) August 11, 2011*  BOE Approval August 24, 2011*    Bid Opening September 26, 2011*    Award of Contract (1) October 11, 2011*    Notice to Proceed November 7, 2011*    Substantial Completion May 7, 2013*    Planned Occupancy August 5, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   J.L. Stanford Middle School  A. PROJECT STATUS    Constructability reviews and estimates based on 100%  design development documents prepared by AEDIS are  underway.                             B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project currently proceeding on schedule and within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,697  Other Funding $0  Total $17,184,697    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,354,000  Construction & Equipment $13,341,000  Soft Costs Contingency $489,699  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 2.5%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28. 2010    Submit to DSA February 16, 2011*     Approval by DSA October 18, 2011*    Authorize to Bid (2) October 25, 2011*  BOE Approval November 8, 2011*    Bid Opening December 13, 2011*    Award of Contract (1) December 27, 2011*    Notice to Proceed December 30, 2011*    Substantial Completion February 12, 2013*    Planned Occupancy August 5, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 17   Terman Middle School  A. PROJECT STATUS    Estimates are being prepared and will be updated based on the 50%  CD’s that AEDIS submitted on October 28, 2010.  Efforts continue to  find creative cost saving opportunities.  DSA submission is anticipated  for mid‐December 2010.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  Estimates will be updated based on 50% CDs. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,850,071  Other Funding $0  Total $12,850,071    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,477,950  Construction & Equipment $10,031,569  Soft Costs Contingency $340,552  Total $12,850,071    Percent of Budget Expended 3.1%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 6, 2010*    Approval by DSA August 2, 2011*    Authorize to Bid (2) August 3, 2011*  BOE Approval August 10, 2011*    Bid Opening September 19, 2011*    Award of Contract (1) October 4, 2011*    Notice to Proceed October 5, 2011*    Substantial Completion March 26, 2013*    Planned Occupancy July 3, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Fairmeadow Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS    Gelfand Partners continued design efforts through October.  Gelfand  is expected to submit 100% design development drawings to the  district on November 22, 2010.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Gelfand continued design efforts and will meet with site committee in November to review design  development progress. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,327,500  Other Funding $0  Total $9,327,500    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,805,519  Construction & Equipment $7,443,000  Soft Costs Contingency $78,981  Total $9,327,500    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA February 24, 2011*     Approval by DSA October 20, 2011*    Authorize to Bid (2) November 9, 2011*  BOE Approval November 23, 2012*    Bid Opening January 9, 2012*    Award of Contract (1) February 27, 2012*    Notice to Proceed March 12, 2012*    Substantial Completion May 13, 2013*    Planned Occupancy August 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS    Jeff Luchetti Construction continued site clearing, existing utility  demolition, and grubbing. Temporary power for construction was  installed and site utility connections are underway. Rough grading  and earthwork for the new building is complete. Under slab  plumbing and electrical were also installed in preparation for the  structural footings and slab construction in November, 2010.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,322,677  Construction & Equipment $9,167,001  Soft Costs Contingency $178,287  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 12.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $748,400  • Remaining Contingency Balance $748,400  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 11, 2010    Substantial Completion December 1, 2011*    Planned Occupancy January 4, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20     Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    Gelfand presented the final conceptual design to the campus steering  committee on October 4, 2010.  Gelfand also presented the design to the  CSTSC on October 21, 2010, and during a community meeting October 26,  2010.  The project scope of work and budget increase will be presented to  the elementary school principals, prior to presenting the recommended  design to the BOE on November 9, 2010.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Conceptual design to be presented to the BOE on November 9, 2010. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,575,389  Other Funding $0  Total $8,575,389    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,643,477  Construction & Equipment $6,831,912  Soft Costs Contingency $100,000  Total $8,575,389    Percent of Budget Expended 0.2%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010*  BOE Approval December 7, 2010*    Schematic Design (2) February 9, 2011*  BOE Approval February 22, 2011*    Submit to DSA July 19, 2011*     Approval by DSA March 13, 2012*    Authorize to Bid (2) April 24, 2012*  BOE Approval May 6, 2012*    Bid Opening June 14, 2012*    Award of Contract (1) June 30, 2012*    Notice to Proceed July 6, 2012*    Substantial Completion November 4, 2013*    Planned Occupancy January 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Duveneck Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    Gelfand presented to CSTSC on October 21, 2010 for feedback, and met  with the steering committee on October 27, 2010 to finalize the  conceptual design, discuss scope of work, budget and next steps.   Gelfand will host a community meeting on November 4, 2010 to present  the recommended design for feedback.  The steering committees’  recommended design is planned to be presented to the BOE in  December.                     B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Gelfand met with the steering committee on October 27, 2010 and will host a community meeting on  November 4, 2010. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,019,083  Other Funding $0  Total $7,019,083    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,368,869  Construction & Equipment $5,559,683  Soft Costs Contingency $90,531  Total $7,019,083    Percent of Budget Expended 0.1%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 7 2010*  BOE Approval December 14, 2010*    Schematic Design (2) February 22, 2011*  BOE Approval March 8, 2011*    Submit to DSA August 19, 2011*     Approval by DSA April 13, 2012*    Authorize to Bid (2) May 25, 2012*  BOE Approval June 6, 2012*    Bid Opening July 7, 2012*    Award of Contract (1) July 17, 2012*    Notice to Proceed July 24, 2012*    Substantial Completion November 19, 2013*    Planned Occupancy January 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Elementary Classroom Improvements  Phase 1 – Barron Park and El Carmelo  A. PROJECT STATUS    Gelfand prepared cost estimates based on the scope of work  determined by the discussions with site staff.  Project scope of work is  to include new casework, new indirect lighting, adding operable  windows and coverings, vents, and replacement of ceiling tiles for the  least renovated classrooms at Barron Park and El Carmelo.  This  project is also funding installation of new interactive whiteboards  (IWB) and sound assist systems (SAS).  Coulter Construction has  completed the installation of IWB and SAS at Addison, Escondido and  Hays Elementary Schools.  Phase 2 and 3 schools IWB and SAS projects  went out to bid on October 15, 2010.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Gelfand will present design for phase 1 schools to BOE on November 9, 2010.  Installation of technology  wall underway.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,887,522  Other Funding $0  Total $8,887,522    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,193,960  Construction & Equipment $7,488,707  Soft Costs Contingency $204,855  Total $8,887,522    Percent of Budget Expended 5.4%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010*  BOE Approval December 7, 2010*    Submit to DSA November 22, 2010*     Approval by DSA May 9, 2011*    Authorize to Bid (2) April 15, 2011*  BOE Approval April 30, 2011*    Bid Opening May 12, 2011*    Award of Contract (1) May 24, 2011*    Notice to Proceed June 1, 2011*    Substantial Completion August 15, 2011*    Planned Occupancy August 17, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23   Technology Improvements  A. PROJECT STATUS     Approximately 80% of the computer purchases planned for the 2010/11  school year have been made.   The district continues to purchase about 90%  Apple products.  In addition to traditional desktops and laptops, schools  have purchased iPod touches, iPads and netbooks for pilot projects.  Most  printer purchases are made from the general fund, however a handful of  printers were purchased for schools.           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • New computers delivered to schools.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,080,712  Other Funding $0  Total $7,080,712    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $6,698,117  Contracts & Services $180,173  Construction & Equipment $202,422  Soft Costs Contingency $0  Total $7,080,712    Percent of Budget Expended 48.3%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    Of the $5,511,500 project budget, 90.5% or $4,997,072 was  expended.  Approved change orders were $207,033, approximately  41.6% of the $349,000 construction contingency.  This project will be  closed pending final closeout of the project by DSA.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,511,500  Other Funding $0  Total $5,511,500    Budget  Salaries and Benefits $1,063  Supplies $76,657  Contracts & Services $1,232,253  Construction & Equipment $4,200,322  Soft Costs Contingency $1,205  Total $5,511,500    Percent of Budget Expended 90.5%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $349,000  • Remaining Contingency Balance $141,967  • Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    Of the $5,013,750 project budget, 96.9%, or $4,860,823 was  expended.  Approved change orders were $194,739, approximately  49.9% of the $389,887 construction contingency. This project will be  closed pending final closeout of the project by DSA.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,013,750  Other Funding $0  Total $5,013,750    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $692,797  Construction & Equipment $4,318,858  Soft Costs Contingency $1,095  Total $5,013,750    Percent of Budget Expended 96.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $389,887  • Remaining Contingency Balance $195,148  • Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education on June 23 for discussion and received approval  on September 8 by the Board of Education to move into schematic  design.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been completed on schedule and under budget. Board approval received on September  8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $101,000  Other Funding $0  Total $101,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $85,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $15,000  Total $101,000    Percent of Budget Expended 52.9%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Middle Schools Interim Classrooms  Jordan and J.L. Stanford  A. PROJECT STATUS     Contractors completed the installation of these new portables on  August 3, 2009 at Jordan and August 12, 2009 at Stanford.  Of the  $1,047,186 project budget, 48.9%, or $488,536 was expended.  Pending Change Orders were estimated to be $26,381, which is  approximately 49.6% of the $52,379 construction contingency.  These projects will be closed pending final closeout of the projects  by DSA.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project was completed under budget and on schedule. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,047,186  Other Funding $0  Total $1,047,186    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $346,148  Construction & Equipment $698,490  Soft Costs Contingency $2,548  Total $1,047,186    Percent of Budget Expended 48.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $52,379  • Remaining Contingency Balance $25,998  • Percent of Changes 49.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –August 25, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA April 14, 2009     Approval by DSA April 22, 2009    Authorize to Bid (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Bid Opening May 14, 2009    Award of Contract (1) May 26, 2009    Notice to Proceed June 1, 2009    Substantial Completion August 12, 2009    Planned Occupancy August 25, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education voted on August 25, 2009 to approve the  amendment to Garland lease to Stratford School.  Therefore, the  district has placed the project on hold.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Elementary School Teaching Walls  Phase 1 Schools  A. PROJECT STATUS    The district placed this project on hold after review of the  implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This  project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary above).              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.9    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been renamed ‘Elementary Classroom Improvements’ (see Capital Projects summary  above).  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,044,987  Other Funding $0  Total $7,044,987    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,341,394  Construction & Equipment $5,498,498  Soft Costs Contingency $205,095  Total $7,044,987    Percent of Budget Expended 1.6%  Current Phase: Project Renamed. See Classroom      Improvements Project    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates –Subject to Change OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.