Loading...
2008 - 2009 Audit Report   MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND OF  PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT    AUDIT REPORT    For the Fiscal Year Ended  June 30, 2009  MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND   OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT  AUDIT REPORT  For the Fiscal Year Ended June 30, 2009  Table of Contents         Page    Introduction and Citizens’ Oversight Committee Member Listing ........................................................... 1    Independent Auditors’ Report ........................................................................................................................ 2    FINANCIAL SECTION    Balance Sheet ..................................................................................................................................................... 4    Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balance ...................................................... 5    Notes to Financial Statements ......................................................................................................................... 6    OTHER INDEPENDENT AUDITORS’ REPORTS    Report on Internal Control over Financial Reporting and on Compliance and Other   Matters Based on an Audit of Financial Statements Performed in Accordance with   Government Auditing Standards ................................................................................................................ 12    Independent Auditors’ Report on Performance .......................................................................................... 14    FINDINGS AND RESPONSES SECTION    Schedule of Findings and Responses ............................................................................................................ 18                            1  MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT  Introduction and Citizens’ Oversight Committee Member Listing  June 30, 2009      The Palo Alto Unified School District (the “District”) was founded on March 20, 1893 under the laws of  the State of California.  This District operates under a locally elected five‐member Board form of  government and provides educational services to grades K – 12 as mandated by the State and Federal  agencies.  The District operates twelve elementary, three middle, two high schools, an adult education  program, a Young Fives program and two children’s centers.    In June 2008, the voters of Santa Clara County approved by more than the required 55% favorable vote  the Measure A – Strong Schools Bond (“Measure A”), authorizing the issuance and sale of general  obligation bonds, not to exceed $378,000,000.  The Measure A – Strong Schools Bond is a Proposition 39  bond.  The passage of Proposition 39 in November 2000 amended the California Constitution to include  accountability provisions.  Specifically, the District must conduct an annual independent performance  audit to ensure that funds have been expended only on the specific projects listed in the full text of the  Measure A – Strong Schools Bond ballot measure as well as an annual, independent financial audit of the  proceeds from the sale of the bonds until all of the proceeds have been expended for bond‐designated  facilities projects.    Measure A bonds were issued by the District, through the County of Santa Clara.  On August 27, 2008,  Series 2008 of the Measure A bond authorization was issued, which consisted of current interest and  capital appreciation bonds with an initial par amount of $119,999,249 with stated interest rates of 2.50% to  5.50% and maturing through August 1, 2033.  As of June 30, 2009, the principal balance outstanding on  the Measure A Series 2008 bonds, excluding accreted interest to date, was $119,999,249.    Upon passage of Proposition 39, an accompanying piece of legislation, AB 1908 (Chapter 44, Statutes of  2000), was also enacted, which amended the Education Code to establish additional procedures which  must be followed if a District seeks approval of a bond measure pursuant to the 55% majority authorized  in Measure A including formation, composition and purpose of the Citizens’ Oversight Committee, and  authorization for injunctive relief against the improper expenditure of bond revenues.    The Citizens’ Oversight Committee was comprised of the following members as of   June 30, 2009:    Name  Title  Representation  Mr. Ray Bacchetti    Mr. Scott L. Darling  Mr. Gary W. Hornbeek  Mr. Deepak Kanungo  Ms. Caroline Maser  Mr. Jim McFall  Mr. Steve Shevick  Chair    Vice Chair  Member  Member  Member  Member  Member    Senior Citizens’ Organization &  Taxpayers’ Organization  At‐Large Member  Parent & PTA Organization  Parent  Parent  Business Organization  Parent    2 MeasureACitizens’OversightCommitteeand GoverningBoardMembersof PaloAltoUnifiedSchoolDistrict PaloAlto,California INDEPENDENTAUDITORS’REPORT Wehaveauditedtheaccompanyingbalance sheetoftheMeasureA–Strong SchoolsBondofPaloAltoUnifiedSchoolDistrict(the“District”)asofJune30, 2009,andtherelatedstatementofrevenues,expendituresandchangesinfund balanceforthefiscalyearendedJune30,2009.Thesefinancialstatementsarethe responsibilityoftheDistrict’smanagement.Ourresponsibilityistoexpressan opiniononthesefinancialstatementsbasedonouraudit. Weconductedourauditinaccordance withauditingstandardsgenerally acceptedintheUnitedStatesofAmerica andthestandardsapplicableto financialauditscontainedin GovernmentAuditingStandards ,issuedbythe ComptrollerGeneraloftheUnitedStates.Thosestandardsrequirethatweplan andperformtheaudittoobtainreasonable assuranceaboutwhetherthefinancial statementsarefreeofmaterialmisstatement.Anauditincludesexamining,ona testbasis,evidencesupportingthe amountsanddisclosuresinthefinancial statements.Anauditalsoincludesassessing theaccountingprinciplesusedand significantestimatesmadebymanagement,aswellasevaluatingtheoverall financialstatementpresentation.Webelievethat ourauditprovidesareasonable basisforouropinion. AsdiscussedinNote1A,thefinancialstatementspresent onlytheindividual MeasureA–StrongSchoolsBond(“Measure A”),consistingofthenet constructionproceedsofMeasureASeries2008generalobligationbondsas issuedbytheDistrict,throughthe CountyofSantaClara,andarenotintendedto presentfairlythefinancialpositionofthe Districtinconformitywithgenerally acceptedaccountingprinciples. Inouropinion,thefinancialstatementsreferredtoabovepresentfairly,inall materialrespects,thefinancialpositionofthe MeasureA–StrongSchoolsBond ofPaloAltoUnifiedSchoolDistr ictasofJune30,2009,andtheresultsofits operationsforthefiscalyearended June30,2009,inconformitywithaccounting principlesgenerallyacceptedintheUnitedStatesofAmerica. 3  In accordance with Government Auditing Standards, we have also issued our report dated September 10,  2009, on our consideration of Palo Alto Unified School District’s internal control over financial reporting  and our tests of its compliance with certain provisions of laws, regulations, contracts, grants agreements  and other matters.  The purpose of that report is to describe the scope of our testing of internal controls  over financial reporting and compliance and the results of that testing, and not to provide an opinion on  the internal control over financial reporting or on compliance.  That report is an integral part of an audit  performed in accordance with Government Auditing Standards and should be considered in assessing the  results of our audit.          San Diego, California  September 10, 2009   Financial Section    The accompanying notes to financial statements are an integral part of this statement.    4  MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT  Balance Sheet  June 30, 2009      ASSETS Cash in county treasury 114,049,280$             Accounts receivable 460,396 Total Assets 114,509,676$             LIABILITIES AND FUND BALANCE Liabilities Accounts payable 2,353,633$                 Total Liabilities 2,353,633                  Fund Balance Unreserved 112,156,043              Total Liabilities and Fund Balance 114,509,676$               The accompanying notes to financial statements are an integral part of this statement.    5  MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT  Statement of Revenues, Expenditures and Changes in Fund Balance  For the Fiscal Year Ended June 30, 2009      REVENUES Interest income 2,187,573$                  Total Revenues 2,187,573                   EXPENDITURES Facilities acquisition and construction 10,030,779 Bond issuance costs 1,583,200 Total Expenditures 11,613,979                 Excess (Deficiency) of Revenues Over (Under) Expenditures (9,426,406)                 OTHER FINANCING SOURCES Proceeds from long‐term debt 119,999,249 Premiums on bond issuance 1,583,200 Total Other Financing Sources 121,582,449               Net Change in Fund Balance 112,156,043               Fund Balance, July 1, 2008 ‐                             Fund Balance, June 30, 2009 112,156,043$                  6 MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT  Notes to Financial Statements  June 30, 2009      NOTE 1 – SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES    A. Reporting Entity    The Palo Alto Unified School District was founded on March 20, 1893 under the laws of the State  of California.  This District operates under a locally elected five‐member Board form of  government and provides educational services to grades K – 12 as mandated by the State and  Federal agencies.  The District operates twelve elementary, three middle, two high schools, an  adult education program, a Young Fives program and two children’s centers.    On June 3, 2008 the District voters authorized $378 million in General Obligation Bonds (Measure  A – Strong Schools Bond) to provide safe and modern schools; accommodate enrollment growth;  upgrade aging classrooms, libraries, computer and science labs; repair or replace roofs, plumbing,  heating, ventilation and electrical systems; improve fire alarms and school security; meet current  earthquake standards; provide current technology; and replace old portables with permanent  classrooms.    An advisory committee to the District’s Governing Board and Superintendent, called the Measure  A – Strong Schools Bond (“Measure A”) Citizens’ Oversight Committee (“COC”) was established  pursuant to the requirements of State law and the provisions of Measure A.  The purpose of the  COC is to inform the public concerning the expenditure of bond revenues.  The COC is required  by state law to actively review and report on the proper expenditure of taxpayersʹ money for  school construction.  The COC provides oversight and advises the public whether the District is  spending the Measure A – Strong Schools Bond funds for school capital improvements within the  scope of projects outlined in the Measure A – Strong Schools Bond Project List.  In fulfilling its  duties, the COC reviews, among other things, the Districtʹs annual performance and financial  audits of Measure A activity.    The statements presented are for the individual Measure A – Strong Schools Bond of the District,  consisting of the net construction proceeds of Measure A Series 2008 general obligation bonds as  issued by the District, through the County of Santa Clara, and are not intended to be a complete  presentation of the District’s financial position or results of operations.      B. Accounting Policies    The District accounts for its financial transactions in accordance with the policies and procedures  of the California Department of Educationʹs California School Accounting Manual.  The accounting  policies of the District conform to generally accepted accounting principles as prescribed by the  Governmental Accounting Standards Board (GASB) and the American Institute of Certified  Public Accountants (AICPA).    7 MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT  Notes to Financial Statements  June 30, 2009      NOTE 1 – SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES (continued)    C. Basis of Accounting    Basis of accounting refers to when revenues and expenditures are recognized in the accounts and  reported in the financial statements.  Basis of accounting relates to the timing of measurement  made, regardless of the measurement focus applied.    The financial statements are presented on the modified accrual basis of accounting.  Under the  modified accrual basis of accounting, revenues are recorded when susceptible to accrual; i.e., both  measurable and available.  “Available” means collectible within the current period or within 60  days after year‐end.  Expenditures are generally recognized under the modified accrual basis of  accounting when the related liability is incurred.    D. Encumbrances    Encumbrance accounting is used in all budgeted funds to reserve portions of applicable  appropriations for which commitments have been made.  Encumbrances are recorded for  purchase orders, contracts, and other commitments when they are written.  Encumbrances are  liquidated when the commitments are paid.    E. Deposits and Investments    In accordance with Education Code Sections 15357 and 41001, the District maintains a portion of  its cash in the Santa Clara County Treasury.  The county pools these funds with those of other  districts in the county and invests the cash.  These pooled funds are carried at cost, which  approximates market value.  Interest earned is deposited quarterly into participating funds.  Any  investment losses are proportionately shared by all funds in the pool.    F. Use of Estimates    The preparation of financial statements in conformity with generally accepted accounting  principles requires management to make estimates and assumptions that affect the reported  amounts of assets and liabilities and disclosure of contingent assets and liabilities at the date of  the financial statements and the reported amounts of revenues and expenditures during the  reporting period.  Actual results could differ from those estimates.    8 MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT   Notes to Financial Statements  June 30, 2009      NOTE 1 – SIGNIFICANT ACCOUNTING POLICIES (continued)    G. Budgets and Budgetary Accounting    Annual budgets are adopted on a basis consistent with generally accepted accounting principles  for all government funds.  By state law, the Districtʹs governing board must adopt a budget no  later than July 1.  A public hearing must be conducted to receive comments prior to adoption.   The Districtʹs governing board satisfied these requirements.    These budgets are revised by the Districtʹs governing board during the year to give consideration  to unanticipated income and expenditures.  Formal budgetary integration was employed as a  management control device during the year for all budgeted funds.  The District employs budget  control by minor object and by individual appropriation accounts.  Expenditures cannot legally  exceed appropriations by major object account.    NOTE 2 – CASH AND INVESTMENTS    Summary of Cash and Investments  Cash and investments as of June 30, 2009 are classified in the accompanying financial statements as cash  in county treasury for $114,049,280.    Policies and Practices  The District is authorized under California Government Code to make direct investments in local agency  bonds, notes, or warrants within the State; U.S. Treasury instruments; registered State warrants or  treasury notes; securities of the U.S. Government, or its agencies; bankers acceptances; commercial paper;  certificates of deposit placed with commercial banks and/or savings and loan companies; repurchase or  reverse repurchase agreements; medium term corporate notes; shares of beneficial interest issued by  diversified management companies, certificates of participation, obligations with first priority security;  and collateralized mortgage obligations.  Investments of debt proceeds held by trustees are governed by  the provisions of debt agreements rather than the general provisions of the California Government Code.  These provisions allow for the acquisition of investment agreements with maturities up to 30 years.    Cash in County Treasury – The District is considered to be an involuntary participant in an external  investment pool as the District is required to deposit all receipts and collections of monies with their  County Treasurer (Education Code Section 41001).  The fair value of the District’s investment in the pool  is reported in the accounting financial statements at amounts based upon the District’s pro‐rata share of  the fair value provided by the County Treasurer for the entire portfolio (in relation to the amortized cost  of that portfolio).  The balance available for withdrawal is based on the accounting records maintained by  the County Treasurer, which is recorded on the amortized cost basis.    9 MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT   Notes to Financial Statements  June 30, 2009      NOTE 2 – CASH AND INVESTMENTS (continued)    General Authorizations  Except for investments by trustees of debt proceeds, the authority to invest District funds deposited with  the county treasury is delegated to the County Treasurer and Tax Collector.  The table below identifies  some of the investment types permitted in the investment policy:      Authorized  Investment Type  Maximum Remaining  Maturity Maximum  Percentage  of Portfolio   Maximum Investment  in One Issuer Local Agency Bonds, Notes, Warrants 5 years None  None Registered State Bonds, Notes, Warrants 5 years None  None U.S. Treasury Obligations 5 years None  None U.S. Agency Securities 5 years None  None Banker’s Acceptance 180 days 40% 30% Commercial Paper 270 days 25% 10% Negotiable Certificates of Deposit 5 years 30% None Repurchase Agreements 1 year None  None Reverse Repurchase Agreements 92 days 20% of base  None Medium‐Term Corporate Notes 5 years 30% None Mutual Funds N/A 20% 10% Money Market Mutual Funds N/A 20% 10% Mortgage Pass‐Through Securities 5 years 20% None County Pooled Investment Funds N/A None  None Local Agency Investment Fund (LAIF)N/A None  None Joint Powers Authority Pools N/A None  None   Limitations as they relate to interest rate risk, credit risk, and concentration of credit risk are described  below:    Interest Rate Risk  Interest rate risk is the risk that changes in market interest rates will adversely affect the fair value of an  investment.  Generally, the longer the maturity of an investment, the greater the sensitivity of its fair  value to changes in market interest rates.  The District manages its exposure to interest rate risk by  investing in the County Treasury.  The District maintains an investment with the Santa Clara County  Investment Pool with a fair value of approximately $114,488,694 and an amortized book value of  $114,049,280.  The weighted average maturity for this pool as of June 30, 2009 is 298 days.            10 MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT   Notes to Financial Statements  June 30, 2009      NOTE 2 – CASH AND INVESTMENTS (continued)    Credit Risk  Credit risk is the risk that an issuer of an investment will not fulfill its obligation to the holder of the  investment.  This is measured by the assignment of a rating by a nationally recognized statistical rating  organization.  Per County investment policy, the investments within the Santa Clara County Investment  Pool are rated A3 or higher by Moody’s Investors Service.        Concentration of Credit Risk  The investment policy of the District contains no limitations on the amount that can be invested in any  one issuer beyond the amount stipulated by the California Government Code.  District investments that  are greater than 5 percent of total investments are in either an external investment pool or mutual funds  and are therefore exempt.    NOTE 3 – ACCOUNTS RECEIVABLE    Accounts receivable as of June 30, 2009 consist of interest earned on the District’s investment in the  County Treasury.    NOTE 4 – CONSTRUCTION COMMITMENTS    The Measure A ‐ Strong Schools Bond had construction commitments of $2,651,061 as of June 30, 2009.    NOTE 5 – MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND GENERAL OBLIGATION BONDS    As of June 30, 2009, the principal balance outstanding on the District’s Measure A – Strong Schools Bond  (“Measure A”) Series 2008 general obligation bonds, including accreted interest to date, was $122,224,834.    • On August 27, 2008, Series 2008 bonds of the Measure A bond authorization were issued, which  consisted of current interest and capital appreciation bonds with an initial par amount of  $119,999,249 with stated interest rates of 2.50% to 5.50% and maturing through August 1, 2033.                    11 MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT   Notes to Financial Statements  June 30, 2009      NOTE 5 – MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND GENERAL OBLIGATION BONDS (continued)    The annual requirements to amortize all Measure A Series 2008 general obligation bonds payable  outstanding as of June 30, 2009, are as follows:      Fiscal Year Principal (including  accreted interest to date) Accreted Interest Current Interest to  Maturity Total 2009‐10 ‐$                                     ‐$                                       252,911$                        252,911$             2010‐11 825,000                               ‐                                        284,525                         1,109,525            2011‐12 1,780,000                            ‐                                        263,900                         2,043,900            2012‐13 2,825,000                            ‐                                        219,400                         3,044,400            2013‐14 2,350,000                            ‐                                        148,775                         2,498,775            2015‐2019 14,808,219                         5,941,781                              84,150                           20,834,150          2020‐2024 28,823,083                         26,761,917                             ‐                                 55,585,000          2025‐2029 38,548,842                         56,961,158                             ‐                                 95,510,000          2030‐2034 32,264,690                         76,560,310                             ‐                                 108,825,000        Total 122,224,834$                     166,225,166$                         1,253,661$                    289,703,661$          NOTE 6 – MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND EXPENDITURES BY PROJECT    The following table presents the expenditure amounts by project for the fiscal year ended June 30, 2009:    Project Amount Garland Elementary School 182,517$                      Ohlone Elementary School 199,208                       Other elementary schools 80,460                          J.L.S. Middle School 128,689                       Jordan Middle School 67,055                          Terman Middle School 13,386                          Gunn High School 6,395,040                    Palo Alto High School 428,576                       Technology 1,544,932                    Program administration ‐ District 366,442                       Program management services ‐ unallocated 624,474                       Series 2008 bond issuance costs 1,583,200                    TOTAL 11,613,979$                     Other Independent Auditors’ Reports    12 MeasureACitizens’OversightCommitteeand GoverningBoardMembersof PaloAltoUnifiedSchoolDistrict PaloAlto,California REPORTONINTERNALCONTROLOVERFINANCIALREPORTING ANDONCOMPLIANCEANDOTHERMATTERSBASEDONAN AUDITOFFINANCIALSTATEMENTSPERFORMEDINACCORDANCE WITH GOVERNMENTAUDITINGSTANDARDS Wehaveauditedthefinancialstatementso ftheMeasureA–StrongSchools BondofPaloAltoUnifiedSchoolDistrictasofandforthe fiscalyearendedJune 30,2009,andhaveissuedourreport thereondatedSeptember10,2009.We conductedourauditinaccordancewith generallyacceptedauditingstandards andthestandardsapplicablet ofinancialauditscontainedin Government AuditingStandards ,issuedbytheComptrollerGeneral oftheUnitedStates. InternalControlOverFinancialReporting Inplanningandperformingouraudit,w econsideredPaloAltoUnifiedSchool District’sinternalcontroloverfinancialreportingasabasisfordesigningour auditingproceduresforthepurposeofexpressingouropiniononthefinancial statements,butnotforthepurposeo fexpressinganopinionontheeffectiveness ofthePaloAltoUnifiedSchoolDistrict’sinternalcontroloverfinancial reporting.Accordingly,wedonotexpressan opinionontheeffectivenessofthe PaloAltoUnifiedSchoolDistrict’s internalcontroloverfinancialreporting. A controldeficiency existswhenthedesignor operationofacontroldoesnot allowmanagementoremployees,inthenormalcourseofperformingtheir assignedfunctions,topreventordetect misstatementsonatimelybasis.A significantdeficiency isacontroldeficiency,orcombinationofcontrol deficiencies,thatadverselyaffectsthe entity’sabilitytoinitiate,authorize, record,process,orreportfinancialdata reliablyinaccordancewithgenerally acceptedaccountingprinciplessuchthatthereismorethanaremotelikelihood thatamisstatementoftheentity’sfinancial statementsthatismorethan inconsequentialwillnotbepreventedorde tectedbytheentity’sinternal control.Weconsiderthedeficiencydescribe dintheaccompanyingscheduleof findingsandresponsesasfinding#20091 tobeasignificantdeficiencyin internalcontroloverfinancialreporting.     13  A material weakness is a significant deficiency, or combination of significant deficiencies, that results in  more than a remote likelihood that a material misstatement of the financial statements will not be  prevented or detected by the entity’s internal control.    Our consideration of internal control over financial reporting was for the limited purpose described in the  first paragraph of this section and would not necessarily identify all deficiencies in internal control that  might be significant deficiencies and, accordingly, would not necessarily disclose all significant  deficiencies that are also considered to be material weaknesses.  However, we do not believe that the  significant deficiency described above is a material weakness.    Compliance and Other Matters    As part of obtaining reasonable assurance about whether the Measure A – Strong Schools Bond of Palo  Alto Unified School District’s financial statements are free of material misstatement, we performed tests  of its compliance with certain provisions of laws, regulations, contracts, and grant agreements,  noncompliance with which could have a direct and material effect on the determination of financial  statement amounts.  However, providing an opinion on compliance with those provisions was not an  objective of our audit and, accordingly, we do not express such an opinion. The results of our tests  disclosed instances of noncompliance or other matters that are required to be reported under Government  Auditing Standards and which are described in the accompanying schedule of findings and responses as  item #2009‐3.    Palo Alto Unified School District’s responses to the findings identified in our audit are described in the  accompanying schedule of findings and responses.  We did not audit Palo Alto Unified School District’s  responses and, accordingly, we express no opinion on them.    This report is intended solely for the information and use of the Measure A – Strong Schools Bond  Citizens’ Oversight Committee, the District’s Governing Board, management, and the taxpayers of Palo  Alto Unified School District and is not intended to be and should not be used by anyone other than these  specified parties.          San Diego, California  September 10, 2009   14 MeasureACitizens’OversightCommitteeand GoverningBoardMembersof PaloAltoUnifiedSchoolDistrict PaloAlto,California INDEPENDENTAUDITORS’REPORTONPERFORMANCE Wehaveauditedthefinancialstatementso ftheMeasureA–StrongSchools BondofthePaloAltoUnifiedSchool District(the“District”)asofandfor the fiscalyearendedJune30,2009and haveissuedourreportthereondated September10,2009.Ourauditwasmadeinaccordancewithgenerallyaccepted auditingstandardsintheUnitedStates ofAmericaand,accordingly,included suchtestsoftheaccountingrecordsand suchotherauditingproceduresaswe considerednecessaryinthecircumstances. Weconductedthisperformanceauditinaccordancewithgenerallyaccepted governmentauditingstandards.Thosestandards requirethatweplanand performtheaudittoobtainsufficient,appropriateevidencetoprovidea reasonablebasisforourfindingsand conclusionsbasedonourauditobjectives. Webelievethat theevidenceobtainedprovidesa reasonablebasisforour findingsandconclusionsbasedonourauditobjectives. Inconnectionwithourperformance audit,weperformedanauditfor complianceasrequiredintheperformancerequirementsfortheMeasureA– StrongSchoolsBond(“MeasureA”)forthefiscalyearended June30,2009.The objectiveoftheauditofcomplianceapplicabletothe Districtisto determinewith reasonableassurancethat: Theproceedsfromthesaleofthe MeasureA–StrongSchoolsBonds wereonlyusedforthepurposessetforthintheballotmeasureandnot foranyotherpurpose,suchas teacherandadministrativesalaries. TheGoverningBoardoftheDistr ict,inestablishingtheapproved projectssetforthintheballotmeasure,evaluatedtheremodeling,new constructionandrenovationsofitemswhich willimprovelearningand toaccommodategrowthintheDistri ct,withnofundsexpendedon administratorsalaries. 15  In performing our audit of compliance, we performed procedures including but not limited to those listed  as follows:    Internal Control Evaluation    Procedures Performed:    Inquiries were made of management regarding internal controls to:    • Prevent fraud or abuse regarding Measure A projects  • Ensure adequate separation of duties exists in the accounting for Measure A funds  • Prevent material misstatements in the financial statements  • Ensure expenditures are allocated to the proper fund(s)    We then performed substantive tests of financial statement balances to determine whether the controls  designed by management were operating effectively, and to provide reasonable assurance that the fiscal  year 2008‐09 financial statement balances for the Measure A – Strong Schools Bond are not materially  misstated.    Results of Procedures Performed:    The results of our audits tests show that internal control procedures appear to be working to meet the  financial and compliance objectives required by generally accepted accounting standards and applicable  laws and regulations, except as noted in the accompanying schedule of findings and responses as finding  #2009‐1.  An unqualified opinion was expressed on the financial statements.     Facilities Site Walk    Procedures Performed:    We performed a site walk to verify that Measure A funds expended for the fiscal year ended June 30, 2009  were for valid facilities acquisition and construction purposes.  NNW toured four District construction  sites where 2008‐09 construction work occurred: the Gunn HS Aquatic Center, the Gunn HS Industrial  Arts Building, the J.L.S. Middle modular buildings, and the Jordan Middle modular building.    Results of Procedures Performed:     The Gunn HS Aquatic Center appeared to be complete, except for a shade canopy that was not yet  installed as of September 1, 2009.  The Gunn HS Industrial Arts building was undergoing substantial  reconstruction with respect to its roofing, interior wiring, HVAC system, and interior framing.  The J.L.S.  and Jordan Middle modular buildings were installed as of the date of our audit.         16    Tests of Expenditures    Procedures Performed:    The following performance tests of expenditures were performed:    1. We tested expenditures to determine whether Measure A – Strong Schools Bond funds were  spent solely on voter and Board approved school facilities projects (as set forth in the District’s  Facilities Master Plan and the Measure A ballot measure language).  The expenditure test  included a sample of 70 payments, of which 59 were vendor payments and 11 were payroll  payments, totaling $6.4 million, or 55% of total expenditures for fiscal year 2008‐09.    2. We also tested payments made to Gilbane Building Company and O’Connor Construction  Management, the Measure A – Strong Schools Bond construction management and program  management firms, respectively.  We obtained the contracts for these firms and ensured that  position rates per contract were accurately billed to the District.    Results of Procedures Performed:    We found the expenditures tested to be in compliance with the terms of the Measure A – Strong Schools  Bond ballot measure and applicable State laws and regulations without exception.    Test of Contracts and Bid Procedures    Procedures Performed:    For the fiscal year ended June 30, 2009, NNW performed testing of 4 contracts to determine compliance  with District policy and Public Contract Code provisions related to contracting and bidding:      • Project: Gunn High School Aquatic Center, Construction  Original Contract Award Amount: $3,898,873    • Project: Gunn High School Aquatic Center, Landscaping  Original Contract Award Amount: $39,000    • Project: Gunn High School Industrial Arts Building, Construction  Original Contract Award Amount: $3,490,000    • Project: J.L.S. Middle School Modular Buildings Installation  Original Contract Award Amount: $127,031      17    Test of Contracts and Bid Procedures (continued)    Results of Procedures Performed:    We found that the contracts tested followed proper bidding procedures, and were awarded in all cases to  the lowest responsible bidder, except for the instance of noncompliance as described in the accompanying  schedule of findings and responses as item #2009‐3.      Our audit of compliance made for the purposes set forth in the second and third paragraphs of this report  above would not necessarily disclose all instances of noncompliance.    In our opinion, except for the instance of noncompliance as noted in the accompanying schedule of  findings and responses as item #2009‐3, the District complied with the compliance requirements for the  Measure A – Strong Schools Bond as listed and tested above.    This report is intended solely for the information and use of the Measure A – Strong Schools Bond  Citizens’ Oversight Committee, the District’s Governing Board, management, and the taxpayers of Palo  Alto Unified School District and is not intended to be and should not be used by anyone other than these  specified parties.            San Diego, California  September 10, 2009                Findings and Responses Section  18  MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT   Schedule of Findings and Responses  For the Fiscal Year Ended June 30, 2009      Finding #2009‐1: Separation of Duties in the Business Services Department    Finding:  The District’s Measure A – Strong Schools Bond (“Measure A”) accountant enters new  construction vendors into the QSS financial system and pays construction vendors.  The Measure A  accountant makes all general ledger entries for the Measure A ‐ Strong Schools Bond and performs  monthly cash reconciliations.  Although no improprieties were detected, this concentration of duties  creates an opportunity for one individual to misappropriate Measure A assets without timely detection.      Recommendation:  Adequate separation of duties should exist in the area of setting up vendors and  paying vendors.  It is recommended that the District assign the duty of setting up vendors to the  purchasing department in order to better separate duties.  This will minimize the possibility for one  individual to misappropriate assets without timely detection.      District Response:  The District, in this start up year, had only 0.5 FTE accountant assigned to the  program.  Additional staff is being added to cope with the increased volume of the program and the  duties will be separated appropriately and with the advice of the auditor.      Finding #2009‐2: Agreement Between Account‐Ability and QSS Financial Reports    Finding:  There are two systems being maintained in the District.  The Account‐Ability system is a  management tool used by the construction staff to track information as it is entered.  The County’s  Quintessential School Systems (“QSS”) system is the District’s financial system.  It was noted in our audit  that the Account‐Ability Consolidated Expenditure Reports have variances by school/project name as  compared to the year‐to‐date Financial Summary Reports generated by the QSS financial system, due  primarily to timing differences in data entry between the two systems.  The Account‐Ability Consolidated  Expenditure Reports were used during the fiscal year ended June 30, 2009 on the District’s monthly  reports as posted on the District’s website and reported to the Citizens’ Oversight Committee (“COC”).   Recommendation:  We recommend that the Measure A – Strong Schools Bond program general ledger  (QSS) data be presented on the District’s monthly reports and reported to the COC instead.     District Response:  The District will use Measure A – Strong Schools Bond program general ledger QSS  data for its monthly reports and reports to the COC.             19  MEASURE A – STRONG SCHOOLS BOND  OF PALO ALTO UNIFIED SCHOOL DISTRICT   Schedule of Findings and Responses  For the Fiscal Year Ended June 30, 2009      Finding #2009‐3: Bidding and Contract Change Order Procedures    Finding:  We found in our test of bidding that the J.L.S. Middle School modular building installation  project that exceeded the District’s formal bid limit of $100,000.  This project should have been advertised  for two consecutive weeks in a newspaper, but in this case the District followed informal bidding  procedures for projects between $25,000 and $100,000 that do not require newspaper notices.  The J.L.S.  modular building installation project was awarded at an initial contract amount of $127,031.  Fifteen  prospective bidders on the J.L.S. modular building installation project were notified about the project by  fax, and five bids were submitted.     Also, in our test of contract change orders, it was determined that the Board authorizes bids, approves  construction contracts, and pre‐authorizes change orders to construction contracts not to exceed ten  percent (10%) of the original contract amount.  Due to the pre‐authorization of change orders, the Board is  not currently notified of individual construction contract change orders.      Recommendations:  The District should follow formal bidding procedures, including the requirement to  place notices calling for bids in the newspaper, when construction projects are expected to cost $100,000  or more.      The District’s management should inform the Board about all individual construction contract change  orders.  This will augment compliance with Public Contract Code at Section 20118.4, and will improve the  Board’s ability to monitor the Measure A – Strong Schools Bond program.    District Response:  The number of modulars was increased, at site request, at the last minute, and so this  increased the cost.  The bid process should have been adjusted by the construction team, but wasn’t.   District accounting staff will now verify for all bids that the appropriate process has been followed prior  to processing.    We agree that Board oversight will be enhanced by having the Board affirmatively act to approve  individual change orders.  We will do that by placing a list of negotiated change orders on the Board  consent agenda.