Loading...
Monthly Reports 2010-11 (Nov) MMOONNTTHHLLYY  PPRROOGGRREESSSS  RREEPPOORRTT     Through  November 2010      Current Strong Schools Bond  Capital Improvement Projects  Prepared by     O’Connor Construction Management, Inc.  &  Gilbane Building Company  Page | 2   TABLE OF CONTENTS    Executive Summary         page 3      Attachment 1 – Consolidated Expenditure Report      Capital Projects     High School Master Plan        page 7    Gunn High School – New Classroom Buildings A & B     page 8    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement    page 9    Gunn High School – New Gymnasium       page 10    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings    page 11    Palo Alto High School – Athletic Stadium Improvements    page 12    Palo Alto High School – Multi‐use Field      page 13    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts    page 14    Palo Alto High School – Theater and Associated Site Improvements    page 15    Jordan Middle School        page 16    J.L. Stanford Middle School       page 17    Terman Middle School        page 18    Fairmeadow Elementary School       page 19    Ohlone Elementary School        page 20    Hoover Elementary School        page 21    Duveneck Elementary School       page 22    Elementary Classroom Improvements      page 23    Technology          page 24    Completed Capital Projects    Gunn High School – Industrial Arts Renovation     page 25    Gunn High School – Aquatic Center       page 26    Middle School Pre‐Design        page 27    Middle School Interim Classrooms       page 28    Inactive Capital Projects    Garland Elementary School       page 29    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools     page 30    Appendix  Exhibit A – Bond Project List    Page | 3   EXECUTIVE SUMMARY    CAPITAL PROJECTS     High School Master Plan  The Board of Education (BOE) approved the Palo Alto high school updated master plan project list on October 9,  2010 and no further action on the high school master plans has occurred.   Gunn High School – New Classroom Buildings A & B  DLM continues to incorporate constructability review comments into the construction documents.  DSA is  continuing their plan review, which is expected to be completed soon.  DLM expects to receive approval in the  spring of 2011.  Current estimates place the cost of the project to be over budget, so alternate packages are being  developed to mitigate this potential shortfall.    Gunn High School – Parking and Drop‐off Sitework Improvement  The updated construction site plan was presented at the facilities steering committee on November 3, 2010 and  the city school traffic safety committee (CSTSC) on November 18, 2010.  The site plan will be further developed  based on their input and will be presented for approval to the facilities steering committee in January 2011.      Gunn High School – New Gymnasium  DLM continues to make corrections to the construction documents to incorporate constructability review  comments from Gilbane.  DSA review is ongoing, and is expected to be complete in spring 2011.    Gunn High School – Air Conditioning of Existing Buildings  Construction documents for buildings L, S, MS, A and IA were submitted to DSA on October 20, 2010.   Gilbane will  perform an estimate and constructability review in December 2010. Construction is anticipated to begin in June  2011 and be complete by the beginning of the fall 2011 semester.    Palo Alto High School – Athletics Field Renovation  DLM met several times with the athletics stadium committee this month in developing a schematic design  package.  The project will be designed in two phases, with the bleachers being installed as a separate project. The  next design meeting will be held on December 9, 2010. DLM is scheduled to complete a schematic design package  in January and present to the BOE in February 2011.    Palo Alto High School – Multi‐use Field  The natural turf was installed during November and Valley Crest has commenced with the 90‐day maintenance  period on the field. The installation of the fencing and synthetic turf infield is in progress, and the parking lot  landscape work will continue through December. This project is scheduled to be complete by February 1, 2011.    Palo Alto High School – Classroom Building and Media Arts Building  DLM continues to make corrections to the construction documents to incorporate constructability review  comments from Gilbane.  DSA review is ongoing, and is expected to be complete in spring 2011.    Palo Alto High School – Performing Arts Center (PAC)  DLM has developed a design alternative that meets all the program needs at a reduced cost, and presented it  during the November 18, 2010 PAC subcommittee meeting.  The design included reductions and alternatives that  brought down the project cost from $30M to $23.8M.  The design committee and DLM will present the revised  options to the FSC meeting on December 8, 2010.          Page | 4   Jordan Middle School  50% CD estimates were performed and are being reconciled.  Soil conditions have required the implementation of  an extensive foundation system that increases project cost, therefore cost saving efforts and the development of  alternate bid pricing strategies continue.  Submittal to DSA is anticipated on December 21, 2010.     J.L. Stanford Middle School  AEDIS is nearing completion on a 100% design development package, with estimating, plan reviews and value  engineering to follow. Staff held a follow up community meeting in November to review modifications to the site  design to wrap up comments made during the presentation to the BOE in October. DSA submittal is scheduled to  occur in February 2011.     Terman Middle School  50% CD estimates were performed and are being reconciled.  Efforts to find cost saving opportunities and  alternate bid pricing strategies continue.  DSA submission is scheduled for December 21, 2010.    Fairmeadow Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Gelfand Partners met with the site steering committee on November 1, 2010 to wrap up the design development  phase of the project, and also conducted a landscape meeting to review site design. Gelfand submitted 100%  design development drawings to the district on November 22, 2010. O’Connor is performing a cost estimate and  constructability review in December, and will conduct a value engineering session in January as Gelfand continues  with construction documents.      Ohlone Elementary School – New Classroom Building and Modernization  Jeff Luchetti Construction continued with structural footings and site utilities. Grade beams and footings were  excavated, rebar installed, and concrete placed. Anchor bolts were installed to get ready for structural steel  installation in December 2010. The elevator pit was excavated and waterproofed prior to rebar and concrete  installation.    Hoover Elementary School – Pre‐Design  Gelfand presented the recommended conceptual design to the BOE on November 9, 2010.  Staff has put this  project on hold, until growth projections are reviewed and a growth plan is established for the elementary schools.      Duveneck Elementary School – Pre‐Design  Gelfand provided options to reduce project costs before the conceptual design could be presented to the BOE.   The steering committees’ recommended design will be presented to the BOE on December 14, 2010.    Elementary Classroom Improvements  Gelfand presented a cost estimate and scope of work to the BOE on November 9, 1010 for discussion and BOE  approval is anticipated on December 7, 2010. Project scope of work is to include new indirect lighting, adding  operable windows and coverings, vents, and replacement of ceiling tiles for the least renovated classrooms at  Barron Park and El Carmelo Elementary. This project is also funding installation of new interactive whiteboards and  sound assist systems. Coulter Construction contracts were awarded for IWB and SAS installation for Phase 2 and 3  schools (Barron Park, Briones, Palo Verde, and Fairmeadow) during a special BOE meeting on November 22, 2010.    Technology  80% of the computer purchases planned for the 2010/11 school year have been made.   The district continues to  purchase more Apple products than PC products.  In addition to traditional desktops and laptops, schools have  purchased iPod touches, iPads and netbooks for pilot projects.          Page | 5   COMPLETED CAPITAL PROJECTS   Gunn High School – Industrial Arts Addition & Renovation  Of the $5,511,500 project budget, 90.5% or $4,997,072 was expended.  Approved change orders were $207,033,  approximately 41.6% of the $349,000 construction contingency.  This project will be closed pending final closeout  of the project by DSA.    Gunn High School – Aquatic Center   Of the $5,013,750 project budget, 96.9%, or $4,860,823 was expended.  Approved change orders were $194,739,  approximately 49.9% of the $389,887 construction contingency. This project will be closed pending final closeout  of the project by DSA.    Middle Schools Pre‐Design – Jordan, J.L. Stanford and Terman  AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the Board of Education on June 23 for  discussion and received approval on September 8 by the Board of Education to move into schematic design.  This  project is now closed, and funds will soon be transferred to program contingency.    Middle Schools Interim Housing – Jordan and J.L. Stanford  Contractors completed the installation of these new portables on August 3, 2009 at Jordan and August 12, 2009 at  Stanford.  Of the $1,047,186 project budget, 48.9%, or $488,536 was expended. Pending Change Orders were  estimated to be $26,381, which is approximately 49.6% of the $52,379 construction contingency. These projects  will be closed pending final closeout of the projects by DSA.      INACTIVE CAPITAL PROJECTS     Garland Elementary School Renovation  The Board of Education voted on August 25, 2009 to approve the amendment to Garland lease to Stratford School.   Therefore, the district has placed the project on hold.    Elementary School Teaching Walls – Phase 1 Schools  The district placed this project on hold after review of the implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary above).       Board Actions in November  November 9, 2010  Consent 4 – Authorization to Issue Addendum No. 2 to TestMarc Commissioning Solutions for Commissioning  Agent Services at Fairmeadow Elementary School    Consent 5 – Authorization to Issue Addendum No. 10 to Deems Lewis McKinley Architecture (DLM) to update the  Palo Alto High School and Gunn High School master plans.    November 22, 2010  Action 1 – Authorization to Award Contracts for the Installation of Interactive Whiteboards and Sound Assist  Devices, Phase 2 and 3    A B C C / A B - C C / B A - BGunn High School - High School Master Plan 145,000 132,391 117,359 80.9% 15,032 88.65% 12,609Gunn High School 1 - Aquatic Center 5,013,750 4,865,424 4,860,823 96.9% 4,601 99.91% 148,326Gunn High School 2 - I.A Building 5,511,500 5,045,703 4,997,526 90.7% 48,177 99.05% 465,797Gunn High School 3 - AD2- close out 5,777 5,777 5,777 100.0% 0 100.00% 0Gunn High School 4 - New classroom Buildings 24,120,000 3,963,033 2,331,216 9.7% 1,631,817 58.82% 20,156,967Gunn High School 5 - Parking & Drop Off improvements 3,940,000 217,770 4,041 0.1% 213,729 1.86% 3,722,230Gunn High School 6- New/Auxiliary Gymnasium 13,830,000 1,593,953 719,397 5.2% 874,556 45.13% 12,236,047Gunn High School 7- A/C 2,600,000 319,199 59,867 0.0% 259,332 18.76% 2,280,801Gunn High School - Reserved 20,945,045 0 0 0.0% 0 0.00% 20,945,045Palo Alto High Schools - High School Master Plan 145,000 132,997 119,107 82.1% 13,890 89.56% 12,003Palo Alto High School 1 - Stadium Field 1,358,437 351,184 168,449 12.4% 182,735 47.97% 1,007,253Palo Alto High School 2 - Multi-Use Field (Multi-Fund) 3,002,063 2,988,139 2,286,312 76.2% 701,827 76.51% 13,924Palo Alto high School 3 - New classroom & Media Art Building 37,140,000 4,998,768 2,534,471 6.8% 2,464,297 50.70% 32,141,232Palo Alto High School 4 - New Theater 17,720,000 1,364,139 128,547 0.7% 1,235,592 9.42% 16,355,861Palo Alto High School - Reserved 39,428,045 0 0 0.0% 0 0.00% 39,428,045Jordan Middle School -Program Management- MS Pre-Design 33,665 18,890 17,826 53.0% 1,064 94.37% 14,775Jordan Middle Schools 1- Interim Classrooms 600,342 171,101 163,157 27.2% 7,944 95.36% 429,241Jordan Middle School 2- Improvements 17,943,194 2,538,284 551,100 3.1% 1,987,184 21.71% 15,404,910J.L.S Middle School - Program Management- MS Pre-Design 33,669 18,799 18,408 54.7% 391 97.92% 14,870J.L.S Middle School 1 - Interim Classrooms 446,844 344,590 326,291 73.0% 18,299 94.69% 102,254 J.L.S Middle School 2- Improvements 17,184,699 2,353,971 457,928 2.7% 1,896,043 19.45% 14,830,728Terman Middle School - Program Management- MS Pre-Design 33,666 18,799 18,423 54.7% 376 98.00% 14,867Terman Middle School 1- Improvements 12,850,071 1,860,197 410,093 3.2% 1,450,104 22.05% 10,989,874PAUSD Elementary Schools - Program Management- Elem. Growth Plan 145,000 55,560 55,560 38.3% 0 100.00% 89,440Addison Elementary School 1-Phase I 5,199,727 0 0 0.0% 0 0.00% 5,199,727Briones Elementary School 1-Phase I 701,925 0 0 0.0% 0 0.00% 701,925Duveneck Elementary School 1-Phase I 7,019,083 49,351 10,176 0.1% 39,175 20.62% 6,969,732Garland Elementary School 1- Phase I 22,178,544 281,279 280,113 1.3% 1,166 99.59% 21,897,265El Carmelo Elementary School 1-Phase I 641,760 0 0 0.0% 0 0.00% 641,760Escondido Elementary School 1-Phase I 6,202,343 0 0 0.0% 0 0.00% 6,202,343Fairmeadow Elementary School 1- Phase I 9,327,500 792,656 207,451 2.2% 585,205 26.17% 8,534,844Hays Elementary School 1-Phase I 4,793,814 0 0 0.0% 0 0.00% 4,793,814Hoover Elementary School 1-Phase I 8,575,389 69,350 34,115 0.4% 35,235 49.19% 8,506,039Nixon Elementary School 1-Phase I 802,200 0 0 0.0% 0 0.00% 802,200Ohlone Elementary School 1- Phase I 11,667,965 10,300,045 1,676,645 14.4% 8,623,400 16.28% 1,367,920Palo Verde Elementary School 1-Phase I 3,482,885 0 0 0.0% 0 0.00% 3,482,885Barron Park Elementary School 1-Phase I 641,760 0 0 0.0% 0 0.00% 641,760 Elementary Schools 1 - Elementary Classroom Improvements * 8,887,522 841,685 547,006 6.2% 294,679 64.99% 8,045,837Elementary Schools - Reserved 8,410,862 0 0 0.0% 0 0.00% 8,410,862PAUSD - Program Management 5,042,021 3,814,691 2,764,670 54.8% 1,050,021 72.47% 1,227,330PAUSD - Technology 7,101,063 3,421,567 3,417,805 48.1% 3,762 99.89% 3,679,496PAUSD - Technology -Reserved 6,806,302 0 0 0.0% 0 0.00% 6,806,302PAUSD - Reserved 7,185,694 0 0 0.0% 0 0.00% 7,185,694Bond Issuance Cost 1,840,700 1,840,700 1,840,700 100.0% 0 100.00% 0Total350,684,826 54,769,992 31,130,359 23,639,633 295,914,834Prepared by: Business Services Department based on QSS accounting SystemSchool Name - Project NamePercent of Budget ExpendedPalo Alto Unified School DistrictStrong Schools Bond11/30/2010Percent of ExpendedContract BalanceExpenditures Budget BalanceCommittedBudget Page | 6   High School Master Plan  Palo Alto HS and Gunn HS  A. PROJECT STATUS    The Board of Education (BOE) approved the Palo Alto high  school updated master plan project list on October 9, 2010 and  no further action on the high school master plans has occurred.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                              C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1 – 3.14, 4.1 – 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • No further action since Paly’s updated master plan project list was approved by BOE on October 9, 2010.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $290,000  Other Funding $0  Total $290,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $286,826  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $2,174  Total $290,000    Percent of Budget Expended 81.5%  Current Phase: Master Planning    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Initial Master Plan Approval (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Paly CEQA Approval (2) February 9, 2010  BOE Approval February 23, 2010    Gunn Master Plan Update (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Gunn CEQA Approval (2) April 27, 2010   BOE Approval May 11, 2010     Master Plan Revision Approval (2) September 14, 2010  Paly MP Revision Approval (2) October 9, 2010  Gunn MP Revision Approval (2) October 12, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 7   Gunn High School  New Classroom Buildings A & B  A. PROJECT STATUS    DLM continues to incorporate constructability review comments  into the construction documents.  DSA is continuing their plan  review, which is expected to be completed soon.  DLM expects to  receive approval in the spring of 2011.  Current estimates place the  cost of the project to be over budget, so alternate packages are  being developed to mitigate this potential shortfall.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.3, 3.4    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  Budget estimates are currently high and will be evaluated at  bid time.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $24,120,000  Other Funding $0  Total $24,120,000    Budget  Salaries and Benefits $11,661  Supplies $0  Contracts & Services $4,376,965  Construction & Equipment $19,567,102  Soft Costs Contingency $164,272  Total $24,120,000    Percent of Budget Expended 9.7%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Approval by DSA March 24, 2011*    Bid Opening May 5, 2011*    Award of Contract (1) May 24, 2011*    Notice to Proceed June 13, 2011*    Substantial Completion July 15, 2013*    Planned Occupancy July 30, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 8   Gunn High School  Parking and Drop‐off Sitework Improvement  A. PROJECT STATUS    The updated construction site plan was presented at the  facilities steering committee on November 3, 2010 and the  city school traffic safety committee (CSTSC) on November 18,  2010.  The site plan will be further developed based on their  input and will be presented for approval to the facilities  steering committee in January 2011.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 5.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Updated parking and drop‐off layout will be presented to FSC in January, 2011.     Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,940,000  Other Funding $0  Total $3,940,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $898,978  Construction & Equipment $2,919,840  Soft Costs Contingency $121,182  Total $3,940,000    Percent of Budget Expended 0.1%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) January 25, 2011*  BOE Approval February 8, 2011*    Schematic Design (2) June 6, 2011*  BOE Approval June 13, 2011*    Submit to DSA April 18, 2012*     Approval by DSA November 20, 2012*    Authorize to Bid (2) November 21, 2012*  BOE Approval December 4, 2012*    Bid Opening March 5, 2013*    Award of Contract (1) April 9, 2013*    Notice to Proceed May 1, 2013*    Substantial Completion November 20, 2013*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 9   Gunn High School  New Gymnasium  A. PROJECT STATUS    DLM continues to make corrections to the construction  documents to incorporate constructability review comments  from Gilbane.  DSA review is ongoing, and is expected to be  complete in spring 2011.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.4, 3.5, 3.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $13,830,000  Other Funding $0  Total $13,830,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,651,521  Construction & Equipment $11,094,450  Soft Costs Contingency $84,029  Total $13,830,000    Percent of Budget Expended 5.2%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010    Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Approval by DSA March 18, 2011*    Bid Opening April 19, 2011*    Award of Contract (1) April 27, 2011*    Notice to Proceed May 10, 2011*    Substantial Completion July 12, 2012*    Planned Occupancy August 6, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 10   Gunn High School  Air Conditioning of Existing Buildings  A. PROJECT STATUS    Construction documents for buildings L, S, MS, A and IA  were submitted to DSA on October 20, 2010.   Gilbane will  perform an estimate and constructability review in  December 2010. Construction is anticipated to begin in  June 2011 and be complete by the beginning of the fall  2011 semester.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  Estimating efforts to begin in December, 2010.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $2,600,000  Other Funding $0  Total $2,600,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $454,610  Construction & Equipment $2,120,580  Soft Costs Contingency $24,810  Total $2,600,000    Percent of Budget Expended 0.0%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 27, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA October 20, 2010    Approval by DSA March 15, 2011*    Authorize to Bid (2) February 8, 2011*  BOE Approval February 22, 2011*    Bid Opening April 15, 2011*    Award of Contract (1) April 26, 2011*    Notice to Proceed April 28, 2011*    Substantial Completion August 10, 2011*      * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 11   Palo Alto High School  Athletic Stadium Improvements  A. PROJECT STATUS    DLM met several times with the athletics stadium committee  this month in developing a schematic design package.  The  project will be designed in two phases, with the bleachers  being installed as a separate project. The next design meeting  will be held on December 9, 2010. DLM is scheduled to  complete a schematic design package in January and present  to the BOE in February 2011.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.13    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project currently under schematic design phase and anticipated to present to BOE in January, 2011.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,358,473  Other Funding $0  Total $1,358,437    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $259,847  Construction & Equipment $1,098,590  Soft Costs Contingency $0  Total $1,358,437    Percent of Budget Expended 12.4%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) January 26, 2010  BOE Approval February 9, 2010    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Submit to DSA August 25, 2011*    Approval by DSA March 20, 2012*    Authorize to Bid (2) March 13, 2012*  BOE Approval March 27, 2012*    Bid Opening May 30, 2012*    Award of Contract (1) June 11, 2012*    Notice to Proceed June 14, 2012*    Substantial Completion March 22, 2013*    Planned Occupancy August 14, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 12   Palo Alto High School   Multi‐Use Field  A. PROJECT STATUS    The natural turf was installed during November and Valley Crest has  commenced with the 90‐day maintenance period on the field. The  installation of the fencing and synthetic turf infield is in progress, and the  parking lot landscape work will continue through December. This project is  scheduled to be complete by February 1, 2011.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.14    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project currently within budget and anticipated for use by February 15, 2011.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $3,002,063  Other Funding $1,075,991  Total $4,078,054    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $6  Contracts & Services $678,289  Construction & Equipment $3,380,258  Soft Costs Contingency $19,501  Total $4,078,054     Percent of Budget Expended 76.2%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $269,300  • Remaining Contingency Balance $230,579  • Percent of Changes 1.7%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 18, 2008  BOE Approval December 09, 2008    Submit to DSA March 19, 2009     Approval by DSA September 30, 2009    Authorize to Bid (2) February 24, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Bid Opening March 16, 2010    Award of Contract (1) April 7, 2010    Notice to Proceed June 1, 2010    Substantial Completion February 10, 2011*    Planned Occupancy February 15, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 13   Palo Alto High School  Classroom Building and Media Arts  A. PROJECT STATUS    DLM continues to make corrections to the construction documents to  incorporate constructability review comments from Gilbane.  DSA  review is ongoing, and is expected to be complete in spring 2011.                   B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.1 ‐ 4.3    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule under DSA’s anticipated review time. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $37,125,279  Other Funding $0  Total $37,125,279    Budget  Salaries and Benefits $14,721  Supplies $0  Contracts & Services $6,955,269  Construction & Equipment $29,740,000  Soft Costs Contingency $430,010  Total $37,125,279    Percent of Budget Expended 6.8%  Current Phase: DSA Review   Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) September 8, 2009  BOE Approval September 22, 2009    Schematic Design (2) January 12, 2010  BOE Approval January 26, 2010    Submit to DSA August 4, 2010     Approval by DSA March 24, 2011*    Authorize to Bid (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Bid Opening March 15, 2011*    Award of Contract (1) March 23, 2011*    Notice to Proceed April 1, 2011*    Substantial Completion May 13, 2013*    Planned Occupancy July 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 14   Palo Alto High School  Performing Arts Center (PAC)  A. PROJECT STATUS    DLM has developed a design alternative that meets all the program needs  at a reduced cost, and presented it during the November 18, 2010 PAC  subcommittee meeting.  The design included reductions and alternatives  that brought down the project cost from $30M to $23.8M.  The design  committee and DLM will present the revised options to the FSC meeting on  December 8, 2010.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 4.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is progressing through the schematic design phase.  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,720,000  Other Funding $0  Total $17,720,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,451,077  Construction & Equipment $14,159,700  Soft Costs Contingency $109,223  Total $17,720,000    Percent of Budget Expended 0.7%  Current Phase: Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Conceptual Design (2) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Schematic Design (2) January 11, 2011*  BOE Approval January 25, 2011*    Submit to DSA June 11, 2012*    Approval by DSA January 16, 2013*    Authorize to Bid (2) January 17, 2013*  BOE Approval January 30, 2013*    Bid Opening March 21, 2013*    Award of Contract (1) April 11, 2013*    Notice to Proceed May 10, 2013*    Substantial Completion December 1, 2014*    Planned Occupancy January, 2015*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 15   Jordan Middle School  A. PROJECT STATUS    50% CD estimates were performed and are being reconciled.  Soil  conditions have required the implementation of an extensive  foundation system that increases project cost, therefore cost saving  efforts and the development of alternate bid pricing strategies  continue.  Submittal to DSA is anticipated on December 21, 2010.                          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.6 – 2.8, 2.10 – 2.12, 6.3 – 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  Estimates will be updated based on 50% CDs. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,943,191  Other Funding $0  Total $17,943,191    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,501,930  Construction & Equipment $13,949,500  Soft Costs Contingency $491,764  Total $17,943,194    Percent of Budget Expended 3.1%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 27, 2010    Submit to DSA December 21, 2010*     Approval by DSA August 17, 2011*    Authorize to Bid (2) August 11, 2011*  BOE Approval August 24, 2011*    Bid Opening September 26, 2011*    Award of Contract (1) October 11, 2011*    Notice to Proceed November 7, 2011*    Substantial Completion May 7, 2013*    Planned Occupancy August 5, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 16   J.L. Stanford Middle School  A. PROJECT STATUS    AEDIS is nearing completion on a 100% design  development package, with estimating, plan reviews  and value engineering to follow. Staff held a follow up  community meeting in November to review  modifications to the site design to wrap up comments  made during the presentation to the BOE in October. DSA  submittal is scheduled to occur in February 2011.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.3, 2.5 – 2.8, 2.11 – 2.12, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project currently proceeding within budget and anticipate to submit to DSA in February, 2011. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $17,184,697  Other Funding $0  Total $17,184,697    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,354,000  Construction & Equipment $13,341,000  Soft Costs Contingency $489,699  Total $17,184,699    Percent of Budget Expended 2.7%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (3) June 1, 2010  BOE Approval June 22, 2010  BOE Approval (Sitework) September 28. 2010    Submit to DSA February 16, 2011*     Approval by DSA October 18, 2011*    Authorize to Bid (2) October 25, 2011*  BOE Approval November 8, 2011*    Bid Opening December 13, 2011*    Award of Contract (1) December 27, 2011*    Notice to Proceed December 30, 2011*    Substantial Completion February 12, 2013*    Planned Occupancy August 5, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings Page | 17   Terman Middle School  A. PROJECT STATUS    50% CD estimates were performed and are being reconciled.  Efforts  to find cost saving opportunities and alternate bid pricing strategies  continue.  DSA submission is scheduled for December 21, 2010.                            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.8, 2.11 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule.  Estimates will be updated based on 50% CDs. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $12,850,071  Other Funding $0  Total $12,850,071    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,477,950  Construction & Equipment $10,031,569  Soft Costs Contingency $340,552  Total $12,850,071    Percent of Budget Expended 3.2%  Current Phase: Construction Documents    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) May 11, 2010  BOE Approval May 25, 2010    Submit to DSA December 21, 2010*    Approval by DSA August 2, 2011*    Authorize to Bid (2) August 3, 2011*  BOE Approval August 10, 2011*    Bid Opening September 19, 2011*    Award of Contract (1) October 4, 2011*    Notice to Proceed October 5, 2011*    Substantial Completion March 26, 2013*    Planned Occupancy July 3, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 18   Fairmeadow Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS    Gelfand Partners met with the site steering committee on November 1,  2010 to wrap up the design development phase of the project, and also  conducted a landscape meeting to review site design. Gelfand  submitted 100% design development drawings to the district on  November 22, 2010. O’Connor is performing a cost estimate and  constructability review in December, and will conduct a value  engineering session in January as Gelfand continues with construction  documents.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Gelfand continued design efforts and met with site committee in November to review design  development documents. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $9,327,500  Other Funding $0  Total $9,327,500    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $7,697  Contracts & Services $1,805,519  Construction & Equipment $7,443,000  Soft Costs Contingency $71,284  Total $9,327,500    Percent of Budget Expended 2.2%  Current Phase: Design Development    Schedule:  Architect Contract (2) October 13, 2009  BOE Approval October 27, 2009    Conceptual Design (2) March 23, 2010  BOE Approval April 6, 2010    Schematic Design (2) September 14, 2010  BOE Approval September 28, 2010    Submit to DSA March 1, 2011*     Approval by DSA October 20, 2011*    Authorize to Bid (2) November 9, 2011*  BOE Approval November 23, 2012*    Bid Opening January 9, 2012*    Award of Contract (1) February 27, 2012*    Notice to Proceed March 12, 2012*    Substantial Completion May 13, 2013*    Planned Occupancy August 1, 2013*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 19   Ohlone Elementary School  New Classroom Building and Modernization  A. PROJECT STATUS     Jeff Luchetti Construction continued with structural footings and site  utilities. Grade beams and footings were excavated, rebar installed, and  concrete placed. Anchor bolts were installed to get ready for structural steel  installation in December 2010. The elevator pit was excavated and  waterproofed prior to rebar and concrete installation.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Project is currently proceeding on schedule and within budget.        Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $11,667,965  Other Funding $0  Total $11,667,965    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $2,322,677  Construction & Equipment $9,169,121  Soft Costs Contingency $176,167  Total $11,667,965    Percent of Budget Expended 14.4%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $748,400  • Remaining Contingency Balance $748,400  • Percent of Changes 0.0%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Construction   Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) March 3, 2009  BOE Approval March 17, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA November 24, 2009    Authorize to Bid (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Approval by DSA May 18, 2010    Bid Opening July 13, 2010    Award of Contract (1) August 3, 2010    Notice to Proceed August 11, 2010    Substantial Completion December 1, 2011*    Planned Occupancy January 4, 2012*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 20   Hoover Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    Gelfand presented the recommended conceptual design to the BOE on  November 9, 2010.  Staff has put this project on hold, until growth  projections are reviewed and a growth plan is established for the  elementary schools.                  B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Conceptual design presented to the BOE on November 9, 2010. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,575,389  Other Funding $0  Total $8,575,389    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,643,477  Construction & Equipment $6,831,912  Soft Costs Contingency $100,000  Total $8,575,389    Percent of Budget Expended 0.4%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) November 9, 2010*  BOE Approval December 7, 2010*    Schematic Design (2) February 9, 2011*  BOE Approval February 22, 2011*    Submit to DSA July 19, 2011*     Approval by DSA March 13, 2012*    Authorize to Bid (2) April 24, 2012*  BOE Approval May 6, 2012*    Bid Opening June 14, 2012*    Award of Contract (1) June 30, 2012*    Notice to Proceed July 6, 2012*    Substantial Completion November 4, 2013*    Planned Occupancy January 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 21   Duveneck Elementary School  Pre‐Design  A. PROJECT STATUS    Gelfand provided options to reduce project costs before the conceptual design  could be presented to the BOE.  The steering committees’ recommended  design will be presented to the BOE on December 14, 2010.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1 – 1.2, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • Conceptual design to be presented to the BOE in December, 2010. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,019,083  Other Funding $0  Total $7,019,083    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,368,869  Construction & Equipment $5,559,683  Soft Costs Contingency $90,531  Total $7,019,083    Percent of Budget Expended 0.1%  Current Phase: Conceptual Design    Schedule:  Architect Contract (2) April 27, 2010  BOE Approval May 11, 2010    Conceptual Design (2) December 14, 2010*  BOE Approval January 11, 2011*    Schematic Design (2) February 22, 2011*  BOE Approval March 8, 2011*    Submit to DSA August 19, 2011*     Approval by DSA April 13, 2012*    Authorize to Bid (2) May 25, 2012*  BOE Approval June 6, 2012*    Bid Opening July 7, 2012*    Award of Contract (1) July 17, 2012*    Notice to Proceed July 24, 2012*    Substantial Completion November 19, 2013*    Planned Occupancy January 1, 2014*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 22   Elementary Classroom Improvements  Phase 1 – Barron Park and El Carmelo  A. PROJECT STATUS     Gelfand presented a cost estimate and scope of work to the BOE on  November 9, 1010 for discussion and BOE approval is anticipated on  December 7, 2010. Project scope of work is to include new indirect  lighting, adding operable windows and coverings, vents, and  replacement of ceiling tiles for the least renovated classrooms at  Barron Park and El Carmelo Elementary. This project is also funding  installation of new interactive whiteboards and sound assist systems.  Coulter Construction contracts were awarded for IWB and SAS  installation for Phase 2 and 3 schools (Barron Park, Briones, Palo  Verde, and Fairmeadow) during a special BOE meeting on November  22, 2010.          B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • Gelfand presented planned work for phase 1 schools to BOE on November 9, 2010.  Installation of  technology wall underway.    Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $8,887,522  Other Funding $0  Total $8,887,522    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,194,920  Construction & Equipment $7,488,707  Soft Costs Contingency $203,895  Total $8,887,522    Percent of Budget Expended 6.2%    Phase 1 Schools: Barron Park and El Carmelo  Current Phase:  Schematic Design    Schedule:  Architect Contract (2) June 8, 2010  BOE Approval June 22, 2010    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) November 9, 2010*  BOE Approval December 7, 2010*    Submit to DSA November 22, 2010*     Approval by DSA May 9, 2011*    Authorize to Bid (2) April 15, 2011*  BOE Approval April 30, 2011*    Bid Opening May 12, 2011*    Award of Contract (1) May 24, 2011*    Notice to Proceed June 1, 2011*    Substantial Completion August 15, 2011*    Planned Occupancy August 17, 2011*    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 23     Technology Improvements  A. PROJECT STATUS     80% of the computer purchases planned for the 2010/11 school year have  been made.   The district continues to purchase more Apple products than  PC products.  In addition to traditional desktops and laptops, schools have  purchased iPod touches, iPads and netbooks for pilot projects.           B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.5 – 1.7    D. PROJECT OVERVIEW:  • New computers delivered to schools.      Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,080,712  Other Funding $0  Total $7,080,712    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies & Computers $6,698,117  Contracts & Services $180,173  Construction & Equipment $202,422  Soft Costs Contingency $0  Total $7,080,712    Percent of Budget Expended 48.1%    Current Phase: N/A   Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 24   Gunn High School  Industrial Arts Addition and Renovation  A. PROJECT STATUS    Of the $5,511,500 project budget, 90.5% or $4,997,072 was  expended.  Approved change orders were $207,033, approximately  41.6% of the $349,000 construction contingency.  This project will be  closed pending final closeout of the project by DSA.                       B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.1, 3.7, 3.11    D. PROJECT OVERVIEW:  • The building occupied as scheduled, and the project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,511,500  Other Funding $0  Total $5,511,500    Budget  Salaries and Benefits $1,063  Supplies $76,657  Contracts & Services $1,232,253  Construction & Equipment $4,200,322  Soft Costs Contingency $1,205  Total $5,511,500    Percent of Budget Expended 90.7%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $349,000  • Remaining Contingency Balance $141,967  • Percent of Changes 41.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)    Current Phase: Occupancy –January 4, 2010    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA June 17, 2008     Approval by DSA December 24, 2008    Authorize to Bid (2) October 14, 2008  BOE Approval October 28, 2008    Bid Opening December 16, 2008    Award of Contract (1) December 24, 2008    Notice to Proceed January 6, 2009    Substantial Completion November 25, 2009    Planned Occupancy January 4, 2010    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 25   Gunn High School  Aquatic Center  A. PROJECT STATUS    Of the $5,013,750 project budget, 96.9%, or $4,860,823 was  expended.  Approved change orders were $194,739, approximately  49.9% of the $389,887 construction contingency. This project will be  closed pending final closeout of the project by DSA.              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 3.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project completed within budget. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $5,013,750  Other Funding $0  Total $5,013,750    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $692,797  Construction & Equipment $4,318,858  Soft Costs Contingency $1,095  Total $5,013,750    Percent of Budget Expended 96.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $389,887  • Remaining Contingency Balance $195,148  • Percent of Changes 49.9%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –June 15, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) N/A  BOE Approval N/A    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA December 11, 2007     Approval by DSA April 24, 2008    Authorize to Bid (2) April 8, 2008  BOE Approval April 22, 2008    Bid Opening May 28, 2008    Award of Contract (1) June 4, 2008    Notice to Proceed December 6, 2008    Substantial Completion June 15, 2009    Planned Occupancy June 15, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 26   Middle School Pre‐Design  Jordan, J.L. Stanford and Terman  A. PROJECT STATUS    AEDIS presented recommended concept plans for each campus to the  Board of Education on June 23 for discussion and received approval  on September 8 by the Board of Education to move into schematic  design.                    B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1 – 2.12    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been completed on schedule and under budget. Board approval received on September  8, 2009. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $101,000  Other Funding $0  Total $101,000    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $1,000  Contracts & Services $85,000  Construction & Equipment $0  Soft Costs Contingency $15,000  Total $101,000    Percent of Budget Expended 52.9%    Current Phase: Complete   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) June 23, 2009  BOE Approval September 8, 2009    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 27   Middle Schools Interim Classrooms  Jordan and J.L. Stanford  A. PROJECT STATUS     Contractors completed the installation of these new portables on  August 3, 2009 at Jordan and August 12, 2009 at Stanford.  Of the  $1,047,186 project budget, 48.9%, or $488,536 was expended.  Pending Change Orders were estimated to be $26,381, which is  approximately 49.6% of the $52,379 construction contingency.  These projects will be closed pending final closeout of the projects  by DSA.            B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 2.1, 6.4, 6.5    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project was completed under budget and on schedule. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $1,047,186  Other Funding $0  Total $1,047,186    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $346,148  Construction & Equipment $698,490  Soft Costs Contingency $2,548  Total $1,047,186    Percent of Budget Expended 48.9%    Change Order Contingency  • Starting Contingency Balance $52,379  • Remaining Contingency Balance $25,998  • Percent of Changes 49.6%  (Change Orders + Construction Change Directives vs.  Original Contract)  Current Phase: Occupancy –August 25, 2009    Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA April 14, 2009     Approval by DSA April 22, 2009    Authorize to Bid (2) March 31, 2009  BOE Approval April 14, 2009    Bid Opening May 14, 2009    Award of Contract (1) May 26, 2009    Notice to Proceed June 1, 2009    Substantial Completion August 12, 2009    Planned Occupancy August 25, 2009    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 28   Garland Elementary School  Campus Modernization  A. PROJECT STATUS    The Board of Education voted on August 25, 2009 to approve the  amendment to Garland lease to Stratford School.  Therefore, the  district has placed the project on hold.                B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.1, 1.4 – 1.10    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been placed on hold. Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $22,178,544  Other Funding $0  Total $22,178,544    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $3,915,789  Construction & Equipment $17,400,000  Soft Costs Contingency $862,755  Total $22,178,544    Percent of Budget Expended 1.3%  Current Phase: On Hold   Schedule:  Architect Contract (2) October 28, 2008  BOE Approval October 30, 2008    Conceptual Design (2) February 10, 2009  BOE Approval February 24, 2009    Schematic Design (2) June 2, 2009  BOE Approval June 23, 2009    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates – Subject to Change  ( ) Denotes number of Board of Education Readings  Page | 29   Elementary School Teaching Walls  Phase 1 Schools  A. PROJECT STATUS    The district placed this project on hold after review of the  implementation of other classroom improvements, as  recommended by the elementary school principals.  This  project has been renamed ‘Elementary Classroom  Improvements’ (see Capital Projects summary above).              B. BUDGET & SCHEDULE SUMMARY                                                  C. BOND PROJECT LIST REFERENCE: 1.9    D. PROJECT OVERVIEW:  • This project has been renamed ‘Elementary Classroom Improvements’ (see Capital Projects summary  above).  Funding  State Funds $0  Strong Schools Bond Funds $7,044,987  Other Funding $0  Total $7,044,987    Budget  Salaries and Benefits $0  Supplies $0  Contracts & Services $1,341,394  Construction & Equipment $5,498,498  Soft Costs Contingency $205,095  Total $7,044,987    Percent of Budget Expended 1.6%  Current Phase: Project Renamed. See Classroom      Improvements Project    Schedule:  Architect Contract (2) September 30, 2008  BOE Approval October 14, 2008    Conceptual Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Schematic Design (2) N/A  BOE Approval N/A    Submit to DSA N/A     Approval by DSA N/A    Authorize to Bid (2) N/A  BOE Approval N/A    Bid Opening N/A    Award of Contract (1) N/A    Notice to Proceed N/A    Substantial Completion N/A    Planned Occupancy N/A    * Anticipated Dates –Subject to Change OHS WEST:260388860.1 A-1 EXHIBIT A PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT BOND PROJECT LIST [Note: The order in which projects are listed is not an indication of priority for funding or completion. Not all listed projects will be completed at every site.] 1. ELEMENTARY SCHOOL PROJECTS Addison Barron Park Briones Duveneck El Carmelo Escondido Fairmeadow Garland Greendell Hays Hoover Nixon Ohlone Palo Verde 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Acquire and install modular classrooms, as needed. 4. Expand libraries to accommodate enrollment growth. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 9. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 10. Modernization/replacement of administration/multipurpose/library space. Numbers Added A-2 OHS WEST:260388860.1 2. MIDDLE SCHOOL PROJECTS David Starr Jordan Jane Lathrop Stanford Terman 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 3. Construct extra school-wide storage space. 4. Expand classrooms and classroom wings, library and administration spaces. 5. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 6. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 7. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 8. Renovate gymnasium, including new gym floors, doors, windows, bleachers and athletic equipment; upgrade building infrastructure, including power and water distribution. 9. Renovate swimming pool and pool deck; new filtration system; new storage and restrooms; upgrade pool equipment. 10. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. 11. Repair/Replace and/or improve concrete walkways and asphalt; canopies; parking lot and driveways. 12. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. A-3 OHS WEST:260388860.1 3. GUNN HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Demolish old library building. 3. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 4. Construct additional restrooms. 5. Construct second gymnasium. 6. Construct new soccer field. 7. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 8. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 9. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 10. Improve or provide new security systems, including alarms, lighting, locks, monitoring systems, fencing, etc. 11. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 12. Replace swimming pool with new 35-meter pool, pool equipment and support structures, pool decking, bleachers, storage, restrooms, showers, associated equipment. 13. Renovate gymnasium; interior renovation including gymnasium floors and bleachers; replace athletic equipment. 14. Modernize football stadium, including new bathrooms and concession stands. A-4 OHS WEST:260388860.1 4. PALO ALTO HIGH SCHOOL PROJECTS 1. Construct new permanent classrooms and classroom buildings to accommodate enrollment growth and expanded programs. 2. Replace temporary classrooms with permanent classrooms. 3. Construct additional restrooms. 4. Upgrade climate control systems, including passive technologies to conserve energy, such as shade canopies, energy-efficient windows, window coverings and shade control; install/replace heating, ventilation and air conditioning. 5. Install/improve local area network (LAN) and wide area network (WAN) infrastructure to accommodate technology upgrades; install/upgrade communications systems. 6. Building exterior and building shell renovation, including seismic structural upgrades and Americans with Disability Act (ADA) improvements to bring all buildings to current code; roofs; repainting and/or resurfacing. 7. Classroom and other school facilities modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 8. Library modernization and building interior improvements, including infrastructure and major building system upgrades. 9. Renovation or replacement of the Tower Building to accommodate administration, classroom and program support space. 10. Renovate Main Gymnasium and second gymnasium, including seismic upgrades; accessibility improvements; construction of new restrooms; install new roofing; replace doors and windows; replace gymnasium floors and athletic equipment, bleachers and renovation of interior. Renovation or replacement of weight training facility. 11. Construct new theater building. 12. Renovate and improve soccer field, including new retaining wall and bleachers; new fencing and storage. 13. Modernize football stadium, including replace bleachers; new bathrooms and concession stands. 14. Replace and/or improve play fields, including drainage and irrigation, install water meters; replace landscaping; re-surface and re-stripe hardcourts and replace outdoor athletic equipment. A-5 OHS WEST:260388860.1 5. OTHER DISTRICT-WIDE PROJECTS Furnishing and equipping of existing and newly constructed, modernized or rehabilitated classrooms and facilities on an ongoing basis, including to replace worn, broken, or out-of-date furniture and equipment for all classrooms, athletic facilities and other facilities, as needed. 1. Replace existing or acquire new computers, technology and related equipment on an ongoing basis. 2. Establish a planned maintenance fund to address maintenance work expected to be needed to all District facilities on an ongoing basis (other than as may be necessary for current maintenance, operation or repairs), in order to implement the District’s comprehensive facilities maintenance plan. 3. Acquisition of any of the facilities on the Bond Project List through temporary lease or lease- purchase arrangements, or execute purchase option under a lease for any of these authorized facilities. 4. If and as opportunities become available, and to the extent the Board of Education determines that bond funds are available for the purpose, acquisition of land and other interests in real property for future school buildings and other District facilities, and construction of such facilities, and rehabilitation/renovation of District-owned buildings and sites not otherwise listed. 5. Repair, upgrade, modify, expand, refinish, replace and construct site improvements, including off-street parking areas, pickup/dropoff, signage, paths, sidewalks and walkways, canopies, hard courts (student play areas), athletic play fields, landscaping, irrigation, permanent athletic field equipment and facilities (including nets, basketball standards, goals and goalposts, backstops), field lighting, etc. 6. ADDITIONAL NECESSARY AND INCIDENTAL PROJECTS 1. Remove, dispose of, and otherwise remediate hazardous materials, including asbestos, lead, etc., where necessary. 2. Address unforeseen conditions revealed by construction/modernization (including plumbing or gas line breaks, dry rot, seismic, structural, etc.). 3. Other improvements required to comply with existing building codes, including the Field Act, and access requirements of the Americans with Disabilities Act (ADA). 4. Site preparation/restoration in connection with new construction, renovation or remodeling, or installation or removal of relocatable classrooms, including ingress and egress, demolition of existing structures, removing, replacing, or installing irrigation and drainage, utility lines (such as gas lines, water lines, electrical lines, sewer lines, and communication lines), trees and landscaping, relocating fire access roads, traffic lights and mitigation, and acquiring any necessary easements, licenses, or rights of way to the property. 5. Rental or construction of storage facilities and other space on an interim basis, as needed to accommodate construction materials, equipment, and personnel, and interim classrooms (including relocatables) for students and school functions or other storage for classroom materials displaced during construction. A-6 OHS WEST:260388860.1 7. RENOVATION/MODERNIZATION (DEFINED) For purposes of the Bond Project List, renovation and modernization projects are intended to restore the building systems and infrastructure, weather protections, finishes, and technology, or reallocate and reorganize space, to a condition that will provide a sustainable, functional educational and administrative environment for future years, comparable to new construction. Renovation projects may include, but are not limited to nor necessarily encompass, all of the following, depending upon the age, condition and needs of each particular school facility: 1. upgrade electrical, communication, fire alarm, and similar building systems as well as main power service and distribution, which may include active and passive solar power and heating system acquisition, installation and construction 2. Replace, repair or upgrade plumbing, piping and drainage systems, including water supply, meters, water heating, and wastewater systems, plumbing fixtures and sinks, etc., within buildings and sites and to connect with city supply and drainage systems 3. Replace or modify aging heating, ventilation and air cooling systems with energy-efficient heating and air cooling systems (HVAC), including installing energy management systems (EMS); 4. Replace, modify, upgrade interior lighting and exterior safety/security lighting systems and fixtures, as necessary; 5. Repair, modify and construct structural elements of the existing structure as necessary; 6. Replace or repair aging roofs with similar materials or District standard materials; 7. Replace, repair, install and construct, as necessary, interior walls, floor and ceiling finishes, doors, door locks, windows, cabinets and casework, and equipment attached to wall surfaces (including white boards, marker boards, tack boards, television mounts, scoreboards, fire extinguishers, kitchen cabinets/equipment, etc.); 8. Upgrade, modify and construct restroom facilities; 9. Comply, as necessary, with Americans with Disabilities Act (ADA) and Title 24 requirements; 10. Refinish the exterior finishes of the school (including stucco, wood and metal trims, wood siding, paint, etc.); replace doors and windows 11. Modify, expand, separate, convert and construct school support areas; staff work and lunch areas; and educational areas to provide adequate, functional environments; 12. Modify, replace and construct functional components of altered or replaced building components (including rainwater leaders, fascias, mansards, etc.); ™ For any project involving renovation, modernization, remodeling or rehabilitation of a building or the major portion of a building, the District may proceed with new replacement construction instead (including any necessary demolition), if the Board of Education determines that replacement and new construction is more practical than rehabilitation and renovation, considering the building’s age, condition, expected remaining life, comparative cost, and other relevant factors.